# Kommentar

Ein **Kommentar** ist eine Notiz, die einem digitalen Dokument hinzugefügt wird, um Informationen, Hinweise oder Entscheidungen festzuhalten, **ohne den eigentlichen Inhalt des Dokuments zu verändern**.

Im Gegensatz zu einer Bearbeitung der Rechnung bleibt das Originaldokument unverändert. Der Kommentar wird separat gespeichert und ist Teil des Bearbeitungsprozesses.

## Beispiel bei einer Rechnungsprüfung

Eine Rechnung über **2.350 €** wird zur sachlichen Prüfung an den Einkauf weitergeleitet.

Der Mitarbeiter stellt fest, dass zwei Positionen noch nicht geliefert wurden und hinterlegt folgenden Kommentar:

> **„Lieferung unvollständig. Es fehlen zwei Artikel. Freigabe erfolgt erst nach vollständiger Lieferung.“**

Die Rechnung selbst wird dabei **nicht geändert**. Der Kommentar informiert alle nachfolgenden Bearbeiter über den aktuellen Stand.

## Wofür werden Kommentare verwendet?

Kommentare dienen beispielsweise dazu:

- Rückfragen zu dokumentieren
- Entscheidungen zu begründen
- Hinweise für andere Bearbeiter zu hinterlassen
- den aktuellen Bearbeitungsstand festzuhalten
- Abweichungen oder Probleme zu beschreiben

## Weitere Beispiele

**Sachliche Prüfung**

> „Lieferung vollständig. Preise entsprechen dem Angebot.“

**Rückfrage**

> „Bitte Lieferschein nachreichen.“

**Freigabe**

> „Sachlich geprüft und zur Zahlung freigegeben.“

**Ablehnung**

> „Rechnung entspricht nicht der Bestellung. Bitte korrigieren.“

## Wer kann Kommentare sehen?

Das hängt vom eingesetzten DMS- oder ERP-System ab. Häufig können Kommentare von allen Personen eingesehen werden, die an der Bearbeitung der Rechnung beteiligt sind, beispielsweise:

- Fachabteilung
- Einkauf
- Buchhaltung
- Vorgesetzte
- Revision

## Unterschied zwischen Kommentar und Historie

<table id="bkmrk-kommentar-historie-w"><thead><tr><th>Kommentar</th><th>Historie</th></tr></thead><tbody><tr><td>Wird von einem Bearbeiter bewusst eingegeben.</td><td>Wird vom System automatisch erstellt.</td></tr><tr><td>Enthält Hinweise, Erklärungen oder Entscheidungen.</td><td>Dokumentiert den Ablauf und alle Aktionen.</td></tr><tr><td>Kann frei formuliert werden.</td><td>Enthält Zeitstempel, Aktionen und Bearbeiter.</td></tr></tbody></table>

Beispiel:

**Historie**

> 20.07.2026 09:12 – Sachliche Prüfung abgeschlossen – Max Mustermann

**Kommentar**

> „Preisabweichung wurde mit dem Lieferanten abgestimmt. Rechnung kann freigegeben werden.“

### Kurz zusammengefasst

Ein **Kommentar** ergänzt ein digitales Dokument um zusätzliche Informationen, ohne dessen Inhalt zu verändern. Er unterstützt die Zusammenarbeit, dokumentiert Entscheidungen und erleichtert die Nachvollziehbarkeit während des gesamten Bearbeitungsprozesses.