# Historie

Die **Historie einer Rechnung** ist die vollständige Dokumentation aller Ereignisse und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung von ihrem Eingang bis zur Archivierung durchlaufen hat. Sie sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

## Welche Informationen enthält die Historie?

Typische Einträge sind:

<table id="bkmrk-zeitpunkt-aktion-bea"><thead><tr><th>Zeitpunkt</th><th>Aktion</th><th>Bearbeiter</th></tr></thead><tbody><tr><td>20.07.2026 08:15</td><td>Rechnung per E-Mail eingegangen</td><td>System</td></tr><tr><td>20.07.2026 08:16</td><td>Dokument im DMS gespeichert</td><td>System</td></tr><tr><td>20.07.2026 08:17</td><td>OCR-Daten ausgelesen</td><td>System</td></tr><tr><td>20.07.2026 08:20</td><td>Fachabteilung zur sachlichen Prüfung zugewiesen</td><td>System</td></tr><tr><td>20.07.2026 09:05</td><td>Sachlich geprüft</td><td>Max Mustermann</td></tr><tr><td>20.07.2026 09:10</td><td>Freigabe erteilt</td><td>Abteilungsleiter</td></tr><tr><td>20.07.2026 09:18</td><td>Im ERP gebucht</td><td>Buchhaltung</td></tr><tr><td>20.07.2026 10:00</td><td>Für Zahlungslauf vorgemerkt</td><td>System</td></tr><tr><td>19.08.2026 06:00</td><td>Zahlung ausgeführt</td><td>System</td></tr><tr><td>19.08.2026 06:02</td><td>Vorgang archiviert</td><td>System</td></tr></tbody></table>

## Warum ist die Historie wichtig?

Sie beantwortet jederzeit Fragen wie:

- Wann ist die Rechnung eingegangen?
- Wer hat sie geprüft?
- Wer hat sie freigegeben?
- Gab es Rückfragen oder Ablehnungen?
- Wann wurde sie gebucht?
- Wann wurde sie bezahlt?
- Wo befindet sie sich aktuell im Prozess?

## Beispiel bei einer Rückfrage

Eine Rechnung liegt seit zwei Wochen unbearbeitet.

Die Historie zeigt:

- 01.07.2026 – Rechnung eingegangen
- 02.07.2026 – Sachliche Prüfung gestartet
- 03.07.2026 – Rückfrage an Lieferanten wegen falscher Menge
- 05.07.2026 – Antwort des Lieferanten erhalten
- 06.07.2026 – Korrigierte Rechnung eingegangen
- 07.07.2026 – Freigegeben

Dadurch ist sofort ersichtlich, warum sich die Bearbeitung verzögert hat.

## Welche Ereignisse werden typischerweise protokolliert?

- Rechnungseingang
- OCR-Erkennung und Datenextraktion
- Änderungen an Rechnungsdaten
- Zuordnung zu Bestellung oder Kostenstelle
- Sachliche Prüfung
- Rechnerische Prüfung
- Freigaben und Ablehnungen
- Kommentare und Rückfragen
- Weiterleitungen an andere Bearbeiter
- Buchung im ERP-System
- Zahlung
- Archivierung

## Nutzen der Historie

Eine vollständige Historie bietet:

- **Nachvollziehbarkeit:** Jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert.
- **Transparenz:** Der aktuelle Status der Rechnung ist jederzeit ersichtlich.
- **Revision und Audit:** Interne und externe Prüfer können den gesamten Ablauf nachvollziehen.
- **Fehleranalyse:** Verzögerungen oder Probleme lassen sich leichter identifizieren.
- **Rechtssicherheit:** Änderungen und Freigaben sind eindeutig einem Bearbeiter und einem Zeitpunkt zugeordnet.

### Kurz zusammengefasst

Die **Historie** ist das "Protokollbuch" einer Rechnung. Sie dokumentiert lückenlos, **wer**, **wann**, **was** mit der Rechnung gemacht hat und macht den gesamten Bearbeitungsprozess transparent und nachvollziehbar.