Add-one Auftragsanalyse (KoRe / BAB) Inhalt des Moduls Hier können einzelne Aufträge – auch als Fakturaprojekte bezeichnet – unter anderem im Hinblick auf Auftragswert, Abrechnungssumme (Fakturawert) sowie die Kosten der zugehörigen Kostenstelle ausgewertet werden. Öffnen des Moduls Menü > nach der Auftragsanalyse suchen und anklicken zeitlichen Filter Wenn man zeitlich die Baustellen eingrenzen möchte, kann man oben den gewünschten Zeitraum eingeben und durch "Anwenden" die Neuberechnung starten. weitere Filter und Gruppierung In diesen Modul kann man die üblichen Filter (z.B. Bauleiter) einsetzen sowie die Spalten gruppieren, um sich die gewünschten Daten einzugrenzen. Diese Filter können als Layout gespeichert werden. In der Suchleiste kann Schlagwörtern wie eine spezielle Kostenstelle in der Tabelle gesucht werden. Hier ein Beispiel zur Analyse einer Kostenstelle: Der Auftrag des Bestandsgebäudes 3017363-0002 hat einen Auftragswert von 464.376,18 €, abgerechnet sind 458.746,87 € Der Auftrag des Neubaus 3017363-0003 hat einen Auftragswert von 1.283.027,83 €, abgerechnet sind 932.872,11€. Zusammen hat die Kostenstelle einen Auftragswert von 1.47404,01 € sowie eine Abrechnungssumme von 1.391618,98 €. Die Kosten können nicht einzelnen Aufträgen zugeordnet werden. Diese sind zusammen 1.242.674,20 € Beschreibung/ Ursprung einiger Spalten Auftragswert: Auftragswert ohne Nachlässe (Auftragswert= Summe aller erfassten Leistungspositionen im Abrechnungseditor) Auftragswert real: Auftrgswert incl. Nachlässe aus dem Faktura Schlußblatt Auftragswert Schlußblatt: Gesamter Nachlass des Auftrags (in Euro) Baubeginn: Eintragung aus dem Kostenstellenstamm Bauende: Eintragung aus dem Kostenstellenstamm Bauleiter: Eintragung aus dem Kostenstellenstamm Niederlassung: Eintragung aus dem Kostenstellenstamm Sparte: Eintragung aus dem Kostenstellenstamm KoRe Kosten: Gesamtkosten incl. GMK- Zuschläge KoRe Leistung: Summe der Erlöse (Abrechnungssumme) Fakt. Auftragsbestand: Verhältnis vom realen Auftragswert zum Fakturawert in Euro (Auftragswert+Schlussblatt- Fakturawert) Leistungswert= Fakturawert: Summe aller abgerechneten Leistungspositionen im Abrechnungseditor (ohne Berücksichtigung des Nachlasses) Fakturawert real: Gesamter Abrechnungssumme ncl. Nachlässe aus dem Faktura Schlußblatt (in Euro) Dokumentenarchiv Metainformationen Outlook individualisieren Standandmäßig liefert Addone das Layout zum Speichern der E-Mails in Outlook mit folgendem Layout: Die auszufüllenden Metainformationen, deren Reihenfolge sowie die Vorbelegung der Felder können für jeden Benutzer individuell eingestellt werden: AddOne Dokumente/Doku-Archiv oben rechts auf "System" Einstellungen Reiter 9: MS-Outlook-Plugin 1. und 2.: Ist die Vorbelegung von Metainformationen bei empfangenen und gesendeten E-Mails gewünscht, müssen hier die entsprechenden Haken gesetzt werden: Kostenstelle: Befindet sich die Kostenstellen-Nr. im Betreff der E-Mail, wird diese Metainformation automatisch ausgefüllt. Adresse: Anhand der E-Mail-Adresse wird die Adresse automatisch ausgefüllt. Voraussetzung dafür ist, dass der Ansprechpartner im Adressstamm hinterlegt ist. Ansprechpartner: Hinterlegte Ansprechpartner im Fakturaprojekt oder Angebot werden durch den Schalter „Auflösen“ automatisch ausgefüllt. 3.: In der Spalte „Sichtbar“ können die Metainformationen mit einem Haken markiert werden, die beim Speichern angezeigt werden sollen. Außerdem lässt sich die Reihenfolge der Felder per Drag & Drop verändern. Meldung "bestehende Datei überschreiben" beim Abspeichern von Dokumenten Beim manuellen Hinzufügen von Dateien kann man bestimmen, ob eine Datei überschrieben oder neu angelegt werden soll, falls sie bereits vorhanden ist. Diese Meldung erscheint, wenn die Herkunft bzw. der Dateipfad auf dem Server identisch ist. Der Dateipfad ist im Dokumentenarchiv anhand der Spalte „Herkunft“ ersichtlich. Abrechnung Abrechnung von Kleinaufträgen Abrechnung von Kleinaufträgen (Auftragswert bis 5.000 €) Es gibt drei Ausgangspunkte: Die separate Rechnung ist für eine Diverse Baustelle. Die separate Rechnung ist für einen Auftrag mit vorhandenen Unteraufträgen. Die separate Rechnung ist für einen Auftrag (ohne UA) mit vorhanden Rechnungen. Die separate Rechnung ist für eine Diverse Baustelle Unterauftrag anlegen: gehe in das Modul suche nach dem passenden Hauptauftrag: Diverse Baustellen D+F Lathen & Hamburg „JAHR“ Diverse Baustellen D+F Heppenheim „JAHR“ Diverse Baustellen TB Lathen & Hamburg „JAHR“ Diverse Baustellen TB Heppenheim „JAHR“ Diverse Baustellen TOG Lathen „JAHR“ wähle den Hauptauftrag aus und erstelle einen Unterauftrag: Klicke oben links auf  unten auf „Anlegen“ Die Auftrags-Details des Unterauftrages einfügen: Unter Reiter Bezeichnung Straße Ort Gewerk Adresse des Kunden Sachbearbeiter Bauleiter: Hierzu rechts auf den Pfeil und den Bauleiter suchen, die Personalnummer löschen, sodass nur der Name übrigbleibt. Baubeginn Bauende = SR- Datum Unter Reiter  Zahlungsziel ggf. ändern falls mit Kunde abgesprochen Erlöskonto einfügen Erlöskonten Mehrwertsteuer Nummer Abschlagrechnungen MwSt. 19% 1593 Abschlagrechnungen MwSt. 0% / 13b 1592 Schlussrechnungen MwSt. 19% 8410 Schlussrechnungen MwSt. 0% / 13b 8337 2. Positionen erfassen Aus der heraus gehe in den Füge eine Position ein, indem du oben links auf klickst In der Tabelle die Zeile Bezeichnung mit dem Titelnamen ausfüllen und speichern ggf. mit einen Untertitel einfügen ein weites Mal  klicken um eine Position einzufügen rechts unter LV- Details einfügen: LV-Menge Einheit Schätzmenge= abzurechnende Menge Festbetrag Kurztext Speichern 3. Rechnung schreiben Ausdrucktyp „Schlussrechnung" auswählen Leistungszeitraum eingeben Druckparameter auswählen A- Cto Typ „Keine Seite“ auswählen Die Rechnung in der Druckvorschau sich ansehen Wenn alles okay ist, Haken bei 4. Zahlung buchen und Auftrag abschließen Zahlung wie üblich buchen Nach Erhalt aller Zahlungen setzen wir den Unterauftrag auf „Erledigt“: gehe in das Modul suche den Unterauftrag unter den Auftrags-Details, den Haken bei Auftrag erledigt setzen: Die separate Rechnung ist für einen Auftrag mit vorhandenen Unteraufträgen Es wird ein weiterer Unterauftrag zum vorhandenen Auftrag angelegt. Auftragsdetails wie bei Punkt 1 beschrieben einfügen. Und nach der weiteren Beschreibung fortfahren. Die separate Rechnung ist für einen Auftrag (ohne UA) mit vorhanden Rechnungen In diesem Fall legen wir einen weiteren Auftrag an, ohne ein vorhandenes Angebot. gehe in das Modul Klicke oben links auf Unter dem Reiter  der Auftrags-Details wie folgt ausfüllen: Auftrags Nr.: 30er Nummer + -1 (z.B. 3018123-1) Auftragsdatum einfügen Kostenstelle einfügen (die Baustelle, die mit den Kosten belastet wird) Bezeichnung Straße Ort Gewerk Adresse des Kunden Sachbearbeiter Bauleiter: Hierzu rechts auf den Pfeil und den Bauleiter suchen, die Personalnummer löschen, sodass nur der Name übrigbleibt. Baubeginn Bauende = SR- Datum Unter Reiter Zahlungsziel ggf. ändern falls mit Kunde abgesprochen Erlöskonto einfügen Abteilung und Niederlassung Mehrwertsteuer Erlöskonto Schlussrechnung D+F Lathen + Hamburg MwSt. 19% 831019 D+F Lathen + Hamburg MwSt. 0% 831000 D+F Heppenheim MwSt. 19% 831219 D+F Heppenheim MwSt. 0% 831200 TB Lathen + Hamburg MwSt. 19% 832019 TB Lathen + Hamburg MwSt. 0% 832000 TB Heppenheim MwSt. 19% 832019 TB Heppenheim MwSt. 0% 832000 TOG MwSt. 19% 833019 TOG MwSt. 0% 833000 Stufen (OZ- Struktur): Anzahl der Stufen sowie Stellen der jeweiligen Stufe Wartungsrechnungen Es gibt zwei Ausgangspunkte: Die Wartungsrechnung ist für einen vorhandenen Auftrag. Die Rechnung ist einen neuen Wartungsauftrag. Es wurde bisher kein Auftrag angelegt oder eine Rechnung geschrieben. Die Wartungsrechnung ist für einen vorhandenen Auftrag In diesem Fall legen wir einen weiteren Auftrag zum Hauptauftrag an. gehe in das Modul Klicke oben links auf Unter dem Reiter  der Auftrags-Details wie folgt ausfüllen: Auftrags Nr.: 30er Nummer + -1 (z.B. 3018123-1) Auftragsdatum einfügen Kostenstelle einfügen Bezeichnung Straße Ort Gewerk Adresse des Kunden Sachbearbeiter Bauleiter: Hierzu rechts auf den Pfeil und den Bauleiter suchen, die Personalnummer löschen, sodass nur der Name übrigbleibt. Baubeginn Bauende = SR- Datum Unter Reiter Zahlungsziel ggf. ändern falls mit Kunde abgesprochen Erlöskonto einfügen Erlöskonten Mehrwertsteuer Nummer Abschlagrechnungen MwSt. 19% 1593 Abschlagrechnungen MwSt. 0% / 13b 1592 Schlussrechnungen MwSt. 19% 8410 Schlussrechnungen MwSt. 0% / 13b 8337 Stufen (OZ- Struktur): Anzahl der Stufen sowie Stellen der jeweiligen Stufen Das weitere Vorgehen entspricht der Punkte 2.-4. (siehe unten) Die Rechnung ist einen neuen Wartungsauftrag. Es wurde bisher kein Auftrag angelegt oder eine Rechnung geschrieben. 1. Unterauftrag anlegen: gehe in das Modul suche nach dem passenden Hauptauftrag wähle den Hauptauftrag aus und erstelle einen Unterauftrag: Klicke oben links auf  unten auf „Anlegen“ 2.  Positionen erfassen Aus der heraus gehe in den Füge eine Position ein, indem du oben links auf klickst In der Tabelle die Zeile Bezeichnung mit dem Titelnamen ausfüllen und speichern ggf. mit einen Untertitel einfügen ein weites Mal  klicken um eine Position einzufügen rechts unter LV- Details einfügen: LV-Menge Einheit Schätzmenge= abzurechnende Menge Festbetrag Kurztext Speichern 3. Rechnung schreiben Ausdrucktyp „Schlussrechnung" auswählen Leistungszeitraum eingeben Druckparameter auswählen A- Cto Typ „Keine Seite“ auswählen Die Rechnung in der Druckvorschau sich ansehen Wenn alles okay ist, Haken bei 4. Zahlung buchen und Auftrag abschließen Zahlung wie üblich buchen Nach Erhalt aller Zahlungen setzen wir den Unterauftrag auf „Erledigt“: gehe in das Modul suche den Unterauftrag unter den Auftrags-Details, den Haken bei Auftrag erledigt setzen: Elektronische Rechnung Ausgangsrechnung als X- Rechnung und ZUGFeRD Was sind ZUGFeRD und X- Rechnung? ZUGFeRD: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer für den Menschen lesbaren visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard und einer eingebetteten maschinenlesbaren codierten XML-Datei. Bedeutet konkret: Grundsätzlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem XML-Code und wird durch ein klassisches Rechnungsdesign als PDF ergänzt. X- Rechnung: Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format, das aus einer Kombination von PDF und XML-Daten besteht, basiert die X-Rechnung ausschließlich auf einem XML-Datenformat. Voraussetzungen für die Erstellung:  Einstellungen in Adressstamm: Menu:   Kunden, an dem die Rechnung gestellt wird, suchen Folgende Felder müssen ausgefüllt sein: Reiter 1. Adresse Suchbegriff Name Straße Land Ort Telefon E-Mail Debitornummer Reiter 2. Kundendaten Bei Elektr. Rechnung einen  setzen Elektr. Rechnungsempfänger ausfüllen Lief.- Nr. beim Kunden ausfüllen Bei Debitor Behörde einen  setzen, auch wenn es keine Behörde ist Leitweg-ID ausfüllen. Diese kommt evtl. vom Kunden. Ansonsten eine diverse Zahl eintragen. Die letzten zwei Zahlen werden automatisch ausgefüllt. Steuersatz ausfüllen UStID ausfüllen Zahlungsziel ausfüllen Einstellungen in der Auftragsliste Menü: Folgende Felder müssen unter "Reiter 1. Allgemein" ausgefüllt sein: Bezeichnung Steuersatz Personal (Kalkulator) Leitweg Id: Falls es nicht ausgefüllt ist,  klicken Erstellung X- Rechnung und ZUGFeRD Eventuelle Anlagen wie z.B. Aufmaß vorab erstellen und aufm Server abspeichern Button   aus dem Modul Auftragsliste oder Abrechnung anwählen Seite 1: alles ausfüllen, wie eine gewöhnliche digitale Rechnung den Leistungszeitraum wie folgt eintragen: Tag (tt)/Monat (mm)/ Jahr (jjjj) (Bsp.: 01.01.2025 – 31.03.2025) Baubuch schreiben anhaken  Seite 2: rechts die bei „Archivierung/XRechnung“ setzen Wenn Anlagen mitgesendet werden,  oben links den Button „Anlage einfügen“ klicken. Hier kann ein Dokument vom Server ausgewählt werden. Alternativ kann auch über "Dokument einfügen" ein Dokument aus dem Dokumenten-Archiv eingefügt werden. Nach dem auswählen/öffnen werden die Dateien rechts in der Tabelle aufgelistet. Ebenfalls kann man die Rechnung als Anlage in die X- rechnung einbetten. Dazu muss dieser Haken gesetzt werden: · Um zu prüfen, ob alle notwendigen Daten in der X- Rechnung vorhaben sind, klicke oben links auf  · Eine Tabelle öffnet sich: · Es sollten die Daten ausgefüllt sein, wo sich ein Haken bei Behörd.-Pflicht befindet.  Falls Daten fehlen, müssen diese in den entsprechenden Modulen nachgepflegt werden. Wenn alles okay ist, das Fenster schließen. · Rechnung, wie gewohnt drucken · Dateien abspeichern Es entsteht eine XML-Datei und eine PDF/ZUGFerd. · Um zu schauen, welche Daten in der XML- Datei vorhanden sind, öffnet auf das Programm ultramarinview auf eurem Computer. Die Anlagen sind nur im Ultramarin-Viewer zu erkennen, nicht als Anhang in der PDF bzw. ZUGFeRD-Rechnung. Hier ist nur die XML-Datei zu erkennen. · XML- Datei in das Programm ziehen und Daten prüfen. · Nun die Rechnung gemäß Vertrag den Kunden zukommen lassen- Stammdaten Kostenstellen anlegen Im Menü das Modul „Kostenstellen“ öffnen - Filter entfernen Muster-Baustelle des Mandanten suchen. Bei den Musterbaustellen sind div. Voreinstellungen schon gesetzt Kostenstelle 1x anklicken, sodass diese farblich markiert ist oben auf kopieren und dann auf einfügen klicken Beim Anlegen einer Kostenstelle müssen die gelb markierten Felder entsprechend der Abteilung bearbeitet werden. Durch das Kopieren einer vorhandenen Kostenstelle oder der Musterbaustelle sind die einige Felder schon gefüllt. Aufmaß Aufmaßeditor: Exklusivmodus - Schnelleres Erfassen von Massen Schnelleres Erfassen von Massen Beim Erfassen von Massen wird in der Regel nach jeder erfassten Zeile automatisch gespeichert. Die Speicherung und Aktualisierung der Daten nimmt Zeit in Anspruch. Um diesen Vorgang schneller zu machen, kann man in den Exklusivmodus wechseln. Der Ribbonbutton findet sich im Aufmaßeditor. Durch das Anklicken wird dieser Modus aktiviert und das Schloss wird als geschlossen angezeigt. Das Aufmaß kann wie gewohnt erfasst werden. Hier ist die Eingabe über die Tastatur sinnvoll. Abmessungen eingeben, dann wird durch Strg+Enter eine neue Zeile erstellt und sofort kann weiter erfasst werden.  Die Daten in der obrigen Tabelle bzw. im Leistungsverzeichnis werden erst aktualisiert, wenn man den Exklusivmodus verlässt. Nur eine Person kann diesen Modus während der Aufmaßeingabe in dieser Kostenstelle nutzen. Ein Hinweis erscheint, falls es bereits genutzt wird. Beim Schließen des Projektes geht der Exklusivmodus automatisch wieder raus. REB- Aufmaßerfassung: Aufmaß als GAEB/XML Voreinstellungen in der Auftragsliste Wenn ein Aufmaß als GAEB versendet werden soll, ist die Freie Aufmasserfassung nicht möglich. Es ist wichtig, dass wir in der Auftragsliste unter dem Reiter Auftragssummen die Art des REB-Aufmaßes festlegen. Sobald Aufmaßzeilen erfasst wurden, kann die Art des REB-Aufmaßes nicht mehr ändert werden. Arten der REB- Aufmasserfassung: Um die Arten zu erklären, hilft es sich vorzustellen, dass man wie früher mit einem Blatt Papier und Stift auf die Baustelle geht. Man kann eine bestimmte Anzahl von Aufmaßzeilen pro Blatt aufschreiben: A0 – A1 - A2 - A3 - A4 - A5 - A6 - A7 - A8 - A9 - B0 Es sind 260 Aufmaßzeilen (26 Buchstaben x 10) pro Blatt A0, A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 B0, B1, B2, B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9 C0, C1, C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9 D0, D1, D2, D3, D4, D5, D6, D7, D8, D9, …. A0 – A2 – A4 – A6 – A8 – B0 Es sind 104 Aufmaßzeilen (26 Buchstaben x 4) pro Blatt A0, A2, A4, A6, A8, B0, B2, B4, B6, B8 C0, C2, C4, C6, C8 D0, D2, D4, D6, D8, … A0 – A3 – A6 – B0 Es sind 78 Aufmaßzeilen (26 Buchstaben x 3) pro Blatt A0, A3, A6, B0, B3, B6, C0, C3, C6, D0, D3, D6, … A0 – A5 – B0 Es sind 52 Aufmaßzeilen (26 Buchstaben x 2) pro Blatt A0, A5, B0, B5, C0, C5, D0, D5, … A0 – B0 Es sind 26 Aufmaßzeilen pro Blatt A0, B0, C0, D0, … Unter der Spalte REB im Aufmaßeditor sieht man die Nummerierung der Aufmaßzeilen. Die 1 steht für das Blatt . Es sind insgesamt 9999 Blätter möglich. Bei der Auswahl, welche Art man nimmt, orientiert man sich mittig. Beispiel: A0 – A3 – A6 – B0 wurde ausgewählt. Die erste Aufmaßzeile hat das REB 0001A0, die zweite 0001A3, … Nun möchte man aber eine weitere Zeile zwischen der ersten und zweiten einfügen. Dazu klickt man oben auf Neu, und ändert die laufende Nummer von „7“ auf „2“, sodass die Reihenfolge passt. Das REB ändert sich von 0001A6 auf 0001A1. Das Aufmaß kann eingefügt werden. Alternativ kann man auf die erste Zeile mit rechts klicken und eine Zeile unterhalb erfassen. Wenn die REB-Folge (A0, A1, A2, ...) vollständig ist, kann man keine Zeile mehr dazwischen bekommen.   Was ist bei der Eingabe des Aufmaßes zu beachten? In den Abmessungen dürfen die Formeln 36 Zeichen sowie Kommentare 56 Zeichen lang sein. Das Aufmaß darf kein Absatz enthalten.   Welche Zeichen dürfen bzw. nicht benutzt werden? Es dürfen nur Zahlen und Rechenzeichen genutzt werden, so wie Klammern, Punkt und Komma. Jedoch sind Maße wie m², Std und Stück nicht zulässig. Angebotswesen Angebote mit GAEB einlesen/anlegen Menu> Angebotswesen> GAEB Import Mit GAEB- Import neues Angebot anlegen Datei wählen, um die GAEB vom Server zu importieren GAEB in ein bereits angelegtes Angebot importieren "Datei wählen" anklicken, um die GAEB vom Server zu importieren oder "Dokument wählen" anklicken, um die GAEB aus dem Dokumentenarchiv zu importieren Das vorhandene Angebot suchen und auswählen Import anklicken Protokoll anzeigen: "Nein" Das Angebot ist in der Angebotsliste angelegt und bereits aktiviert. Die Angebotsdetails müssen bearbeitet werden. Hier die Beschreibung dazu: https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/angebotsliste-angebotsdetails-und-anfragebuch-ausfullen Angebotsliste- Angebotsdetails und Anfragebuch ausfüllen Angebotsdetails ausfüllen Reiter Details Seite 1 Allgemein Angebotsnr.: Die Nummer ist eine laufende Nummer, die automatisch ausgefüllt wird. Projektnr.: Diese Nummer ist die gleiche wie bei der Angebotsnummer. Sie kann angepasst werden, wenn mehrere Angebote dem Projekt zuzuordnen sind. Projekt- Name: Name des Projektes und den Ort den Projektes eintragen ggf. Projekt-Name 2: weitere Details zum Projekt Straße (Baustelle) PLZ/ Ort (Baustelle) Gewerk Vergabenummer: (Bestell.-/Projekt-Nr.) vom Bauherrn eintragen Projekt- Koordination Abteilung Standort Kalkulatur Sachbearbeiter Auftraggeber Adresse: Adresse des Ausschreibenden raussuchen/einfügen; ggf. anlegen lassen ggf. Zu Händen oder Ansprechpartner raussuchen/einfügen Fristen Submissionsdatum der Ausschreibung einfügen Reiter Details Seite 2 Kalkulation ggf. das ZK- Blatt auf die entsprechende Abeitung ändern Anfragebuch Das Anfragebuch finde man rechts unten unter den Details Felder gemäß Ausschreibungsunterlagen ausfüllen Oben links speichern Kalkulationseditor Auftragsanlage Checkliste zur Auftragsanlage (Stand 17.03.2026) Checkliste zur Auftragsanlage (Stand 17.03.2026) 1: Vorbereitung & Angebot ☐ Kundenanlage · Sofern der Kunde noch nicht im System vorhanden ist, wird die Neuanlage mit dem Kundenanlageformular veranlasst (Stand 17.03.26 muss die Anlage separat in Addone & Gevis erfolgen, da die Schnittstelle Gevis-Addone noch nicht aktiv ist). Die Kundenanlage erfolgt somit … 1.) in Gevis: Mail an Team Warenorganisation (Silvana, Kamila, Stephanie) 2.) in Addone: Mail (mit Angabe der Kunden-Nr.) an Maria/ Marina/ Steffen ☐ Pflege des Hauptangebots · Im Hauptangebot sind folgende Informationen vollständig zu hinterlegen: o Bauleiter o Abteilungsleiter o Zahlungsziel o Abteilung o Standort o Kunde o Steuersatz o ggf. Nachlass ☐ Angebotsabschluss · Angebot wird erneut ausgedruckt (Druckvorschau ausreichend) · Angebot einfrieren 2: Kostenstellen & Auftragsanlage ☐ Kostenstelle anlegen https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/kostenstellen-anlegen Die Datums-Pflege von Baubeginn & Bauende ist verpflichtend und muss bei Änderungen angepasst werden ☐ Auftrag anlegen ☐ Die (interne) Bestellnummer erzeugen und im Kostenstellenstamm hinterlegen ☐ Eintrag der Bestellnummer in Excel-Liste Speicherort: Server → X → Bestell-Nummern intern ab 2026 ☐ Auftrag in der Arbeitsvorbereitung anlegen (D+F) ☐ Auftragsliste · Unter dem Reiter „Info“ vermerken, wohin und in welcher Form die Rechnungen versendet werden · Ggf. Daten zum elektr. Rechnungsversand anfordern https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/elektronische-rechnung · Das Modul „Abrechnungskreise“ öffnen, damit die Spalte Auftragwerte ausgefüllt wird · Aktualisieren ☐ Auftragsdaten in die Excel-Liste „Auftragsbestand“ ergänzen 3: Ablage & Dokumentation ☐ Serverstruktur · Ausschneiden des Angebotsordners & Anlegen eines Auftragsordners auf dem Server · Erstellen einer Verknüpfung (D+F) ☐ Anlegen der Auftragsakte/-ordner ☐ Dokumentenarchiv · Anpassung der Metainformationen     4: Arbeitssicherheit ☐ Gefährdungsbeurteilung · Erstellung und Ausdruck der Gefährdungsbeurteilung · Ausfüllen der Metainformationen: o Fakturaprojekt o Personal ☐ Montageanweisung · Erstellung und Ausdruck der Montageanweisung · Ausfüllen der Metainformationen: o Personal ☐ Baustellendokumentation · Eintrag der Baustelle in die Excel-Liste „Monatliche Baustellenbegehung“ Speicherort: Server → Allgemein → Arbeitssicherheit → 05-Projekte-Baustellen-NU     5: Zeiterfassung ☐ Kostenstelle in die Zeiterfassung importieren   Bautagebuch → Daten → Export Zeiterfassung ☐ Kostenstellennummer an Dolly/Marina/Steffen senden 6: Kommunikation & Buchhaltung ☐ Auftragsbestätigung an den Auftraggeber · Versand des unterschriebenen Auftrags · Ggf. Beifügung angeforderter Bescheinigungen · Ggf. Anforderung des Nachweises zur Steuerschuldnerschaft (Abrechnung nach § 13b UStG) ☐ Buchhaltung · Erstellung des Buchhaltungsblatts · Ausfüllen der Metainformationen: o Fakturaprojekt o Kategorie „Notizen“ · Buchhaltungsblatt & Auftrag per Mail an: buchhaltung-bautechnik@schlichter.biz (Betreff: „Neuer Auftrag, Kunde, Bauvorhaben“) ☐ Erstellen einer Bauakte für die Baustelle · Erstellen einer Bauakte für Monteure/NU incl. GFB & Montageanweisung/evtl. Zeichnungen/ Materialauszüge · Vermerk unserer internen Bestellnummer (für BFM/Lagerentnahme Schlichter)