(PDF-)Beleg
Ein PDF-Beleg ist ein Beleg, der in digitaler Form als PDF-Datei vorliegt. Inhaltlich unterscheidet er sich nicht von einem Papierbeleg – lediglich die Form ist elektronisch.
Ein PDF-Beleg kann beispielsweise eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Gutschrift oder ein Kassenbeleg sein.
Beispiel
Ein Lieferant schickt folgende E-Mail:
Betreff: Rechnung 2026-154
Im Anhang befindet sich die Datei:
Rechnung_2026-154.pdf
Diese PDF-Datei ist der PDF-Beleg.
Der weitere Ablauf könnte so aussehen:
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Die PDF-Datei wird automatisch aus der E-Mail übernommen.
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Das DMS archiviert den Beleg.
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Eine OCR-Erkennung liest Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag aus.
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Der PDF-Beleg wird zur sachlichen Prüfung weitergeleitet.
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Nach Freigabe wird die Rechnung im ERP-System gebucht.
Während des gesamten Prozesses bleibt die PDF-Datei unverändert.
Welche Informationen enthält ein PDF-Beleg?
Ein PDF-Beleg enthält dieselben Informationen wie ein Papierbeleg, zum Beispiel:
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Lieferant
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Rechnungsnummer
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Rechnungsdatum
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Artikel oder Leistungen
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Mengen
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Preise
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Umsatzsteuer
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Gesamtbetrag
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Zahlungsziel
PDF-Beleg im DMS
Im Dokumentenmanagementsystem ist der PDF-Beleg das Originaldokument.
Mit diesem Dokument werden zusätzliche Informationen verknüpft, zum Beispiel:
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Workflow-Status (z. B. „Sachliche Prüfung“)
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Kommentare
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Historie
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Freigaben
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Buchungsinformationen
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Schlagwörter (z. B. Lieferant oder Kostenstelle)
Diese Informationen werden nicht in die PDF-Datei geschrieben, sondern in der Datenbank des DMS gespeichert.
Vorteile eines PDF-Belegs
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Kein Papierarchiv erforderlich.
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Schnelles Auffinden über Suchfunktionen.
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Elektronische Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter.
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Automatische Datenerkennung durch OCR.
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Revisionssichere Archivierung möglich.
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Direkte Verknüpfung mit ERP- und Workflow-Systemen.
Unterschied zwischen PDF-Beleg und Beleg
| Beleg | PDF-Beleg |
|---|---|
| Oberbegriff für den Nachweis eines Geschäftsvorgangs | Ein Beleg im PDF-Format |
| Kann Papier oder digital sein | Immer eine PDF-Datei |
| Kann Rechnung, Lieferschein oder Quittung sein | Enthält dieselben Informationen, aber in elektronischer Form |
Kurz zusammengefasst
Ein PDF-Beleg ist ein digitaler Beleg im PDF-Format. Er dient als elektronisches Originaldokument eines Geschäftsvorgangs und bildet in einem DMS oder ERP-System die Grundlage für weitere Schritte wie OCR-Erkennung, Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung.