Workflow

Ein Workflow beschreibt einen festgelegten Ablauf von Arbeitsschritten, die in einer definierten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er legt fest: 

 

 Was getan wird. 

 Wer etwas tut. 

 Wann etwas passiert. 

 Unter welchen Bedingungen der nächste Schritt erfolgt. 

 

 Ein Workflow kann vollständig manuell, teilweise automatisiert oder vollständig automatisiert sein. 

 Beispiel aus dem Rechnungswesen 

 Ein Rechnungseingang könnte so aussehen: 

 

 Rechnung trifft per E-Mail oder Post ein. 

 Rechnung wird digital archiviert. 

 Prüfung der sachlichen Richtigkeit durch die Fachabteilung. 

 Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen. 

 Buchung im ERP-System. 

 Zahlung zum Fälligkeitstermin. 

 Archivierung. 

 

 Automatisierter Workflow 

 Ein Workflow muss nicht von Menschen gesteuert werden. 

 Beispiel: 

 

 Eine E-Mail mit dem Betreff "Rechnung" geht ein. 

 Das Dokument wird automatisch als PDF gespeichert. 

 Eine KI liest Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag aus. 

 Das Dokument wird an die zuständige Abteilung weitergeleitet. 

 Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch im ERP-System verbucht. 

 

 Hier übernimmt Software einen Großteil der Arbeit. 

 Bestandteile eines Workflows 

 Ein Workflow besteht typischerweise aus: 

 

 Auslöser (Trigger) – Was startet den Ablauf? 

 Aktionen – Welche Schritte werden ausgeführt? 

 Entscheidungen – Wenn-Dann-Verzweigungen. 

 Verantwortlichkeiten – Wer oder welches System führt einen Schritt aus? 

 Ende – Wann gilt der Prozess als abgeschlossen? 

 

 Workflow vs. Prozess 

 Die Begriffe werden oft gleich verwendet, unterscheiden sich aber leicht: 

 

 Geschäftsprozess: Beschreibt den gesamten organisatorischen Ablauf mit Zielen, Verantwortlichkeiten und Regeln. 

 Workflow: Beschreibt die konkrete Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte innerhalb dieses Prozesses. 

 

 Beispiel: 

 

 Geschäftsprozess: "Einkauf von Waren" 

 Workflow: "Bedarf melden → Angebot einholen → Bestellung auslösen → Wareneingang prüfen → Rechnung freigeben → Zahlung" 

 

 Warum Workflows wichtig sind 

 Gut definierte Workflows sorgen für: 

 

 einheitliche Abläufe, 

 weniger Fehler, 

 kürzere Bearbeitungszeiten, 

 klare Zuständigkeiten, 

 bessere Nachvollziehbarkeit, 

 einfachere Automatisierung durch Systeme wie ERP-, Workflow- oder KI-Plattformen. 

 

 Gerade im IT-Umfeld werden Workflows häufig mit Werkzeugen wie n8n , Power Automate , Camunda , Node-RED oder Make automatisiert, sodass wiederkehrende Aufgaben ohne manuelle Eingriffe ablaufen.