ZUGFeRD

Stand: November 2024

Dieses Dokument hat ausschließlich allgemeinorientierten Bezug auf Standardfunktionalitäten der
gegenständlichen Software. Die dargestellten Informationen begründen keine ausdrücklichen, impliziten
oder gesetzlich angeordneten Garantien oder Zusicherungen.

1. Einleitung

1.1 Allgemeines

ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und
der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen:

  1. visuelle Darstellung der Rechnung für „den Menschen“ > PDF /A-3 - Format
  2. maschinenlesbare strukturierten Daten > XML – Format

Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beige-
fügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturier-
ten Daten im XML-Format.
>> Für xRechnungen besteht weiterhin die Möglichkeit der ausschließlichen ein XML-Datei Erstellung

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbei-
ten, wird entsprechende Software benötigt.

Der bestehende E-Mail Versand von Verkaufsrechnungen und Gutschriften in gevis ERP | BC wird um
das Ausgabeformat ZUGFeRD erweitert.
Zudem besteht die Möglichkeit der Dateiablage von ZUGFeRD Rechnungen um diese im Anschluss in
einem gewünschten Portal des Endkunden hochladen zu können.
Dabei wird weitestgehend die bestehende Infrastruktur und die verfügbaren Bordmittel verwendet.
Für die technische Umwandlung der zur Verfügung stehen Daten/Dateien wird ein externer Cloud-Ser-
vice verwendet.

Grundlagen & Einrichtungen

1.2 Grundlage Software

Um ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen zu können, ist die Implementierung der gevis | PLUS –Mehrwertlösung „ZUGFeRD“ notwendig.

Hierfür die ist ein Programmstand von mindestens BC20 (G20) notwendig.

2. Grundsätzliche Einrichtung (GWS)

Die Grundsätzliche Einrichtungen für die ZUGFeRD-Abarbeitung erfolgen zentral mit der Implementie-
rung der ZUGFeRD Lösung durch uns als GWS über die Entwicklung und dem Consulting.
Die hier unter 3. Beschriebene Einrichtung ist für Sie informativ zu betrachten!

 

2.1 GWS: EDI Einrichtung DÜ-Prozess


Verwaltung
„EDI Einrichtung DÜ Prozess“

Über den DÜ-Prozess werden die grundlegenden ZUGFeRD Einrichtungen sowie die Zuordnung zum
Document Code (dem Mapping) vorgenommen.

Das Mapping zum Aufbau der ZUGFeRD / xRechnung – konformen XML Datei befindet sich innerhalb
des XML Document Codes „ZUGFERDXRECHNUNG“

EDI Einrichtung DÜ Prozess.png
Abbildung 3: EDI Einrichtung DÜ Prozess

Einrichtungskarte:
EDI-Einrichtungskarte-Allgemein.png
Abbildung 4: DÜ-Prozess Einrichtungskarte - Allgemein

  1. XML-Dokument Code Hier hinter verbirgt sich das Mapping zur Erstellung der XML-Datei
  2. Allg. Parameter 1&2 Diese sind notwendig für die passende Profil-Zuordnung

DÜ-Prozess Einrichtungskarte - Übergabe.png
Abbildung 5: DÜ-Prozess Einrichtungskarte - Übergabe

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2.2 GWS: Online Portal Einrichtung


Verwaltung
„Online-Portal Einrichtung“

Online Portal Einrichtung.png
Abbildung 1: Online Portal Einrichtung

2.3 GWS: Web-Services

Innerhalb der Online Portal Einrichtung wird der Web-Service zur Ansteuerung des Azure Dienstes zur Umwandlung der XML-Datei angelegt

(1) Interner Name des Web-Service: ZUGFeRD
(2) HTTP-Methode: POST
(3) URL: Hier ist zwischen der Einrichtung der Test & Echt-DB zu unterscheiden:

Test DB:
https://gws-api-services-dev.azure-api.net/Gws-ZUGFeRD-Service-Dev/CreateZUGFeRD

Echt-DB:
https://gws-api-services.azure-api.net/ZUGFeRD/API/CreateZUGFeRD

Online Portal Webservice.png
Abbildung 2: Online Portal - Web Service - ZUGFeRD

Achtung:
> Schreibweise ist zwingend zu beachten:
      -Interner Name des Web-Service: ZUGFeRD
      -Name des Web-Service: ZUGFeRD


Vorheriges
2.2 GWS: Online Portal Einrichtung

3. Einrichtung (Allgemein)

Hier sind Sie als Kunde nun in Bezug auf eine komplette Einrichtung gefordert:
Damit die XML-Datei alle vom Empfänger notwendigen Daten bereitstellen kann, müssen die folgenden Bereiche gefüllt sein:

3.4 DEBITOR – Leitweg ID Besonderheit NUR bei dem Profil „xRechnung“

Die Füllung der Leitweg ID innerhalb der XML-Datei erfolgt lt. folgender Prüfung:

I. Rech. An Adresse
II. Debitor / Stammdatenreferenzverfahren
III. Externe Belegnummer lt. Beleg (falls keine Hinterlegung unter I. &II. vorhanden ist)

3.4.1. Füllung der Leitweg ID je Debitor:

Pfad: Debitor / Zugehörig / Debitor / ext. Stammdatenreferenzen

Eintrag Leitweg ID bei bis zu 20 Zeichen
Leitweg bis 20.png

Eintrag Leitweg ID bei mehr als 20 Zeichen
Leitweg mehr als 20.png

3.1 Firmendaten


Die Einrichtung bezieht sich auf EINEN Warenwirtschaftsmandanten!

Achtung bei Intercompany: 
Die Firmendaten werden immer aus dem Warenwirtschaftsmandanten gezogen. Wenn hier eine Ziehung aus dem jeweiligen Fibu-Mandanten erfolgen soll, so ist ein erweitertes Angebot zur Anpassung notwendig

3.2 Debitor Belegausgabematrix


Pfad: Debitor / Zugehörig / Debitor / Zuordnungen / Belegausgabematrix

Eintrag der gewünschten Einstellungen lt. Anforderung des Endkunden innerhalb der Debitorenkarte.
Der Endkunde gibt die folgenden Informationen mit:

3.2.1 Rechnungsversand ausschließlich per Mail

Für die künftige Versendung Ihrer Rechnungen als PDF-Dokument (incl. XML-Datei) oder nur als XML-Datei ist die folgende Einrichtung ausschlaggebend:

Mapping-Einrichtung.png
Abbildung 6: Mapping-Einrichtung innerhalb der DÜ-Prozess Einrichtung

  1. Art / Code / Beschreibung 
    Einträge wie bereits bekannt / hinterlegt / gewünscht
  2. Mail
    Aktivierung dieses Feldes für das Mailing von Rechnungen
  3. ZUGFeRD
    Auswahl des ZUGFeRD-Profiles- wie vom Endkunden genannt

3.2.2 Rechnungsversand per Mail mit zusätzlicher Dateiablage

Sofern Sie die ZUGFeRD-Datei (PDF+XML oder nur XML) zu einer Versendung ebenfalls auf Ihrem System abgelegt werden soll, berücksichtigen Sie bitte die zusätzlichen Spalten & Einrichtungen: 
(zwecks Kontrolle - Nachverfolgung)

Eine Berücksichtigung der Eintrags-Reihenfolge innerhalb der Belegausgabematrix ist hier wichtig!
>>> (siehe Screenshot) <<<

Belegausgabematrix.png
Abbildung 7: Belegausgabematrix

  1. Art / Code / Beschreibung
    Einträge wie bereits bekannt / hinterlegt / gewünscht
  2. Drucken / Faxen / Mail
    Aktivierung der Felder wie gewünscht
  3. ZUGFeRD
    Auswahl des ZUGFeRD-Profils- wie vom Endkunden genannt
  4. Speicher-VZ lt. EDI-Prozess
    Ziehung des angelegten EDI-Prozesses „ZUGFeRD“
  5. Eff. Speicherverzeichnis
    Automatisierte Füllung des Speicherverzeichnisses lt. hinterlegten EDI-Prozess: „ZUGFeRD“
  6. Speichern
    Aktivierung dieses Feldes für eine gewünschte Dateiablage zur Speicherung
  7. ZUGFeRD Export Pfad
    Automatisierte Füllung des Export Pfades lt. Eff. Speicherverzeichnisses
    - incl. Debitoren-Nr.
    - incl. Debitoren-Ordner-Anlage
    (Bsp für den Debitoren 80510: \\G2345\transfer$\dta\ZUGFeRD\80510\)

3.2.3 Aktuelle ZUGFeRD Profile:


Ausgabematrix Profilauswahl.png
Abbildung 8: Belegausgabematrix - ZUGFeRD Profil-Auswahl

3.3 DEBITOR - EDI Teilnehmerprozess

Pfad: Debitor / Zugehörig / Debitor / Zuordnungen / EDI Teilnehmer Prozesse

Eintrag einer Teilnehmer Prozesszuordnung für jeden Debitoren

EDI Teilnehmer Prozesszuordnung.png
Abbildung 9: EDI Teilnehmer Zuordnung