(PDF-)Beleg

Ein PDF-Beleg ist ein Beleg, der in digitaler Form als PDF-Datei vorliegt. Inhaltlich unterscheidet er sich nicht von einem Papierbeleg – lediglich die Form ist elektronisch.
Ein PDF-Beleg kann beispielsweise eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Gutschrift oder ein Kassenbeleg sein.
Beispiel
Ein Lieferant schickt folgende E-Mail:
Betreff: Rechnung 2026-154
Im Anhang befindet sich die Datei:
Rechnung_2026-154.pdf
Diese PDF-Datei ist der PDF-Beleg.
Der weitere Ablauf könnte so aussehen:
Die PDF-Datei wird automatisch aus der E-Mail übernommen.
Das DMS archiviert den Beleg.
Eine OCR-Erkennung liest Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag aus.
Der PDF-Beleg wird zur sachlichen Prüfung weitergeleitet.
Nach Freigabe wird die Rechnung im ERP-System gebucht.
Während des gesamten Prozesses bleibt die PDF-Datei unverändert.
Welche Informationen enthält ein PDF-Beleg?
Ein PDF-Beleg enthält dieselben Informationen wie ein Papierbeleg, zum Beispiel:
Lieferant
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Artikel oder Leistungen
Mengen
Preise
Umsatzsteuer
Gesamtbetrag
Zahlungsziel
PDF-Beleg im DMS
Im Dokumentenmanagementsystem ist der PDF-Beleg das Originaldokument.
Mit diesem Dokument werden zusätzliche Informationen verknüpft, zum Beispiel:
Workflow-Status (z. B. „Sachliche Prüfung“)
Kommentare
Historie
Freigaben
Buchungsinformationen
Schlagwörter (z. B. Lieferant oder Kostenstelle)
Diese Informationen werden nicht in die PDF-Datei geschrieben, sondern in der Datenbank des DMS gespeichert.
Vorteile eines PDF-Belegs
Kein Papierarchiv erforderlich.
Schnelles Auffinden über Suchfunktionen.
Elektronische Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter.
Automatische Datenerkennung durch OCR.
Revisionssichere Archivierung möglich.
Direkte Verknüpfung mit ERP- und Workflow-Systemen.
Unterschied zwischen PDF-Beleg und Beleg
Beleg
PDF-Beleg
Oberbegriff für den Nachweis eines Geschäftsvorgangs
Ein Beleg im PDF-Format
Kann Papier oder digital sein
Immer eine PDF-Datei
Kann Rechnung, Lieferschein oder Quittung sein
Enthält dieselben Informationen, aber in elektronischer Form
Kurz zusammengefasst
Ein PDF-Beleg ist ein digitaler Beleg im PDF-Format. Er dient als elektronisches Originaldokument eines Geschäftsvorgangs und bildet in einem DMS oder ERP-System die Grundlage für weitere Schritte wie OCR-Erkennung, Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung.