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# OCR

**OCR** steht für **Optical Character Recognition**, auf Deutsch **Optische Zeichenerkennung** oder **Texterkennung**.

OCR ist eine Technologie, mit der Texte aus Bildern oder PDF-Dokumenten erkannt und in maschinenlesbare Daten umgewandelt werden.

## Warum wird OCR benötigt?

Ein PDF ist nicht automatisch durchsuchbar.

Es gibt zwei Arten von PDFs:

1. **Text-PDF**
    
    
    - Der Text ist bereits digital vorhanden.
    - Wörter können markiert und durchsucht werden.
2. **Bild-PDF (Scan)**
    
    
    - Das Dokument besteht nur aus einem Bild.
    - Der Computer "sieht" zunächst nur Pixel, keinen Text.

Hier kommt OCR zum Einsatz: Die Software erkennt die Buchstaben und Zahlen im Bild und wandelt sie in echten Text um.

## Beispiel einer Rechnung

Eine eingescannte Rechnung enthält:

```text
Rechnung Nr.: RE-2026-154
Lieferant: Mustermann GmbH
Rechnungsbetrag: 2.350,00 €

```

Für den Computer ist das zunächst nur ein Bild.

Die OCR erkennt daraus:

- Rechnungsnummer → RE-2026-154
- Lieferant → Mustermann GmbH
- Betrag → 2.350,00 €
- Rechnungsdatum
- Zahlungsziel
- einzelne Positionen

Diese Informationen können anschließend automatisch weiterverarbeitet werden.

## OCR im Rechnungsworkflow

Der Ablauf sieht häufig so aus:

```text
PDF-Rechnung
        │
        ▼
OCR liest den Inhalt
        │
        ▼
Rechnungsdaten werden erkannt
        │
        ▼
Workflow startet
        │
        ▼
Sachliche Prüfung
        │
        ▼
Freigabe
        │
        ▼
Buchung

```

Ohne OCR müssten viele dieser Daten manuell eingegeben werden.

## Vorteile von OCR

- Automatische Erfassung von Rechnungsdaten
- Weniger manuelle Eingaben
- Schnellere Bearbeitung
- Weniger Tippfehler
- Volltextsuche in archivierten Dokumenten
- Grundlage für automatisierte Workflows

## OCR vs. KI

OCR und Künstliche Intelligenz werden häufig gemeinsam eingesetzt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

**OCR** beantwortet die Frage:

> **„Welcher Text steht auf dem Dokument?“**

**KI** beantwortet beispielsweise:

> **„Welche Bedeutung haben diese Informationen?“**

Beispiel:

OCR erkennt:

```text
Gesamtbetrag: 2.350,00 €

```

Eine KI kann anschließend daraus ableiten:

- Das ist der Rechnungsbetrag.
- Die Rechnung gehört zum Lieferanten "Mustermann GmbH".
- Sie muss an die Kostenstelle "IT" weitergeleitet werden.
- Aufgrund des Betrags ist eine Freigabe durch den Abteilungsleiter erforderlich.

## Praxisbeispiel

Ein Lieferant schickt eine gescannte PDF-Rechnung per E-Mail.

1. Das DMS speichert die PDF-Datei.
2. Die OCR liest den gesamten Text aus.
3. Das System erkennt:
    
    
    - Lieferant
    - Rechnungsnummer
    - Rechnungsdatum
    - Betrag
    - Zahlungsziel
4. Der Workflow wird automatisch gestartet.
5. Der zuständige Mitarbeiter erhält die Aufgabe zur sachlichen Prüfung.

### Kurz zusammengefasst

OCR (**Optical Character Recognition**) ist die Technologie, die Text aus eingescannten Dokumenten oder Bild-PDFs erkennt und in maschinenlesbare Informationen umwandelt. Dadurch können Rechnungen durchsucht, automatisch verarbeitet und ohne manuelle Dateneingabe in digitale Workflows integriert werden.