4. Dateien und PDF

4.1 Auf Netzlaufwerk speichern
Gemeinsame Dateien gehören in den vorgesehenen zentralen Ordner. 
 Schritt für Schritt 
 
 Wähle Speichern unter . 
 Wähle Netzlaufwerk und richtigen Ordner. 
 Vergib einen verständlichen Dateinamen. 
 Speichere. 
 Kontrolliere den Speicherort. 
 
 Ergebnis 
 Die Datei liegt im vorgesehenen gemeinsamen Bereich. 
 Wenn es nicht funktioniert 
 Bei fehlendem Laufwerk oder Zugriff verweigert die IT bzw. zuständige Stelle kontaktieren.

4.2 PDF aus Word oder Excel
Office-Dokumente können direkt als PDF ausgegeben werden. 
 Schritt für Schritt 
 
 Öffne das fertige Dokument. 
 Wähle Datei → Speichern unter oder Exportieren . 
 Wähle PDF . 
 Speichere am richtigen Ort. 
 Öffne die PDF zur Kontrolle. 
 
 Ergebnis 
 Eine kontrollierte PDF-Version liegt vor. 
 Wenn es nicht funktioniert 
 Bei falscher Darstellung Druckbereich, Seitenformat und Seitenumbrüche prüfen.

4.3 Datei versehentlich gelöscht
Bei gelöschten Dateien sind Speicherort und Zeitpunkt wichtig. 
 Schritt für Schritt 
 
 Bei lokalen Dateien den Papierkorb prüfen. 
 Bei zentralen Dateien ursprünglichen Pfad notieren. 
 Dateinamen notieren. 
 Ungefähren letzten bekannten Zeitpunkt notieren. 
 Diese Angaben der IT melden. 
 
 Ergebnis 
 Eine Wiederherstellung kann geprüft werden. 
 Wenn es nicht funktioniert 
 Nicht wahllos Ersatzdateien mit demselben Namen anlegen. 
 Wichtig 
 Wiederherstellung ist nicht in jedem Fall garantiert.

4.4 Datei gesperrt
Gemeinsame Dateien können während der Bearbeitung gesperrt sein. 
 Schritt für Schritt 
 
 Meldung vollständig lesen. 
 Prüfen, ob ein Bearbeiter genannt wird. 
 Gegebenenfalls diese Person fragen. 
 Keine konkurrierenden Kopien erzeugen. 
 
 Ergebnis 
 Es bleibt klar, welche Version gültig ist. 
 Wenn es nicht funktioniert 
 Bleibt die Sperre ohne aktiven Bearbeiter bestehen, Dateiname und Pfad an IT melden.