Elektronische Rechnung

Ausgangsrechnung als X- Rechnung und ZUGFeRD

Was sind ZUGFeRD und X- Rechnung?

ZUGFeRD: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer für den Menschen lesbaren visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard und einer eingebetteten maschinenlesbaren codierten XML-Datei. Bedeutet konkret: Grundsätzlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem XML-Code und wird durch ein klassisches Rechnungsdesign als PDF ergänzt.

X- Rechnung: Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format, das aus einer Kombination von PDF und XML-Daten besteht, basiert die X-Rechnung ausschließlich auf einem XML-Datenformat.

Voraussetzungen für die Erstellung:

 Einstellungen in Adressstamm:

• Menu:  
• Kunden, an dem die Rechnung gestellt wird, suchen
• Folgende Felder müssen ausgefüllt sein:

         Reiter 1. Adresse

• • Suchbegriff
  • Name
  • Straße
  • Land
  • Ort
  • Telefon
  • E-Mail
  • Debitornummer

          Reiter 2. Kundendaten

1. Bei Elektr. Rechnung einen  setzen
2. Elektr. Rechnungsempfänger ausfüllen
3. Lief.- Nr. beim Kunden ausfüllen
4. Bei Debitor Behörde einen  setzen, auch wenn es keine Behörde ist
5. Leitweg-ID ausfüllen. Diese kommt evtl. vom Kunden. Ansonsten eine diverse Zahl eintragen. Die letzten zwei Zahlen werden automatisch ausgefüllt.
6. Steuersatz ausfüllen
7. UStID ausfüllen
8. Zahlungsziel ausfüllen

   Einstellungen in der Auftragsliste

• 
  Menü:
• Folgende Felder müssen unter "Reiter 1. Allgemein" ausgefüllt sein:
  • Bezeichnung
  • Steuersatz
  • Personal (Kalkulator)
    
  • Leitweg Id: Falls es nicht ausgefüllt ist,  klicken

Erstellung X- Rechnung und ZUGFeRD

Eventuelle Anlagen wie z.B. Aufmaß vorab erstellen und aufm Server abspeichern

• Button  aus dem Modul Auftragsliste oder Abrechnung anwählen

Seite 1:

• alles ausfüllen, wie eine gewöhnliche digitale Rechnung

• den Leistungszeitraum wie folgt eintragen:

  Tag (tt)/Monat (mm)/ Jahr (jjjj)

  (Bsp.: 01.01.2025 – 31.03.2025)

• Baubuch schreiben anhaken 

Seite 2:

• rechts die
  bei „Archivierung/XRechnung“ setzen

• 
  
  Wenn Anlagen mitgesendet werden, oben links den Button „Anlage einfügen“ klicken. Hier kann ein Dokument vom Server ausgewählt werden. Alternativ kann auch über "Dokument einfügen" ein Dokument aus dem Dokumenten-Archiv eingefügt werden. Nach dem auswählen/öffnen werden die Dateien rechts in der Tabelle aufgelistet.
• Ebenfalls kann man die Rechnung als Anlage in die X- rechnung einbetten. Dazu muss dieser Haken gesetzt werden:

·        
Um zu prüfen, ob alle notwendigen Daten in der X- Rechnung vorhaben sind, klicke oben links auf 

·         Eine Tabelle öffnet sich:

·           Es sollten die Daten ausgefüllt sein, wo sich ein Haken bei Behörd.-Pflicht befindet. 

Falls Daten fehlen, müssen diese in den entsprechenden Modulen nachgepflegt werden.

Wenn alles okay ist, das Fenster schließen.

·           Rechnung, wie gewohnt drucken

·           Dateien abspeichern

Es entsteht eine XML-Datei und eine PDF/ZUGFerd.

·          
Um zu schauen, welche Daten in der XML- Datei vorhanden sind, öffnet auf das Programm ultramarinview auf eurem Computer.

Die Anlagen sind nur im Ultramarin-Viewer zu erkennen, nicht als Anhang in der PDF bzw. ZUGFeRD-Rechnung. Hier ist nur die XML-Datei zu erkennen.

·      XML- Datei in das Programm ziehen und Daten prüfen.

·      Nun die Rechnung gemäß Vertrag den Kunden zukommen lassen-