7. Sonderfälle bei der Rechnungsprüfung

Nicht jede Rechnung kann sofort freigegeben werden. In der täglichen Praxis treten regelmäßig Situationen auf, die eine weitere Klärung erfordern. 

 

 Rechnung ist unvollständig 

 Fehlen wichtige Angaben oder Anlagen, sollte die Rechnung nicht freigegeben werden. 

 Typische Beispiele: 

 

 fehlender Lieferschein 

 fehlende Bestellung 

 unvollständige Leistungsbeschreibung 

 fehlende Anlagen 

 

 Vorgehensweise 

 

 Rechnung geöffnet lassen. 

 Kommentar mit dem fehlenden Sachverhalt hinterlegen. 

 Zuständigen Kollegen oder Fachbereich informieren. 

 Rechnung erst nach vollständiger Klärung freigeben. 

 

 

 Beträge stimmen nicht 

 Weichen Rechnungsbeträge von Angebot oder Bestellung ab, sollte zunächst die Ursache geklärt werden. 

 Prüfen Sie insbesondere: 

 

 Mengenabweichungen 

 Preisänderungen 

 Rabatte 

 Frachtkosten 

 Zuschläge 

 Skonto 

 

 

 Hinweis 

 Auch kleine Differenzen können auf fehlerhafte Buchungen oder falsche Lieferungen hinweisen. 

 

 

 Falscher Genehmiger 

 Es kann vorkommen, dass eine Rechnung versehentlich beim falschen Bearbeiter landet. 

 In diesem Fall sollte die Rechnung nicht einfach freigegeben werden. 

 Stattdessen: 

 

 Kommentar hinterlassen 

 an den zuständigen Bearbeiter weiterleiten (sofern der Workflow dies unterstützt) 

 oder die Buchhaltung informieren 

 

 

 Rechnung doppelt vorhanden 

 Vor einer Freigabe sollte geprüft werden, ob dieselbe Rechnung bereits bearbeitet wurde. 

 Achten Sie insbesondere auf: 

 

 gleiche Rechnungsnummer 

 identischen Betrag 

 identisches Rechnungsdatum 

 gleichen Lieferanten 

 

 Besteht der Verdacht einer Dublette, ist zunächst Rücksprache mit der Buchhaltung zu halten.