Addison Rechnungsprüfung in ADDISON Invoice-App Hier geht's zum Video 1. Einleitung Zweck Mit der ADDISON Invoice-App werden Eingangsrechnungen digital geprüft, kommentiert und freigegeben. Dadurch entfällt der papierbasierte Freigabeprozess und alle Bearbeitungsschritte werden nachvollziehbar dokumentiert. Diese Anleitung beschreibt den kompletten Ablauf der Rechnungsprüfung anhand des im Unternehmen eingesetzten Systems. Voraussetzungen Vor Beginn sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Zugang zur ADDISON Invoice-App Berechtigung zur Rechnungsprüfung Internetverbindung Aktueller Webbrowser Aufbau der Oberfläche Nach dem Öffnen einer Rechnung gliedert sich die Oberfläche in mehrere Bereiche. Linke Navigation Hier befinden sich unter anderem: Rechnungsübersicht Aufgaben Anhänge Historie Über diesen Bereich kann jederzeit zwischen den einzelnen Ansichten gewechselt werden. Mittlerer Bereich Im mittleren Bereich wird der eigentliche Rechnungsbeleg angezeigt. Hier können Sie: den kompletten Beleg lesen zwischen Seiten wechseln hinein- und herauszoomen Positionen kontrollieren Rechte Seitenleiste Hier befinden sich die Bearbeitungsfelder. Je nach Berechtigung stehen beispielsweise folgende Funktionen zur Verfügung: Kommentar erfassen Freigeben Ablehnen Weiterleiten 2. Eine neue Rechnung öffnen Schritt 1 Öffnen Sie die ADDISON Invoice-App. Anschließend erscheint die Übersicht Ihrer offenen Aufgaben. Hinweis Offene Rechnungen werden automatisch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Schritt 2 Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus. Nach dem Anklicken öffnet sich der digitale Rechnungsbeleg. Der Beleg wird vollständig angezeigt. Prüfen Sie zunächst: Lieferant Rechnungsnummer Rechnungsdatum Betrag Mehrwertsteuer Positionen Schritt 3 Vergrößern Sie den Beleg bei Bedarf über die Zoomfunktion. Dadurch lassen sich insbesondere Artikelnummern Positionsbeschreibungen Rechnungsbeträge deutlich einfacher kontrollieren. Tipp Nutzen Sie den Zoom anstatt den Browser zu vergrößern. Dadurch bleibt die Darstellung sauber. 3. Rechnungsinhalt prüfen Kontrollieren Sie die Rechnung vollständig. Folgende Punkte sollten grundsätzlich geprüft werden: Ist der Lieferant korrekt? Stimmen Rechnungsnummer und Datum? Sind die Positionen vollständig? Stimmen Mengen und Preise? Ist der Gesamtbetrag plausibel? Wurde die richtige Kostenstelle verwendet? Ist die Rechnung sachlich richtig? Erst wenn alle Punkte korrekt sind, sollte die Rechnung freigegeben werden. Screenshot-Empfehlungen Für dieses Kapitel eignen sich folgende Screenshots aus dem Video: Startbildschirm der Invoice-App Geöffnete Rechnung Übersicht der Benutzeroberfläche Zoom auf den Rechnungsbeleg Rechte Bearbeitungsleiste 4. Rechnungen prüfen und bearbeiten Rechnungsinformationen kontrollieren Nachdem die Rechnung geöffnet wurde, beginnt die eigentliche sachliche Prüfung. Vergleichen Sie die angezeigten Daten mit den Ihnen vorliegenden Informationen (z. B. Bestellung, Lieferschein oder Angebot). Kontrollieren Sie insbesondere: Prüfkriterium Zu kontrollieren Lieferant Richtiger Lieferant Rechnungsnummer Keine Dublette Rechnungsdatum Plausibel Rechnungsbetrag Entspricht der Bestellung Umsatzsteuer Richtiger Steuersatz Zahlungsbedingungen Korrekt übernommen Kostenstelle / Projekt Passend zur Rechnung Wichtig Eine Freigabe sollte erst erfolgen, wenn die Rechnung vollständig geprüft wurde. Rechnungsbeleg lesen Im PDF-Beleg können Sie sämtliche Rechnungsdetails kontrollieren. Achten Sie insbesondere auf: Positionen Mengen Einzelpreise Rabatte Lieferanschrift Leistungszeitraum Zahlungsbedingungen Nutzen Sie bei Bedarf die Zoomfunktion oder wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten des Dokuments. Anlagen prüfen Sind der Rechnung zusätzliche Dokumente beigefügt (z. B. Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen), sollten diese ebenfalls geprüft werden. Kontrollieren Sie insbesondere: Stimmen die Mengen? Wurde vollständig geliefert? Sind die Positionen identisch? Gibt es handschriftliche Vermerke? 5. Kommentare erfassen Ist eine Rückfrage notwendig oder soll eine Information für den nächsten Bearbeiter hinterlegt werden, kann ein Kommentar erfasst werden. Beispiele Bitte Lieferdatum prüfen. Preis stimmt nicht mit Angebot überein. Rücksprache mit Einkauf erforderlich. Rechnung bereits telefonisch geklärt. Tipp Kommentare sollten möglichst sachlich und eindeutig formuliert werden. Dadurch können nachfolgende Bearbeiter den Sachverhalt schneller nachvollziehen. Rechnung zurückstellen Ist eine abschließende Prüfung aktuell nicht möglich, sollte die Rechnung zunächst nicht freigegeben werden. Typische Gründe: Informationen fehlen Rückfrage beim Lieferanten notwendig Klärung mit Fachabteilung erforderlich Lieferschein liegt noch nicht vor Vermerken Sie den Grund möglichst im Kommentar. 6. Rechnung freigeben Sind alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, kann die Rechnung freigegeben werden. Vorgehensweise Prüfen, ob alle Pflichtangaben korrekt sind. Kontrollieren, dass keine offenen Fragen bestehen. Gegebenenfalls Kommentar ergänzen. Auf Freigeben klicken. Sicherheitsabfrage bestätigen (falls vorhanden). Nach erfolgreicher Freigabe verschwindet die Rechnung aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste und wird automatisch an den nächsten Bearbeitungsschritt weitergeleitet. Hinweis Eine freigegebene Rechnung kann je nach Workflow nicht mehr durch den ursprünglichen Bearbeiter geändert werden. Screenshot-Empfehlungen Für dieses Kapitel eignen sich folgende Abbildungen: Geöffneter Rechnungsbeleg Zoomfunktion Kommentarfeld Schaltfläche Freigeben Bestätigungsdialog 7. Sonderfälle bei der Rechnungsprüfung Nicht jede Rechnung kann sofort freigegeben werden. In der täglichen Praxis treten regelmäßig Situationen auf, die eine weitere Klärung erfordern. Rechnung ist unvollständig Fehlen wichtige Angaben oder Anlagen, sollte die Rechnung nicht freigegeben werden. Typische Beispiele: fehlender Lieferschein fehlende Bestellung unvollständige Leistungsbeschreibung fehlende Anlagen Vorgehensweise Rechnung geöffnet lassen. Kommentar mit dem fehlenden Sachverhalt hinterlegen. Zuständigen Kollegen oder Fachbereich informieren. Rechnung erst nach vollständiger Klärung freigeben. Beträge stimmen nicht Weichen Rechnungsbeträge von Angebot oder Bestellung ab, sollte zunächst die Ursache geklärt werden. Prüfen Sie insbesondere: Mengenabweichungen Preisänderungen Rabatte Frachtkosten Zuschläge Skonto Hinweis Auch kleine Differenzen können auf fehlerhafte Buchungen oder falsche Lieferungen hinweisen. Falscher Genehmiger Es kann vorkommen, dass eine Rechnung versehentlich beim falschen Bearbeiter landet. In diesem Fall sollte die Rechnung nicht einfach freigegeben werden. Stattdessen: Kommentar hinterlassen an den zuständigen Bearbeiter weiterleiten (sofern der Workflow dies unterstützt) oder die Buchhaltung informieren Rechnung doppelt vorhanden Vor einer Freigabe sollte geprüft werden, ob dieselbe Rechnung bereits bearbeitet wurde. Achten Sie insbesondere auf: gleiche Rechnungsnummer identischen Betrag identisches Rechnungsdatum gleichen Lieferanten Besteht der Verdacht einer Dublette, ist zunächst Rücksprache mit der Buchhaltung zu halten. 8. Bearbeitungsstatus nachvollziehen Während des gesamten Workflows dokumentiert das System sämtliche Bearbeitungsschritte. Je nach Berechtigung lassen sich unter anderem folgende Informationen einsehen: Zeitpunkt der Bearbeitung aktueller Bearbeiter bereits erfolgte Freigaben Kommentare Statusänderungen Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, an welcher Stelle sich eine Rechnung befindet. Historie verwenden Die Historie dient der vollständigen Nachvollziehbarkeit. Dort finden Sie beispielsweise: Eingang der Rechnung automatische Verarbeitung Weiterleitungen Freigaben Kommentare Abschluss des Workflows Tipp Nutzen Sie die Historie immer dann, wenn Rückfragen entstehen oder nachvollzogen werden soll, wer zuletzt Änderungen vorgenommen hat. 9. Suche nach Rechnungen Neben den offenen Aufgaben können bereits bearbeitete Rechnungen gesucht werden. Je nach Berechtigung stehen verschiedene Suchkriterien zur Verfügung. Beispiele: Lieferant Rechnungsnummer Betrag Zeitraum Bearbeitungsstatus Kostenstelle Bearbeiter Durch die Kombination mehrerer Suchkriterien lassen sich Rechnungen deutlich schneller finden. 10. Best Practices Für eine schnelle und fehlerfreie Rechnungsprüfung haben sich folgende Vorgehensweisen bewährt. Arbeiten Sie in dieser Reihenfolge Rechnung öffnen Beleg vollständig lesen Beträge prüfen Positionen vergleichen Anhänge kontrollieren Kommentar ergänzen (falls erforderlich) Rechnung freigeben Kommentare sinnvoll einsetzen Schreiben Sie Kommentare so, dass auch Kollegen den Sachverhalt ohne Rückfrage verstehen. Gut Lieferschein fehlt noch. Preisabweichung mit Einkauf abgestimmt. Freigabe nach Rücksprache mit Herrn Mustermann. Weniger hilfreich Bitte prüfen. Passt nicht. Rückfrage. Freigaben nicht unter Zeitdruck durchführen Eine falsch freigegebene Rechnung verursacht in der Regel deutlich mehr Aufwand als eine sorgfältige Prüfung. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit für die Kontrolle der wesentlichen Rechnungsdaten. Screenshot-Empfehlungen Für dieses Kapitel bieten sich folgende Screenshots an: Historienansicht Kommentarliste Suchmaske Statusanzeige Übersicht bearbeiteter Rechnungen 11. Häufig gestellte Fragen (FAQ) Ich habe eine Rechnung versehentlich geöffnet. Was nun? Das reine Öffnen einer Rechnung verändert den Freigabestatus nicht. Schließen Sie die Rechnung einfach wieder oder bearbeiten Sie sie wie vorgesehen. Wann darf ich eine Rechnung freigeben? Eine Rechnung sollte erst freigegeben werden, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind, der Beleg vollständig geprüft wurde, eventuelle Rückfragen geklärt sind, und keine fachlichen Einwände bestehen. Was mache ich bei einer Preisabweichung? Geben Sie die Rechnung nicht frei. Prüfen Sie zunächst: Bestellung Angebot Lieferschein eventuelle Preisvereinbarungen Ist die Abweichung nicht nachvollziehbar, informieren Sie den zuständigen Fachbereich oder die Buchhaltung. Kann ich eine bereits freigegebene Rechnung ändern? Das hängt vom eingerichteten Workflow und Ihren Berechtigungen ab. In der Regel gilt: Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch an den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben und kann vom ursprünglichen Prüfer nicht mehr geändert werden. Wann sollte ich einen Kommentar hinterlassen? Immer dann, wenn Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden sollen, Rückfragen bestehen, Informationen für den nächsten Bearbeiter wichtig sind, eine Freigabe verzögert wird. Was mache ich bei technischen Problemen? Prüfen Sie zunächst: Internetverbindung Browser aktualisieren Seite neu laden Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich an die IT-Abteilung und beschreiben Sie möglichst genau: Uhrzeit Rechnungsnummer Fehlermeldung verwendeten Browser 12. Quick Reference (Kurzanleitung) Rechnung prüfen – Kurzfassung 1. Rechnung öffnen Aufgabenliste öffnen Rechnung auswählen 2. Rechnung kontrollieren Prüfen Sie: Lieferant Rechnungsnummer Rechnungsdatum Betrag Umsatzsteuer Positionen Anhänge 3. Rückfragen? Falls Unklarheiten bestehen: Kommentar erfassen zuständigen Ansprechpartner informieren keine Freigabe durchführen 4. Rechnung freigeben Sind alle Prüfungen abgeschlossen: Kommentar ergänzen (falls erforderlich) Freigeben auswählen Bestätigung durchführen Die Rechnung wird automatisch an den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben. 13. Kurzfassung ToDo Checkliste vor jeder Freigabe ☐ Richtiger Lieferant ☐ Rechnungsnummer geprüft ☐ Rechnungsdatum geprüft ☐ Beträge korrekt ☐ Positionen vollständig ☐ Lieferschein geprüft (falls erforderlich) ☐ Anhänge geprüft ☐ Kostenstelle korrekt ☐ Kommentar ergänzt (falls notwendig) ☐ Rechnung kann freigegeben werden Best Practices Lesen Sie die Rechnung vollständig, bevor Sie entscheiden. Nutzen Sie Kommentare zur Dokumentation wichtiger Informationen. Prüfen Sie Preis- oder Mengenabweichungen sorgfältig. Dokumentieren Sie Rückfragen nachvollziehbar. Geben Sie Rechnungen nur frei, wenn alle fachlichen Prüfungen abgeschlossen sind.