Elektronische Rechnung

Ausgangsrechnung als X- Rechnung und ZUGFeRD 

 

 Was sind ZUGFeRD und X- Rechnung? 

 ZUGFeRD: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer für den Menschen lesbaren visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard und einer eingebetteten maschinenlesbaren codierten XML-Datei. Bedeutet konkret: Grundsätzlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem XML-Code und wird durch ein klassisches Rechnungsdesign als PDF ergänzt. 

 X- Rechnung: Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format, das aus einer Kombination von PDF und XML-Daten besteht, basiert die X-Rechnung ausschließlich auf einem XML-Datenformat. 

 

 Voraussetzungen für die Erstellung: 

  Einstellungen in Adressstamm: 

 

 Menu:   

 Kunden, an dem die Rechnung gestellt wird, suchen 

 Folgende Felder müssen ausgefüllt sein: 

 

 

 Reiter 1. Adresse 

 

 

 

 Suchbegriff 

 Name 

 Straße 

 Land 

 Ort 

 Telefon 

 E-Mail 

 Debitornummer 

 

 

 

 

 Reiter 2. Kundendaten 

 

 Bei Elektr. Rechnung einen  setzen 

 Elektr. Rechnungsempfänger ausfüllen 

 Lief.- Nr. beim Kunden ausfüllen 

 Bei Debitor Behörde einen  setzen, auch wenn es keine Behörde ist 

 Leitweg-ID ausfüllen. Diese kommt evtl. vom Kunden. Ansonsten eine diverse Zahl eintragen. Die letzten zwei Zahlen werden automatisch ausgefüllt. 

 Steuersatz ausfüllen 

 UStID ausfüllen 

 Zahlungsziel ausfüllen 

 

 

 Einstellungen in der Auftragsliste 

 

 

 

 Menü: 

 Folgende Felder müssen unter "Reiter 1. Allgemein" ausgefüllt sein:

 

 Bezeichnung 

 Steuersatz 

 Personal (Kalkulator) 

 Leitweg Id: Falls es nicht ausgefüllt ist,  klicken 

 

 

 

 Erstellung X- Rechnung und ZUGFeRD 

 Eventuelle Anlagen wie z.B. Aufmaß vorab erstellen und aufm Server abspeichern 

 

 Button   aus dem Modul Auftragsliste oder Abrechnung anwählen 

 

 

 Seite 1: 

 

 alles ausfüllen, wie eine gewöhnliche digitale Rechnung 

 

 den Leistungszeitraum wie folgt eintragen: 

 Tag (tt)/Monat (mm)/ Jahr (jjjj) 

 (Bsp.: 01.01.2025 – 31.03.2025) 

 

 Baubuch schreiben anhaken  

 

 Seite 2: 

 

 rechts die bei „Archivierung/XRechnung“ setzen 

 

 

 

 Wenn Anlagen mitgesendet werden,  oben links den Button „Anlage einfügen“ klicken. Hier kann ein Dokument vom Server ausgewählt werden. Alternativ kann auch über "Dokument einfügen" ein Dokument aus dem Dokumenten-Archiv eingefügt werden. Nach dem auswählen/öffnen werden die Dateien rechts in der Tabelle aufgelistet. 

 Ebenfalls kann man die Rechnung als Anlage in die X- rechnung einbetten. Dazu muss dieser Haken gesetzt werden: 

 

 

 

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 Um zu prüfen, ob alle notwendigen Daten in der X- Rechnung vorhaben sind, klicke oben links auf  

 · 

 Eine Tabelle öffnet sich: 

 

 

 · 

 Es sollten die Daten ausgefüllt sein, wo sich ein Haken bei Behörd.-Pflicht befindet.  

 Falls Daten fehlen, müssen diese in den entsprechenden Modulen nachgepflegt werden. 

 Wenn alles okay ist, das Fenster schließen. 

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 Rechnung, wie gewohnt drucken 

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 Dateien abspeichern 

 Es entsteht eine XML-Datei und eine PDF/ZUGFerd. 

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 Um zu schauen, welche Daten in der XML- Datei vorhanden sind, öffnet auf das Programm ultramarinview auf eurem Computer. 

 

 Die Anlagen sind nur im Ultramarin-Viewer zu erkennen, nicht als Anhang in der PDF bzw. ZUGFeRD-Rechnung. Hier ist nur die XML-Datei zu erkennen. 

 

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 XML- Datei in das Programm ziehen und Daten prüfen. 

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 Nun die Rechnung gemäß Vertrag den Kunden zukommen lassen-