4 Anhang 4.1 Erstellung einer Vorlage (Beispiel Rechnungsanlagen) Um die Ablage effizient durchführen zu können, sollte eine Vorlage für die Archivierung der Anlagen erstellt werden. Das ist eine userbezogene Einstellung. Nach der Anmeldung das Widget „Ablage“ auswählen:   Die Kategorie „Rechnungsanlagen“ auswählen (1), im Reiter Allgemein (2) den Status auf Freigabe (3) setzten. Danach die Vorlage speichern und einen Namen vergeben (4).   4.2 s.dok-Berechtigungen Die s.dok-Berechtigungen werden über das Active-Directory gesteuert, über die Zuweisung des Users in eine oder mehrere Gruppen. Die s.dok-relevanten Active-Directory Gruppen wurden gleichnamigen s.dok-Gruppen zugeordnet. Der Gruppen im s.dok sind Berechtigungsprofile (1..n) zugewiesen. Ein User kann einer oder vielen s.dok-Gruppen zugeordnet werden, die unten beschriebenen Berechtigungsprofile/entsprechend die Gruppenzuordnungen sind additiv aufgebaut (das ist die übersichtlichste Variante). Die detaillierte Auflistung der einzelnen Dokumentenarten / Klassen zu den Berechtigungsprofilen und damit den Gruppen wird im s.dok vorgenommen und kann dort eingesehen werden (siehe unten Kapitel s.dok-Berechtigungsprofile). In Bezug auf die Namen der Gruppen werden folgende Kürzel verwendet: R = Recheche HA = Handel BT = Bautechnik IS = Interne Services WR = Warenrechnungen   4.2.1 Handel R-HA-Standard Recherche aller dem Handel zugeordneten Dokumentenarten Incl. der Warenrechnungen Attribut Quelle = Handel Berechtigungsprofile B-Handel B-Handel-RE WR-HA-WaWi Workflowgruppe-Handel-Warenrechnungsworkflow (Warenwirtschaft), die zugeordneten User sehen zusätzlich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) Zentrale Gruppe für die Warenrechnungsbearbeitung, hier beginnt die digitale Rechnungsverarbeitung für Warenrechnungen   WR-HA-WaWi-Versendet Workflowgruppe-Handel-Warenrechnungsworkflow (Warenwirtschaft), die zugeordneten User sehen zusätzlich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben)   Dieser Gruppe sollten alle User der WR-HA-WaWi – Gruppe zugeordnet sein Wenn die Dokumente an Fachbereich versendet werden, wird in dieser Gruppe ein informativer Eintrag erstellt, dient der Übersicht der versendeten Workflowjobs / Dokumente   WR-HA-Baumarkt Workflowgruppe-Handel-Warenrechnungsworkflow (Fachbereich  Baumarkt ), die zugeordneten User sehen zusätzlich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich, die für das Beantworten der Rückfragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind WR-HA-Baustoffe Workflowgruppe-Handel-Warenrechnungsworkflow (Fachbereich  Baustoffe ), die zugeordneten User sehen zusätzlich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich, die für das Beantworten der Rückfragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind WR-HA-Bautechnik Workflowgruppe-Handel-Warenrechnungsworkflow (Fachbereich  Bautechnik ), die zugeordneten User sehen zusätzlich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich, die für das Beantworten der Rückfragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind WR-HA-Holz Workflowgruppe-Handel-Warenrechnungsworkflow (Fachbereich  Holz ), die zugeordneten User sehen zusätzlich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich, die für das Beantworten der Rückfragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind   4.2.2 Bautechnik / Bautechnik-NU R-BT-Standard Recherche der relevanten Dokumentenarten, die der Bautechnik zugeordnet sind Incl. der Warenrechnungen Attribut Quelle = Bautechnik und Bautechnik-NU Berechtigungsprofile B-BT-Standard B-BT-REANL R-BT-03-01-03-D&F Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-03-01-03-D&F R-BT-03-02-03-TB Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-03-02-03-TB R-BT-03-03-01-TOG Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-03-03-01-TOG R-BT-03-03-03-FME Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-03-03-03-FME R-BT-03-05-Statistik Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-03-05-Statistik R-BT-07-KFZ Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-07-KFZ R-BT-08-Arbeitskleidung Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-BT-08-Arbeitskleidung   4.2.3 Interne Services R-IS-Standard Recherche der relevanten Dokumentenarten, die dem Bereich Interne-Services zugeordnet sind, primär die Kostenrechnungen, der Kred.-Schriftwechsel und die Kred.-Mahnungen Attribut Quelle = Interne-Services Berechtigungsprofile B-IS-Standard R-IS-Controlling Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) Berechtigungsprofil B-IS-Controlling   4.2.4 s .dok-Berechtigungsprofile Die Berechtigungsprofile können auf dem DMS-Server aufgerufen werden. Anmeldung in der s.dok Administration ( SDOK-APP ): Für die Anmeldung muss sich der administrative Benutzer in der Active-Directory-Gruppe „ R-Administration“ befinden. Aufruf der Berechtigungsprofile: Anschließend kann das entsprechende Berechtigungsprofil ausgewählt werden und die zugeordneten Dokumentenarten eingesehen werden:   Register Aufgabenliste Einrichtung Information   Für die Richtigkeit Die Ausführungen dieses Protokolls geben Verlauf und Ergebnis der Besprechung korrekt wieder. Sofern nicht anders notiert, gelten festgehaltene Beschlüsse und Ergebnisse als einvernehmlich verabschiedet und werden insofern als bindend anerkannt. Die Teilnehmer verpflichten sich, Aufgaben termingerecht zu erfüllen.   Wird seitens der Protokollempfänger nicht innerhalb von 14 Tagen widersprochen, gilt dieses Protokoll als verbindlich.