IT-Anleitungen – Schritt für Schritt
Konkrete Anleitungen für häufige Aufgaben im digitalen Arbeitsalltag.

1. Windows und Arbeitsplatz

1.1 Bildschirm sperren
Sperre den Arbeitsplatz, wenn du ihn verlässt.
Schritt für Schritt
Drücke Windows-Taste + L.
Prüfe, dass der Sperrbildschirm erscheint.
Ergebnis
Der PC bleibt eingeschaltet, verlangt aber wieder deine Anmeldung.
Wenn es nicht funktioniert
Alternativ über Startmenü → Benutzerbild → Sperren.
Wichtig
Sperren beendet deine geöffneten Programme nicht.

1.2 Computer richtig neu starten
Ein echter Neustart lädt Windows und viele Dienste neu.
Schritt für Schritt
Speichere offene Dokumente.
Wähle Start → Ein/Aus → Neu starten.
Warte bis Windows vollständig gestartet ist.
Melde dich an und teste erneut.
Ergebnis
Windows wurde vollständig neu geladen.
Wenn es nicht funktioniert
Bleibt der Fehler bestehen, notiere Meldung und Zeitpunkt und kontaktiere die IT.
Wichtig
Neu starten ist technisch nicht immer dasselbe wie Herunterfahren und später Einschalten.

1.3 Screenshot erstellen
Ein Screenshot zeigt der IT eine Fehlermeldung exakt.
Schritt für Schritt
Drücke Windows-Taste + Umschalt + S.
Markiere den wichtigen Bereich.
Füge das Bild mit Strg + V in die Supportmeldung ein.
Ergebnis
Die relevante Stelle liegt als Bild vor.
Wenn es nicht funktioniert
Alternativ das Windows Snipping Tool verwenden.
Wichtig
Vor dem Versenden auf vertrauliche Daten achten.

1.4 Nicht reagierendes Programm beenden
Wenn ein Programm wirklich festhängt, kann es beendet werden.
Schritt für Schritt
Warte zunächst kurz.
Drücke Strg + Umschalt + Esc.
Wähle das Programm.
Wähle Task beenden.
Starte es erneut.
Ergebnis
Das Programm wurde beendet und kann neu gestartet werden.
Wenn es nicht funktioniert
Tritt das regelmäßig auf, melde es der IT.
Wichtig
Ungespeicherte Änderungen können verloren gehen.

2. Outlook und E-Mail

2.1 Outlook neu starten
Bei kleinen Synchronisationsproblemen ist ein sauberer Neustart sinnvoll.
Schritt für Schritt
Schließe Outlook vollständig.
Warte einige Sekunden.
Starte Outlook erneut.
Prüfe E-Mail und Kalender.
Ergebnis
Outlook baut seine Verbindung neu auf.
Wenn es nicht funktioniert
Bleibt Outlook hängen, prüfe den Task-Manager und melde wiederkehrende Fehler.

2.2 Abwesenheitsnotiz einstellen
Bei Urlaub oder längerer Abwesenheit kannst du automatische Antworten aktivieren.
Schritt für Schritt
Öffne Outlook.
Suche in den Einstellungen Automatische Antworten.
Aktiviere die Funktion.
Lege Start und Ende fest.
Trage Vertretung oder Kontakt ein.
Speichere.
Ergebnis
Während des Zeitraums werden automatische Antworten versendet.
Wenn es nicht funktioniert
Je nach Outlook-Version liegt die Einstellung an einer anderen Stelle.
Wichtig
Keine unnötigen internen Informationen in externe Abwesenheitsmeldungen schreiben.

2.3 An, CC und BCC verwenden
Die Empfängerfelder haben unterschiedliche Aufgaben.
Schritt für Schritt
An: Personen, die direkt angesprochen sind.
CC: Personen, die informiert werden sollen.
BCC: Empfänger sollen andere Empfängeradressen nicht sehen.
Vor dem Senden alle Empfänger prüfen.
Ergebnis
Die Nachricht erreicht den passenden Empfängerkreis.
Wenn es nicht funktioniert
Bei großen Verteilern prüfen, ob wirklich alle die Nachricht benötigen.

2.4 Verdächtige E-Mail behandeln
Bei verdächtigen Nachrichten ist Vorsicht wichtiger als Geschwindigkeit.
Schritt für Schritt
Keine unerwarteten Anhänge öffnen.
Keine verdächtigen Links anklicken.
Absender und Anlass prüfen.
Über den vorgesehenen Supportweg melden.
Wenn bereits etwas eingegeben oder ausgeführt wurde, dies ausdrücklich mitteilen.
Ergebnis
Die Nachricht kann geprüft werden, ohne weitere unnötige Aktionen.
Wenn es nicht funktioniert
Nicht an Kollegen weiterleiten, damit diese ebenfalls 'mal schauen'.
Wichtig
Bei eingegebenem Passwort oder bestätigter fremder MFA-Anfrage sofort melden.

3. Microsoft 365 und Teams

3.1 Teams vollständig neu starten
Wenn Teams hängt, hilft manchmal ein kompletter Neustart.
Schritt für Schritt
Schließe Teams.
Beende Teams gegebenenfalls auch im Infobereich.
Starte Teams erneut.
Teste die betroffene Funktion.
Ergebnis
Teams läuft in einer neuen Sitzung.
Wenn es nicht funktioniert
Bleibt der Fehler, notiere die genaue Funktion und Meldung.

3.2 Teams-Audio prüfen
Prüfe Mikrofon und Lautsprecher vor wichtigen Besprechungen.
Schritt für Schritt
Öffne die Teams-Geräteeinstellungen.
Wähle das richtige Mikrofon.
Wähle den richtigen Lautsprecher.
Prüfe den Mikrofonpegel.
Kontrolliere vor dem Beitritt Stummschaltung und Kamera.
Ergebnis
Teams verwendet die gewünschten Geräte.
Wenn es nicht funktioniert
Prüfe zusätzlich eine Stummschaltung direkt am Headset.

3.3 Bildschirm sicher teilen
Andere sollen nur sehen, was für die Besprechung nötig ist.
Schritt für Schritt
Schließe vertrauliche Fenster.
Wähle Teilen.
Teile möglichst nur das benötigte Fenster.
Kontrolliere die Freigabe.
Beende sie anschließend.
Ergebnis
Nur der vorgesehene Inhalt wird gezeigt.
Wenn es nicht funktioniert
Bei falscher Freigabe sofort stoppen und neu starten.
Wichtig
Bei Desktopfreigabe können Benachrichtigungen sichtbar werden.

3.4 Unerwartete MFA-Anfrage
Bestätige MFA nur für eine Anmeldung, die du selbst gestartet hast.
Schritt für Schritt
Frage dich: Melde ich mich gerade selbst an?
Wenn nein: nicht bestätigen bzw. ablehnen.
Bei wiederholten Anfragen IT informieren.
Bereits versehentlich bestätigt? Sofort IT informieren.
Ergebnis
Eine fremde Anmeldung wird nicht von dir freigegeben.
Wenn es nicht funktioniert
Bei Unsicherheit ablehnen und eine eigene Anmeldung neu starten.
Wichtig
Keine eigene Anmeldung = keine Bestätigung.

4. Dateien und PDF

4.1 Auf Netzlaufwerk speichern
Gemeinsame Dateien gehören in den vorgesehenen zentralen Ordner.
Schritt für Schritt
Wähle Speichern unter.
Wähle Netzlaufwerk und richtigen Ordner.
Vergib einen verständlichen Dateinamen.
Speichere.
Kontrolliere den Speicherort.
Ergebnis
Die Datei liegt im vorgesehenen gemeinsamen Bereich.
Wenn es nicht funktioniert
Bei fehlendem Laufwerk oder Zugriff verweigert die IT bzw. zuständige Stelle kontaktieren.

4.2 PDF aus Word oder Excel
Office-Dokumente können direkt als PDF ausgegeben werden.
Schritt für Schritt
Öffne das fertige Dokument.
Wähle Datei → Speichern unter oder Exportieren.
Wähle PDF.
Speichere am richtigen Ort.
Öffne die PDF zur Kontrolle.
Ergebnis
Eine kontrollierte PDF-Version liegt vor.
Wenn es nicht funktioniert
Bei falscher Darstellung Druckbereich, Seitenformat und Seitenumbrüche prüfen.

4.3 Datei versehentlich gelöscht
Bei gelöschten Dateien sind Speicherort und Zeitpunkt wichtig.
Schritt für Schritt
Bei lokalen Dateien den Papierkorb prüfen.
Bei zentralen Dateien ursprünglichen Pfad notieren.
Dateinamen notieren.
Ungefähren letzten bekannten Zeitpunkt notieren.
Diese Angaben der IT melden.
Ergebnis
Eine Wiederherstellung kann geprüft werden.
Wenn es nicht funktioniert
Nicht wahllos Ersatzdateien mit demselben Namen anlegen.
Wichtig
Wiederherstellung ist nicht in jedem Fall garantiert.

4.4 Datei gesperrt
Gemeinsame Dateien können während der Bearbeitung gesperrt sein.
Schritt für Schritt
Meldung vollständig lesen.
Prüfen, ob ein Bearbeiter genannt wird.
Gegebenenfalls diese Person fragen.
Keine konkurrierenden Kopien erzeugen.
Ergebnis
Es bleibt klar, welche Version gültig ist.
Wenn es nicht funktioniert
Bleibt die Sperre ohne aktiven Bearbeiter bestehen, Dateiname und Pfad an IT melden.

5. Drucken

5.1 Richtigen Drucker auswählen
Kontrolliere das Ziel vor dem Drucken.
Schritt für Schritt
Öffne mit Strg + P den Druckdialog.
Wähle den richtigen Drucker.
Prüfe Seiten und Einstellungen.
Sende den Auftrag genau einmal.
Ergebnis
Der Auftrag landet am gewünschten Gerät.
Wenn es nicht funktioniert
Kommt nichts heraus, nicht mehrfach drucken, sondern Warteschlange prüfen.

5.2 Druckwarteschlange prüfen
Ein blockierter Auftrag kann weitere Drucke aufhalten.
Schritt für Schritt
Öffne die Windows-Druckereinstellungen.
Wähle den Drucker.
Öffne die Warteschlange.
Prüfe Fehlerstatus.
Brich nur eigene offensichtlich fehlerhafte Aufträge ab.
Ergebnis
Die Warteschlange ist frei oder der Fehler ist eingegrenzt.
Wenn es nicht funktioniert
Nicht löschbare oder fremde blockierende Aufträge der IT melden.

5.3 Drucker offline
Offline bedeutet, dass der Drucker derzeit nicht normal erreichbar ist.
Schritt für Schritt
Prüfe den ausgewählten Drucker.
Prüfe am Gerät Strom, Papier und sichtbare Meldungen.
Sende nicht mehrfach neue Aufträge.
Notiere Druckername und Anzeige.
Ergebnis
Ein einfacher Gerätefehler ist behoben oder gut beschrieben.
Wenn es nicht funktioniert
Keine Netzwerkverkabelung oder Gerätekonfiguration auf eigene Faust ändern.

6. Mobiles Arbeiten und VPN

6.1 VPN verbinden
Bestimmte interne Dienste benötigen außerhalb der Firma VPN.
Schritt für Schritt
Stelle eine Internetverbindung her.
Starte die bereitgestellte VPN-Anwendung.
Wähle dein vorgesehenes Profil.
Verbinde dich und führe die Anmeldung durch.
Teste den internen Dienst.
Ergebnis
VPN zeigt eine aktive Verbindung.
Wenn es nicht funktioniert
Wenn Internet schon nicht funktioniert, kann VPN ebenfalls nicht funktionieren.
Wichtig
Nur bereitgestellte VPN-Konfiguration verwenden.

6.2 VPN trennen
Nach der Arbeit mit internen Diensten kann VPN getrennt werden.
Schritt für Schritt
Speichere deine Arbeit.
Schließe Anwendungen mit aktiven internen Verbindungen.
Öffne VPN.
Wähle Trennen/Disconnect.
Ergebnis
Die VPN-Verbindung ist beendet.
Wenn es nicht funktioniert
Interne Dienste sind danach möglicherweise nicht mehr erreichbar.

6.3 M365 mobil synchronisiert nicht
Bei fehlender Synchronisation zuerst Verbindung und Anmeldung prüfen.
Schritt für Schritt
Internetzugang prüfen.
Outlook/Mail-App neu öffnen.
Auf Anmelde- oder MFA-Anfrage achten.
Gerät neu starten.
Konto nicht vorschnell löschen.
Ergebnis
Synchronisation läuft wieder oder es liegt ein konkreter Fehler vor.
Wenn es nicht funktioniert
Bleibt der Fehler, IT mit genauer Meldung kontaktieren.

7. Support

7.1 Gute Support-Anfrage
Genaue Informationen verkürzen die Fehlersuche.
Schritt für Schritt
Was wolltest du tun?
Was ist passiert?
Welches Gerät/Programm/Drucker?
Seit wann?
Fehlertext oder Screenshot?
Nur bei dir oder bei mehreren?
Ergebnis
Die IT kann gezielt mit der Diagnose beginnen.
Wenn es nicht funktioniert
„Geht nicht“ reicht nicht als Fehlerbeschreibung.

7.2 Screenshot für Support
Zeige Fehler und nötigen Kontext, aber keine unnötigen Daten.
Schritt für Schritt
Fehlermeldung sichtbar lassen.
Mit Windows-Taste + Umschalt + S ausschneiden.
Auf vertrauliche Daten prüfen.
Screenshot anhängen.
Kurz beschreiben, was du tun wolltest.
Ergebnis
Fehler und Kontext sind nachvollziehbar.
Wenn es nicht funktioniert
Screenshot ohne Erklärung ist oft unzureichend.