# (PDF-)Beleg

Ein **PDF-Beleg** ist ein Beleg, der in digitaler Form als **PDF-Datei** vorliegt. Inhaltlich unterscheidet er sich nicht von einem Papierbeleg – lediglich die Form ist elektronisch.

Ein PDF-Beleg kann beispielsweise eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Gutschrift oder ein Kassenbeleg sein.

## Beispiel

Ein Lieferant schickt folgende E-Mail:

> Betreff: Rechnung 2026-154

Im Anhang befindet sich die Datei:

```text
Rechnung_2026-154.pdf

```

Diese PDF-Datei ist der **PDF-Beleg**.

Der weitere Ablauf könnte so aussehen:

1. Die PDF-Datei wird automatisch aus der E-Mail übernommen.
2. Das DMS archiviert den Beleg.
3. Eine OCR-Erkennung liest Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag aus.
4. Der PDF-Beleg wird zur sachlichen Prüfung weitergeleitet.
5. Nach Freigabe wird die Rechnung im ERP-System gebucht.

Während des gesamten Prozesses bleibt die PDF-Datei unverändert.

## Welche Informationen enthält ein PDF-Beleg?

Ein PDF-Beleg enthält dieselben Informationen wie ein Papierbeleg, zum Beispiel:

- Lieferant
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Artikel oder Leistungen
- Mengen
- Preise
- Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag
- Zahlungsziel

## PDF-Beleg im DMS

Im Dokumentenmanagementsystem ist der PDF-Beleg das **Originaldokument**.

Mit diesem Dokument werden zusätzliche Informationen verknüpft, zum Beispiel:

- Workflow-Status (z. B. „Sachliche Prüfung“)
- Kommentare
- Historie
- Freigaben
- Buchungsinformationen
- Schlagwörter (z. B. Lieferant oder Kostenstelle)

Diese Informationen werden **nicht in die PDF-Datei geschrieben**, sondern in der Datenbank des DMS gespeichert.

## Vorteile eines PDF-Belegs

- Kein Papierarchiv erforderlich.
- Schnelles Auffinden über Suchfunktionen.
- Elektronische Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter.
- Automatische Datenerkennung durch OCR.
- Revisionssichere Archivierung möglich.
- Direkte Verknüpfung mit ERP- und Workflow-Systemen.

## Unterschied zwischen PDF-Beleg und Beleg

<table id="bkmrk-beleg-pdf-beleg-ober"><thead><tr><th>Beleg</th><th>PDF-Beleg</th></tr></thead><tbody><tr><td>Oberbegriff für den Nachweis eines Geschäftsvorgangs</td><td>Ein Beleg im PDF-Format</td></tr><tr><td>Kann Papier oder digital sein</td><td>Immer eine PDF-Datei</td></tr><tr><td>Kann Rechnung, Lieferschein oder Quittung sein</td><td>Enthält dieselben Informationen, aber in elektronischer Form</td></tr></tbody></table>

### Kurz zusammengefasst

Ein **PDF-Beleg** ist ein digitaler Beleg im PDF-Format. Er dient als elektronisches Originaldokument eines Geschäftsvorgangs und bildet in einem DMS oder ERP-System die Grundlage für weitere Schritte wie OCR-Erkennung, Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung.