# Elektronische Rechnung

#### Ausgangsrechnung als X- Rechnung und ZUGFeRD

**Was sind ZUGFeRD und X- Rechnung?**

ZUGFeRD: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer für den Menschen lesbaren visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard und einer eingebetteten maschinenlesbaren codierten XML-Datei. Bedeutet konkret: Grundsätzlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem XML-Code und wird durch ein klassisches Rechnungsdesign als PDF ergänzt.

X- Rechnung: Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format, das aus einer Kombination von PDF und XML-Daten besteht, basiert die X-Rechnung ausschließlich auf einem XML-Datenformat.

[![E Rechnung.jpg](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/e-rechnung.jpg)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/e-rechnung.jpg)

#### <span style="color: rgb(53, 152, 219);">Voraussetzungen für die Erstellung:</span>

##### <span style="color: rgb(35, 111, 161);"> Einstellungen in Adressstamm:</span>

- Menu: [![Butten Adressen.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/butten-adressen.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/butten-adressen.png)
- Kunden, an dem die Rechnung gestellt wird, suchen
- Folgende Felder müssen ausgefüllt sein:

 Reiter 1. Adresse

- - Suchbegriff
    - Name
    - Straße
    - Land
    - Ort
    - Telefon
    - E-Mail
    - Debitornummer

 Reiter 2. Kundendaten

1. Bei Elektr. Rechnung einen ![Haken setzen.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/haken-setzen.png) setzen
2. Elektr. Rechnungsempfänger ausfüllen
3. Lief.- Nr. beim Kunden ausfüllen
4. Bei Debitor Behörde einen ![Haken setzen.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/haken-setzen.png) setzen, auch wenn es keine Behörde ist
5. Leitweg-ID ausfüllen. Diese kommt evtl. vom Kunden. Ansonsten eine diverse Zahl eintragen. Die letzten zwei Zahlen werden automatisch ausgefüllt.
6. Steuersatz ausfüllen
7. UStID ausfüllen
8. Zahlungsziel ausfüllen[![E-Rechnung.PNG](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/e-rechnung.PNG)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/e-rechnung.PNG)
    
    ##### <span style="color: rgb(52, 73, 94);">Einstellungen in der Auftragsliste</span>

- <span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251678720; left: 0px; margin-left: 99px; margin-top: 1px; width: 95px; height: 21px;">  
    </span>Menü: ![Modul Auftragsliste.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/modul-auftragsliste.png)
- Folgende Felder müssen unter "Reiter 1. Allgemein" ausgefüllt sein: 
    - Bezeichnung
    - Steuersatz
    - Personal (Kalkulator)
    - Leitweg Id: Falls es nicht ausgefüllt ist, [![Von Adresse übernehmen.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/von-adresse-ubernehmen.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/von-adresse-ubernehmen.png) klicken

#### <span style="color: rgb(53, 152, 219);">Erstellung X- Rechnung und ZUGFeRD</span>

**Eventuelle Anlagen wie z.B. Aufmaß vorab erstellen und aufm Server abspeichern**

- Button [![Button Druck Rechnung.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/button-druck-rechnung.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/button-druck-rechnung.png)<span style="mso-no-proof: yes;"></span><span style="mso-spacerun: yes;"> </span>aus dem Modul Auftragsliste oder Abrechnung anwählen

[![Druck Rechnung Seite 1.PNG](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/druck-rechnung-seite-1.PNG)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/druck-rechnung-seite-1.PNG)

<span style="mso-no-proof: yes;"></span>Seite 1:

- alles ausfüllen, wie eine gewöhnliche digitale Rechnung
- den Leistungszeitraum wie folgt eintragen:
    
    Tag (tt)/Monat (mm)/ Jahr (jjjj)
    
    (Bsp.: 01.01.2025 – 31.03.2025)
- Baubuch schreiben anhaken

Seite 2:

- rechts die [![Haken setzen.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/haken-setzen.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-02/haken-setzen.png)<span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251681792; left: 0px; margin-left: 120px; margin-top: 0px; width: 20px; height: 20px;">  
    </span>bei „Archivierung/XRechnung“ setzen

[![Archivierung_ Druck X Rechnung.PNG](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/archivierung-druck-x-rechnung.PNG)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/archivierung-druck-x-rechnung.PNG)

- <span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251687936; left: 0px; margin-left: 23px; margin-top: 44px; width: 32px; height: 27px;">  
    </span><span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251685888; left: 0px; margin-left: 42px; margin-top: 66px; width: 33px; height: 27px;">  
    </span><span style="mso-no-proof: yes;"></span>Wenn Anlagen mitgesendet werden, <span style="mso-tab-count: 1;">oben links den Button „Anlage einfügen“ klicken. Hier kann ein Dokument vom Server ausgewählt werden. Alternativ kann auch über "Dokument einfügen" ein Dokument aus dem Dokumenten-Archiv eingefügt werden. </span><span style="mso-spacerun: yes;">Nach dem auswählen/öffnen werden die Dateien rechts in der Tabelle aufgelistet.</span>
- <span style="mso-spacerun: yes;">Ebenfalls kann man die Rechnung als Anlage in die X- rechnung einbetten. Dazu muss dieser Haken gesetzt werden:</span>

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/grafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/grafik.png)

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251695104; left: 0px; margin-left: 190px; margin-top: 23px; width: 133px; height: 24px;">  
</span>Um zu prüfen, ob alle notwendigen Daten in der X- Rechnung vorhaben sind, klicke oben links auf [![Prüfung X Rechnung.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/prufung-x-rechnung.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/prufung-x-rechnung.png)

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Eine Tabelle öffnet sich:

<span style="mso-no-proof: yes;">[![Tabelle Prüfung X Rechnung.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/tabelle-prufung-x-rechnung.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/tabelle-prufung-x-rechnung.png)</span>

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Es sollten die Daten ausgefüllt sein, wo sich ein Haken bei Behörd.-Pflicht befindet.

Falls Daten fehlen, müssen diese in den entsprechenden Modulen nachgepflegt werden.

Wenn alles okay ist, das Fenster schließen.

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Rechnung, wie gewohnt drucken <span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251696128; left: 0px; margin-left: 284px; margin-top: 0px; width: 81px; height: 30px;">  
</span>

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Dateien abspeichern

Es entsteht eine XML-Datei und eine PDF/ZUGFerd.

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="mso-ignore: vglayout; position: absolute; z-index: 251697152; left: 0px; margin-left: 132px; margin-top: 23px; width: 99px; height: 76px;">  
</span>Um zu schauen, welche Daten in der XML- Datei vorhanden sind, öffnet auf das Programm <span style="mso-tab-count: 2;">ultramarinview</span><span style="mso-tab-count: 1;"> </span>auf eurem Computer.

[![Ultramarinview.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/ultramarinview.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2025-04/ultramarinview.png)

Die Anlagen sind nur im Ultramarin-Viewer zu erkennen, nicht als Anhang in der PDF bzw. ZUGFeRD-Rechnung. Hier ist nur die XML-Datei zu erkennen.

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>XML- Datei in das Programm ziehen und Daten prüfen.

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Nun die Rechnung gemäß Vertrag den Kunden zukommen lassen-