10. Best Practices

Für eine schnelle und fehlerfreie Rechnungsprüfung haben sich folgende Vorgehensweisen bewährt. 

 Arbeiten Sie in dieser Reihenfolge 

 

 Rechnung öffnen 

 Beleg vollständig lesen 

 Beträge prüfen 

 Positionen vergleichen 

 Anhänge kontrollieren 

 Kommentar ergänzen (falls erforderlich) 

 Rechnung freigeben 

 

 

 Kommentare sinnvoll einsetzen 

 Schreiben Sie Kommentare so, dass auch Kollegen den Sachverhalt ohne Rückfrage verstehen. 

 Gut 

 

 Lieferschein fehlt noch. 

 Preisabweichung mit Einkauf abgestimmt. 

 Freigabe nach Rücksprache mit Herrn Mustermann. 

 

 Weniger hilfreich 

 

 Bitte prüfen. 

 Passt nicht. 

 Rückfrage. 

 

 

 Freigaben nicht unter Zeitdruck durchführen 

 Eine falsch freigegebene Rechnung verursacht in der Regel deutlich mehr Aufwand als eine sorgfältige Prüfung. 

 Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit für die Kontrolle der wesentlichen Rechnungsdaten. 

 

 Screenshot-Empfehlungen 

 Für dieses Kapitel bieten sich folgende Screenshots an: 

 

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