Dokumentenarchiv

• Metainformationen Outlook individualisieren
• Meldung "bestehende Datei überschreiben" beim Abspeichern von Dokumenten

Metainformationen Outlook individualisieren

Standandmäßig liefert Addone das Layout zum Speichern der E-Mails in Outlook mit folgendem Layout:

Die auszufüllenden Metainformationen, deren Reihenfolge sowie die Vorbelegung der Felder können für jeden Benutzer individuell eingestellt werden:

• AddOne
• Dokumente/Doku-Archiv
• oben rechts auf "System"
• Einstellungen Reiter 9: MS-Outlook-Plugin

• 1. und 2.: Ist die Vorbelegung von Metainformationen bei empfangenen und gesendeten E-Mails gewünscht, müssen hier die entsprechenden Haken gesetzt werden:

  • Kostenstelle: Befindet sich die Kostenstellen-Nr. im Betreff der E-Mail, wird diese Metainformation automatisch ausgefüllt.

  • Adresse: Anhand der E-Mail-Adresse wird die Adresse automatisch ausgefüllt. Voraussetzung dafür ist, dass der Ansprechpartner im Adressstamm hinterlegt ist.

  • Ansprechpartner: Hinterlegte Ansprechpartner im Fakturaprojekt oder Angebot werden durch den Schalter „Auflösen“ automatisch ausgefüllt.

    

    • 3.: In der Spalte „Sichtbar“ können die Metainformationen mit einem Haken markiert werden, die beim Speichern angezeigt werden sollen. Außerdem lässt sich die Reihenfolge der Felder per Drag & Drop verändern.

Meldung "bestehende Datei überschreiben" beim Abspeichern von Dokumenten

Beim manuellen Hinzufügen von Dateien kann man bestimmen, ob eine Datei überschrieben oder neu angelegt werden soll, falls sie bereits vorhanden ist. Diese Meldung erscheint, wenn die Herkunft bzw. der Dateipfad auf dem Server identisch ist.

Der Dateipfad ist im Dokumentenarchiv anhand der Spalte „Herkunft“ ersichtlich.