# Auftragsanlage

# Checkliste zur Auftragsanlage (Stand 17.03.2026)

#### <span style="white-space: pre-wrap;">Checkliste zur Auftragsanlage </span><span style="color: rgb(238, 0, 0);">(Stand 17.03.2026)</span>

#### ****1: Vorbereitung &amp; Angebot****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Kundenanlage****

· Sofern der Kunde noch nicht im System vorhanden ist, wird die Neuanlage mit dem Kundenanlageformular veranlasst

<span style="color: rgb(238, 0, 0);">(Stand 17.03.26 muss die Anlage separat in Addone &amp; Gevis erfolgen, da die Schnittstelle Gevis-Addone noch nicht aktiv ist).</span>

Die Kundenanlage erfolgt somit …

1.) in Gevis: Mail an Team Warenorganisation (Silvana, Kamila, Stephanie)

2.) in Addone: Mail (mit Angabe der Kunden-Nr.) an Maria/ Marina/ Steffen

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Pflege des Hauptangebots****

<span style="white-space: pre-wrap;">· </span>****Im Hauptangebot sind folgende Informationen vollständig zu hinterlegen:****

o Bauleiter

o Abteilungsleiter

o Zahlungsziel

o Abteilung

o Standort

o Kunde

o Steuersatz

o ggf. Nachlass

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Angebotsabschluss****

<span style="white-space: pre-wrap;">· </span>****Angebot wird erneut ausgedruckt (Druckvorschau ausreichend)****

<span style="white-space: pre-wrap;">· </span>****Angebot einfrieren****

#### ****2: Kostenstellen &amp; Auftragsanlage****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Kostenstelle anlegen****

[https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/kostenstellen-anlegen](https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/kostenstellen-anlegen)

<span style="color: rgb(238, 0, 0);">Die Datums-Pflege von Baubeginn &amp; Bauende ist verpflichtend und muss bei Änderungen angepasst werden</span>

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Auftrag anlegen****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Die (interne) Bestellnummer erzeugen und im Kostenstellenstamm hinterlegen****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Eintrag der****<span style="white-space: pre-wrap;"> </span>****Bestellnummer in Excel-Liste****

Speicherort: Server → X → Bestell-Nummern intern ab 2026

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Auftrag in der Arbeitsvorbereitung anlegen (D+F)****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Auftragsliste****

· Unter dem Reiter „Info“ vermerken, wohin und in welcher Form die Rechnungen versendet werden

<span style="white-space: pre-wrap;">· Ggf. Daten zum elektr. Rechnungsversand anfordern </span>[https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/elektronische-rechnung](https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/elektronische-rechnung "https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/elektronische-rechnung")

· Das Modul „Abrechnungskreise“ öffnen, damit die Spalte Auftragwerte ausgefüllt wird

· Aktualisieren

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Auftragsdaten in die Excel-Liste „Auftragsbestand“ ergänzen****

#### ****3: Ablage &amp; Dokumentation****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Serverstruktur****

· Ausschneiden des Angebotsordners &amp; Anlegen eines Auftragsordners auf dem Server

· Erstellen einer Verknüpfung (D+F)

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Anlegen der Auftragsakte/-ordner****

☐ ****Dokumentenarchiv****

· Anpassung der Metainformationen

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#### <span style="white-space: pre-wrap;"> </span>****4: Arbeitssicherheit****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Gefährdungsbeurteilung****

· Erstellung und Ausdruck der Gefährdungsbeurteilung

· Ausfüllen der Metainformationen:

o Fakturaprojekt

o Personal

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Montageanweisung****

· Erstellung und Ausdruck der Montageanweisung

· Ausfüllen der Metainformationen:

o Personal

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Baustellendokumentation****

· Eintrag der Baustelle in die Excel-Liste „Monatliche Baustellenbegehung“

Speicherort:

Server → Allgemein → Arbeitssicherheit → 05-Projekte-Baustellen-NU

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#### <span style="white-space: pre-wrap;"> </span>****5: Zeiterfassung****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Kostenstelle in die Zeiterfassung importieren****  
<span style="white-space: pre-wrap;"> Bautagebuch → Daten → Export Zeiterfassung</span>

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Kostenstellennummer an Dolly/Marina/Steffen senden****

#### ****6: Kommunikation &amp; Buchhaltung****

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Auftragsbestätigung an den Auftraggeber****

· Versand des unterschriebenen Auftrags

· Ggf. Beifügung angeforderter Bescheinigungen

· Ggf. Anforderung des Nachweises zur Steuerschuldnerschaft **(Abrechnung nach § 13b UStG)**

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Buchhaltung****

· Erstellung des Buchhaltungsblatts

· Ausfüllen der Metainformationen:

o Fakturaprojekt

o Kategorie „Notizen“

<span style="white-space: pre-wrap;">· Buchhaltungsblatt &amp; Auftrag per Mail an: </span><buchhaltung-bautechnik@schlichter.biz><span style="white-space: pre-wrap;"> (Betreff: „Neuer Auftrag, Kunde, Bauvorhaben“)</span>

<span style="white-space: pre-wrap;">☐ </span>****Erstellen einer Bauakte für die Baustelle****

· Erstellen einer Bauakte für Monteure/NU incl. GFB &amp; Montageanweisung/evtl. Zeichnungen/ Materialauszüge

· Vermerk unserer internen Bestellnummer (für BFM/Lagerentnahme Schlichter)

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