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OCR
OCR steht für Optical Character Recognition , auf Deutsch Optische Zeichenerkennung oder Texterkennung . 

 OCR ist eine Technologie, mit der Texte aus Bildern oder PDF-Dokumenten erkannt und in maschinenlesbare Daten umgewandelt werden. 

 Warum wird OCR benötigt? 

 Ein PDF ist nicht automatisch durchsuchbar. 

 Es gibt zwei Arten von PDFs: 

 

 

 Text-PDF 

 

 

 Der Text ist bereits digital vorhanden. 

 

 

 Wörter können markiert und durchsucht werden. 

 

 

 

 

 Bild-PDF (Scan) 

 

 

 Das Dokument besteht nur aus einem Bild. 

 

 

 Der Computer "sieht" zunächst nur Pixel, keinen Text. 

 

 

 

 

 Hier kommt OCR zum Einsatz: Die Software erkennt die Buchstaben und Zahlen im Bild und wandelt sie in echten Text um. 

 Beispiel einer Rechnung 

 Eine eingescannte Rechnung enthält: 

 Rechnung Nr.: RE-2026-154

Lieferant: Mustermann GmbH

Rechnungsbetrag: 2.350,00 €

 

 Für den Computer ist das zunächst nur ein Bild. 

 Die OCR erkennt daraus: 

 

 

 Rechnungsnummer → RE-2026-154 

 

 

 Lieferant → Mustermann GmbH 

 

 

 Betrag → 2.350,00 € 

 

 

 Rechnungsdatum 

 

 

 Zahlungsziel 

 

 

 einzelne Positionen 

 

 

 Diese Informationen können anschließend automatisch weiterverarbeitet werden. 

 OCR im Rechnungsworkflow 

 Der Ablauf sieht häufig so aus: 

 PDF-Rechnung

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OCR liest den Inhalt

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Rechnungsdaten werden erkannt

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Workflow startet

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Sachliche Prüfung

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Freigabe

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Buchung

 

 Ohne OCR müssten viele dieser Daten manuell eingegeben werden. 

 Vorteile von OCR 

 

 

 Automatische Erfassung von Rechnungsdaten 

 

 

 Weniger manuelle Eingaben 

 

 

 Schnellere Bearbeitung 

 

 

 Weniger Tippfehler 

 

 

 Volltextsuche in archivierten Dokumenten 

 

 

 Grundlage für automatisierte Workflows 

 

 

 OCR vs. KI 

 OCR und Künstliche Intelligenz werden häufig gemeinsam eingesetzt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. 

 OCR beantwortet die Frage: 

 

 „Welcher Text steht auf dem Dokument?“ 

 

 KI beantwortet beispielsweise: 

 

 „Welche Bedeutung haben diese Informationen?“ 

 

 Beispiel: 

 OCR erkennt: 

 Gesamtbetrag: 2.350,00 €

 

 Eine KI kann anschließend daraus ableiten: 

 

 

 Das ist der Rechnungsbetrag. 

 

 

 Die Rechnung gehört zum Lieferanten "Mustermann GmbH". 

 

 

 Sie muss an die Kostenstelle "IT" weitergeleitet werden. 

 

 

 Aufgrund des Betrags ist eine Freigabe durch den Abteilungsleiter erforderlich. 

 

 

 Praxisbeispiel 

 Ein Lieferant schickt eine gescannte PDF-Rechnung per E-Mail. 

 

 

 Das DMS speichert die PDF-Datei. 

 

 

 Die OCR liest den gesamten Text aus. 

 

 

 Das System erkennt: 

 

 

 Lieferant 

 

 

 Rechnungsnummer 

 

 

 Rechnungsdatum 

 

 

 Betrag 

 

 

 Zahlungsziel 

 

 

 

 

 Der Workflow wird automatisch gestartet. 

 

 

 Der zuständige Mitarbeiter erhält die Aufgabe zur sachlichen Prüfung. 

 

 

 Kurz zusammengefasst 

 OCR ( Optical Character Recognition ) ist die Technologie, die Text aus eingescannten Dokumenten oder Bild-PDFs erkennt und in maschinenlesbare Informationen umwandelt. Dadurch können Rechnungen durchsucht, automatisch verarbeitet und ohne manuelle Dateneingabe in digitale Workflows integriert werden.