Workflow
Ein Workflow beschreibt einen festgelegten Ablauf von Arbeitsschritten, die in einer definierten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er legt fest:
- Was getan wird.
- Wer etwas tut.
- Wann etwas passiert.
- Unter welchen Bedingungen der nächste Schritt erfolgt.
Ein Workflow kann vollständig manuell, teilweise automatisiert oder vollständig automatisiert sein.
Beispiel aus dem Rechnungswesen
Ein Rechnungseingang könnte so aussehen:
- Rechnung trifft per E-Mail oder Post ein.
- Rechnung wird digital archiviert.
- Prüfung der sachlichen Richtigkeit durch die Fachabteilung.
- Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen.
- Buchung im ERP-System.
- Zahlung zum Fälligkeitstermin.
- Archivierung.
Automatisierter Workflow
Ein Workflow muss nicht von Menschen gesteuert werden.
Beispiel:
- Eine E-Mail mit dem Betreff "Rechnung" geht ein.
- Das Dokument wird automatisch als PDF gespeichert.
- Eine KI liest Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag aus.
- Das Dokument wird an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
- Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch im ERP-System verbucht.
Hier übernimmt Software einen Großteil der Arbeit.
Bestandteile eines Workflows
Ein Workflow besteht typischerweise aus:
- Auslöser (Trigger) – Was startet den Ablauf?
- Aktionen – Welche Schritte werden ausgeführt?
- Entscheidungen – Wenn-Dann-Verzweigungen.
- Verantwortlichkeiten – Wer oder welches System führt einen Schritt aus?
- Ende – Wann gilt der Prozess als abgeschlossen?
Workflow vs. Prozess
Die Begriffe werden oft gleich verwendet, unterscheiden sich aber leicht:
- Geschäftsprozess: Beschreibt den gesamten organisatorischen Ablauf mit Zielen, Verantwortlichkeiten und Regeln.
- Workflow: Beschreibt die konkrete Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte innerhalb dieses Prozesses.
Beispiel:
- Geschäftsprozess: "Einkauf von Waren"
- Workflow: "Bedarf melden → Angebot einholen → Bestellung auslösen → Wareneingang prüfen → Rechnung freigeben → Zahlung"
Warum Workflows wichtig sind
Gut definierte Workflows sorgen für:
- einheitliche Abläufe,
- weniger Fehler,
- kürzere Bearbeitungszeiten,
- klare Zuständigkeiten,
- bessere Nachvollziehbarkeit,
- einfachere Automatisierung durch Systeme wie ERP-, Workflow- oder KI-Plattformen.
Gerade im IT-Umfeld werden Workflows häufig mit Werkzeugen wie n8n, Power Automate, Camunda, Node-RED oder Make automatisiert, sodass wiederkehrende Aufgaben ohne manuelle Eingriffe ablaufen.