Portalanmeldungen
Die Anmeldungen an den Portalen für z.B.
- Ausschreibungen (Ausschreibungsunterlagen, Bieterfragen)
- Baustellenabwicklungen (Anmeldung für Personal und Baustellenanlieferungen oder Abgabe von Ausgangsrechnungen)
sollen zentral in unserem Hause geregelt sein und nicht von einzelnen Kollegen selbst festgelegt werden. Das bedeutet, es meldet sich keiner mit seiner eigenen Mail-Adresse an den Portalen an.
Wir möchten zudem sicherstellen, dass wir bei Abwesenheit oder Wegfall von Kollegen die eingehenden Aufgaben und Mails weiterhin bearbeiten können.
Hiervon ist die Anmeldung bei Lieferantenportalen wie zum Beispiel Ejot und Hilti ausgenommen.
Hier die Vorgehensweise:
- Ansprechpartner: Für eine Portalanmeldung wendet euch per Mail an Maria Hanneken , Frieda Robben, Marina Winter, Vanessa Telgen, Steffen Kemmer oder Sarah Lammers. Folgende Angaben werden benötigt: Beschreibung für was das Portal ist, sowie den Link zum Anmeldeportal.
- Anlage Maildresse: Diese Anfrage wir durch die Ansprechpartner an unsere IT-Abteilung mit der Bitte um Anlage einer festgelegten Alias-E-Mail- Adresse weitergeleitet. Eine Alias-E-Mail- Adresse ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die mit einem bestehenden Hauptpostfach verknüpft ist. Zum Beispiel an einem Ausschreibungsportal: dtvp.df@schlichter.biz. Diese Alias-Adresse wird mit der Hauptadresse portalanmeldungen@schlichter.biz verknüpft.
- Bearbeitung eingehender Nachrichten: Alle Nachrichten landen in diesem Postfach und werden von den Ansprechpartnern bearbeitet und weitergeleitet.
- Zugangsdaten: Nach Erstellung der Alias- Mail-Adresse wird in Vaultwarden ein Eintrag mit einem generierten Passwort angelegt. Die Zugangsdaten werden dem Passworttresor "Portalanmeldungen" zugeordnet. Auf diesen geteilten Passworttresor erhalten alle Kolleginnen und Kollegen der Bautechnik einen Lesezugriff. Die o.g. Ansprechpartner erhalten Schreibzugriff.