# 7. Sonderfälle bei der Rechnungsprüfung

Nicht jede Rechnung kann sofort freigegeben werden. In der täglichen Praxis treten regelmäßig Situationen auf, die eine weitere Klärung erfordern.

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</div>## Rechnung ist unvollständig

Fehlen wichtige Angaben oder Anlagen, sollte die Rechnung **nicht freigegeben** werden.

Typische Beispiele:

- fehlender Lieferschein
- fehlende Bestellung
- unvollständige Leistungsbeschreibung
- fehlende Anlagen

### Vorgehensweise

1. Rechnung geöffnet lassen.
2. Kommentar mit dem fehlenden Sachverhalt hinterlegen.
3. Zuständigen Kollegen oder Fachbereich informieren.
4. Rechnung erst nach vollständiger Klärung freigeben.

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</div>## Beträge stimmen nicht

Weichen Rechnungsbeträge von Angebot oder Bestellung ab, sollte zunächst die Ursache geklärt werden.

Prüfen Sie insbesondere:

- Mengenabweichungen
- Preisänderungen
- Rabatte
- Frachtkosten
- Zuschläge
- Skonto

> **Hinweis**
> 
> Auch kleine Differenzen können auf fehlerhafte Buchungen oder falsche Lieferungen hinweisen.

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</div>## Falscher Genehmiger

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung versehentlich beim falschen Bearbeiter landet.

In diesem Fall sollte die Rechnung **nicht einfach freigegeben** werden.

Stattdessen:

- Kommentar hinterlassen
- an den zuständigen Bearbeiter weiterleiten (sofern der Workflow dies unterstützt)
- oder die Buchhaltung informieren

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</div>## Rechnung doppelt vorhanden

Vor einer Freigabe sollte geprüft werden, ob dieselbe Rechnung bereits bearbeitet wurde.

Achten Sie insbesondere auf:

- gleiche Rechnungsnummer
- identischen Betrag
- identisches Rechnungsdatum
- gleichen Lieferanten

Besteht der Verdacht einer Dublette, ist zunächst Rücksprache mit der Buchhaltung zu halten.