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Hardware und Software
Als Hardware [hardwer] bezeichnet man jene Bestandteile des Computers, die man sehen oder anfassen könnte, also das Gerät selbst mitsamt all seiner Bauteile und dem Zubehör. Die Software [ssoftwer] umfasst hingegen sämtliche gespeicherten Dateien und Programme.
Wollte man diese Begriffe auf den menschlichen Geist übertragen, dann wäre die graue Gehirnmasse die Hardware und alle Gedanken und Erinnerungen die Software.
Bei einem Buch wiederum wären das Papier und die Druckerschwärze die Hardware, der literarische Inhalt aber die Software.

Historie
Die Historie einer Rechnung ist die vollständige Dokumentation aller Ereignisse und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung von ihrem Eingang bis zur Archivierung durchlaufen hat. Sie sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Welche Informationen enthält die Historie?
Typische Einträge sind:
Zeitpunkt
Aktion
Bearbeiter
20.07.2026 08:15
Rechnung per E-Mail eingegangen
System
20.07.2026 08:16
Dokument im DMS gespeichert
System
20.07.2026 08:17
OCR-Daten ausgelesen
System
20.07.2026 08:20
Fachabteilung zur sachlichen Prüfung zugewiesen
System
20.07.2026 09:05
Sachlich geprüft
Max Mustermann
20.07.2026 09:10
Freigabe erteilt
Abteilungsleiter
20.07.2026 09:18
Im ERP gebucht
Buchhaltung
20.07.2026 10:00
Für Zahlungslauf vorgemerkt
System
19.08.2026 06:00
Zahlung ausgeführt
System
19.08.2026 06:02
Vorgang archiviert
System
Warum ist die Historie wichtig?
Sie beantwortet jederzeit Fragen wie:
Wann ist die Rechnung eingegangen?
Wer hat sie geprüft?
Wer hat sie freigegeben?
Gab es Rückfragen oder Ablehnungen?
Wann wurde sie gebucht?
Wann wurde sie bezahlt?
Wo befindet sie sich aktuell im Prozess?
Beispiel bei einer Rückfrage
Eine Rechnung liegt seit zwei Wochen unbearbeitet.
Die Historie zeigt:
01.07.2026 – Rechnung eingegangen
02.07.2026 – Sachliche Prüfung gestartet
03.07.2026 – Rückfrage an Lieferanten wegen falscher Menge
05.07.2026 – Antwort des Lieferanten erhalten
06.07.2026 – Korrigierte Rechnung eingegangen
07.07.2026 – Freigegeben
Dadurch ist sofort ersichtlich, warum sich die Bearbeitung verzögert hat.
Welche Ereignisse werden typischerweise protokolliert?
Rechnungseingang
OCR-Erkennung und Datenextraktion
Änderungen an Rechnungsdaten
Zuordnung zu Bestellung oder Kostenstelle
Sachliche Prüfung
Rechnerische Prüfung
Freigaben und Ablehnungen
Kommentare und Rückfragen
Weiterleitungen an andere Bearbeiter
Buchung im ERP-System
Zahlung
Archivierung
Nutzen der Historie
Eine vollständige Historie bietet:
Nachvollziehbarkeit: Jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert.
Transparenz: Der aktuelle Status der Rechnung ist jederzeit ersichtlich.
Revision und Audit: Interne und externe Prüfer können den gesamten Ablauf nachvollziehen.
Fehleranalyse: Verzögerungen oder Probleme lassen sich leichter identifizieren.
Rechtssicherheit: Änderungen und Freigaben sind eindeutig einem Bearbeiter und einem Zeitpunkt zugeordnet.
Kurz zusammengefasst
Die Historie ist das "Protokollbuch" einer Rechnung. Sie dokumentiert lückenlos, wer, wann, was mit der Rechnung gemacht hat und macht den gesamten Bearbeitungsprozess transparent und nachvollziehbar.