# (Rechnungs-)Freigabe

Die **Rechnungsfreigabe** ist der Teil des Rechnungsprozesses, in dem bestätigt wird, dass eine Rechnung **inhaltlich und finanziell korrekt** ist und bezahlt werden darf. Sie dient als Kontrolle, bevor Geld das Unternehmen verlässt.

## Beispiel aus dem Alltag

Ein Mitarbeiter bestellt 20 Bürostühle.

Einige Tage später trifft die Rechnung über **4.800 €** ein.

Bevor die Buchhaltung die Rechnung bezahlt, muss geprüft werden:

- Sind tatsächlich 20 Bürostühle geliefert worden?
- Entspricht der Preis dem Angebot?
- Wurde der richtige Rabatt berücksichtigt?
- Gehört die Rechnung überhaupt zu unserer Bestellung?
- Darf diese Ausgabe aus dem vorgesehenen Budget bezahlt werden?

Erst wenn diese Fragen mit **Ja** beantwortet sind, wird die Rechnung freigegeben.

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## Typischer Ablauf einer Rechnungsfreigabe

### 1. Rechnung geht ein

Die Rechnung wird per E-Mail oder Post empfangen und im DMS oder ERP-System erfasst.

↓

### 2. Sachliche Prüfung

Der Fachbereich prüft:

- Lieferung vollständig?
- Leistung erbracht?
- Preise korrekt?
- Mengen korrekt?

**Beispiel:**

> „Ja, alle 20 Bürostühle wurden geliefert und entsprechen der Bestellung.“

↓

### 3. Freigabe

Die verantwortliche Person bestätigt:

> „Diese Rechnung ist korrekt und darf bezahlt werden.“

Je nach Unternehmen erfolgt die Freigabe durch:

- Sachbearbeiter
- Abteilungsleiter
- Projektleiter
- Geschäftsführung

Oft gibt es Freigabegrenzen.

Zum Beispiel:

<div class="TyagGW_tableContainer" id="bkmrk-betrag-freigabeberec"><div class="group TyagGW_tableWrapper flex flex-col-reverse w-fit" tabindex="-1"><table class="w-fit min-w-(--thread-content-width)" data-end="1608" data-start="1440"><thead data-end="1471" data-start="1440"><tr data-end="1471" data-start="1440"><th class="last:pe-10" data-col-size="sm" data-end="1449" data-start="1440">Betrag</th><th class="last:pe-10" data-col-size="sm" data-end="1471" data-start="1449">Freigabeberechtigt</th></tr></thead><tbody data-end="1608" data-start="1505"><tr data-end="1537" data-start="1505"><td data-col-size="sm" data-end="1519" data-start="1505">bis 1.000 €</td><td data-col-size="sm" data-end="1537" data-start="1519">Sachbearbeiter</td></tr><tr data-end="1572" data-start="1538"><td data-col-size="sm" data-end="1552" data-start="1538">bis 5.000 €</td><td data-col-size="sm" data-end="1572" data-start="1552">Abteilungsleiter</td></tr><tr data-end="1608" data-start="1573"><td data-col-size="sm" data-end="1588" data-start="1573">über 5.000 €</td><td data-col-size="sm" data-end="1608" data-start="1588">Geschäftsführung</td></tr></tbody></table>

</div></div>↓

### 4. Buchhaltung

Nach der Freigabe prüft die Buchhaltung noch formale Aspekte:

- Umsatzsteuer korrekt?
- Lieferant vorhanden?
- Buchungskonto richtig?
- Zahlungsziel korrekt?

↓

### 5. Zahlung

Erst jetzt wird die Rechnung zum Zahlungslauf freigegeben.

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## Warum ist die Rechnungsfreigabe wichtig?

Sie schützt das Unternehmen vor:

- unbeabsichtigten Doppelzahlungen,
- falschen Rechnungsbeträgen,
- Rechnungen für nicht erbrachte Leistungen,
- Betrugsversuchen,
- unberechtigten Ausgaben.

Außerdem stellt sie sicher, dass jede Zahlung nachvollziehbar ist und den internen Richtlinien sowie gesetzlichen Anforderungen entspricht.

## Beispiel

Ein Lieferant schickt eine Rechnung über **1.250 €** für zehn Monitore.

Der IT-Leiter prüft:

- ✔ Zehn Monitore bestellt.
- ✔ Zehn Monitore geliefert.
- ✔ Preis entspricht dem Angebot.
- ✔ Geräte funktionieren.

Er klickt im ERP-System auf **„Freigeben“** und ergänzt den Kommentar:

> „Lieferung vollständig und geprüft. Zahlung freigegeben.“

Anschließend übernimmt die Buchhaltung die Rechnung in den nächsten Zahlungslauf.

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**Kurz zusammengefasst:**

Die **Rechnungsprüfung** beantwortet die Frage: *„Ist die Rechnung korrekt?“*

Die **Rechnungsfreigabe** beantwortet die Frage: *„Darf diese Rechnung bezahlt werden?“*

Erst wenn beide Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, wird die Rechnung gebucht und bezahlt.