4. Rechnungen prüfen und bearbeiten

Rechnungsinformationen kontrollieren
Nachdem die Rechnung geöffnet wurde, beginnt die eigentliche sachliche Prüfung.
Vergleichen Sie die angezeigten Daten mit den Ihnen vorliegenden Informationen (z. B. Bestellung, Lieferschein oder Angebot).
Kontrollieren Sie insbesondere:
Prüfkriterium
Zu kontrollieren
Lieferant
Richtiger Lieferant
Rechnungsnummer
Keine Dublette
Rechnungsdatum
Plausibel
Rechnungsbetrag
Entspricht der Bestellung
Umsatzsteuer
Richtiger Steuersatz
Zahlungsbedingungen
Korrekt übernommen
Kostenstelle / Projekt
Passend zur Rechnung
Wichtig
Eine Freigabe sollte erst erfolgen, wenn die Rechnung vollständig geprüft wurde.
Rechnungsbeleg lesen
Im PDF-Beleg können Sie sämtliche Rechnungsdetails kontrollieren.
Achten Sie insbesondere auf:
Positionen
Mengen
Einzelpreise
Rabatte
Lieferanschrift
Leistungszeitraum
Zahlungsbedingungen
Nutzen Sie bei Bedarf die Zoomfunktion oder wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten des Dokuments.
Anlagen prüfen
Sind der Rechnung zusätzliche Dokumente beigefügt (z. B. Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen), sollten diese ebenfalls geprüft werden.
Kontrollieren Sie insbesondere:
Stimmen die Mengen?
Wurde vollständig geliefert?
Sind die Positionen identisch?
Gibt es handschriftliche Vermerke?