Orientierunghilfen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Hier möchten wir euch einen kleinen Leitfaden für das Für- und Miteinander in unserem Betrieb an die Hand geben. Da wir alle erwachsene Menschen sind, haben wir dieses nicht unter dem Begriff Betriebsanweisung oder Vorschrift angelegt. Vieles sollte selbstverständlich sein, manches machen wir vielleicht auch anders als andere Firmen. Also seht diese Orientierungshilfe als das was sie ist: Eine Hilfsanleitung für den Umgang miteinander. 

Homeoffice-Regelung

für die B. Schlichter GmbH & Co. KG und die Schlichter Maler und Glashandel GmbH

Stand: 01.05.2026

Einleitung

Wir legen großen Wert auf eine gute Zusammenarbeit im Team. Persönlicher Austausch im Betrieb ist dafür wichtig. Gleichzeitig gibt es Tätigkeiten, die sich gut im Homeoffice erledigen lassen und Randbedingungen, die eine temporäre Tätigkeit der Mitarbeitenden im Homeoffice sinnvoll machen.

Grundsatz

Tätigkeiten, die sich für das Homeoffice eignen, können von dort aus erledigt werden.

Umfang

Bei einer 5-Tage-Woche ist in der Regel ein Homeofficetag pro Woche möglich. Möchte ein/e Mitarbeitende/r im Homeoffice arbeiten, so ist dies von der Team- /Abteilungsleitung freizugeben.

Nicht geeignete Tätigkeiten

Aufgaben mit direktem Kundenkontakt sind grundsätzlich nicht für das Homeoffice geeignet. Dazu zählen insbesondere:

Arbeitszeit, Organisation, Erreichbarkeit

Im Homeoffice gelten die gleichen Arbeitszeit-, Pausen- und Gleitzeitregelungen wie im Betrieb. Homeoffice-Tage sind im ProCall zu kennzeichnen. Die Zeiterfassung ist auch im Homeoffice verpflichtend. Während der Arbeit im Homeoffice muß der/die Mitarbeitende per Teams oder telefonisch erreichbar sein.

Datenschutz

Vertrauliche Informationen und Datenschutzvorgaben sind auch im Homeoffice einzuhalten.

Ausstattung

Der Arbeitgeber stellt die notwendige IT-Grundausstattung (Rechner, Tastatur, Maus). Für eine funktionierende Videokonferenztechnik (Kamera und Mikrofon) sorgt der Mitarbeitende selbst. Möbel wie Schreibtisch und Bürostuhl werden nicht gestellt.

Arbeitsplatz zu Hause

Der Mitarbeitende stellt sicher, dass der Heimarbeitsplatz ergonomisch geeignet ist. Ein Arbeitsplatz mit ausreichend Platz (z. B. für zwei Bildschirme) sowie eine stabile Internetverbindung sind erforderlich.

Regelung im Krankheitsfall

Sollte trotz Krankschreibung im Homeoffice gearbeitet werden können, erfolgt keine zusätzliche Vergütung zur Lohnfortzahlung.

Ausnahmen

In begründeten Fällen sind Abweichungen möglich. Dies ist nur mit Zustimmung eines Bereichsleiters möglich. Die Abstimmung muss zwischen Team-/Abteilungsleitung und Bereichsleitung stattfinden.

Eine abweichende Regelung wird als Information mit Begründung in die Personalabteilung/Personalakte gegeben.

Vorgehensweise bei Anforderung und Verwaltung von Bescheinigungen – Firma Schlichter

1. Anforderung von Bescheinigungen 
2. Pflege des Doku-Archivs
3. Ablage

Die Ablage der Bescheinigungen erfolgt im Doku-Archiv:

grafik.png


Dabei wird das gleiche Nummerierungssystem angewandt, wie bei den Nachunternehmern:

grafik.png

4. Herausgabe von Bescheinigungen

Werden Bescheinigungen oder andere Unterlagen von Kunden oder Geschäftspartnern angefordert, erfolgt die Zusendung grundsätzlich durch Sabine (also Mails gerne entsprechend weiterleiten).

Ausnahme: Erfolgt die Anforderung im Zusammenhang mit einem laufenden Auftrag, ist die jeweils zuständige Projektassistenz für die Bereitstellung der erforderlichen Bescheinigungen verantwortlich.

Orientierungshilfe zu Messebesuchen

Diese Regelung soll dir helfen, dich bei Messebesuchen oder Treffen mit Lieferanten und Geschäftspartnern gut zurechtzufinden – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Ziel ist ein professioneller und gleichzeitig entspannter Ablauf.

1. Vor der Messe: Gut vorbereitet sein

2. Geschäftspartner im Blick behalten

 

LLeg dir eine Liste mit wichtigen bestehenden Kontakten an.

ÜÜberlege auch, ob es neue potenzielle Partner gibt, mit denen sich ein Gespräch lohnen könnte.

·       Vereinbare Termine mit den relevanten Personen und notier dir diese – schriftliche Bestätigungen sind hilfreich.

·       Wenn du weißt, welche Kunden oder Partner du vor Ort triffst, gib das auch intern weiter.

3. Kunden einladen & informieren

 

·       Entscheide gemeinsam im Team, welche Kunden zur Messe eingeladen werden sollen.

·       Erstelle eine kurze, verständliche Info mit:

o   Ansprechpartnern

o   Relevanten Ausstellern

o   Eventuellen Veranstaltungen am Abend

·       Persönlich übergebene Einladungen oder ein kurzer Anruf wirken oft besser als eine E-Mail.

4. Anreise & Unterkunft regeln

 

·       Prüfe frühzeitig, wie du anreist – Zug, Flug, Firmenauto? Fahrgemeinschaften möglich?

·       Buche dein Hotel rechtzeitig, am besten in Abstimmung mit dem Sekretariat oder über unsere Partnernetzwerke.

·       Messe-Tickets und Zugangsdaten nicht vergessen!

5. Während der Messe: Präsenz zeigen

 

·       Struktur hilft:

o   Erstelle dir einen kleinen Tagesplan mit Terminen und Ansprechpartnern.

o   Halte wichtige Gesprächspunkte direkt fest – egal ob Rabatte, Vereinbarungen oder Ideen für spätere Gespräche.

·       Netzwerken nicht vergessen:

o   Abendveranstaltungen bieten oft gute Gelegenheiten für lockeren Austausch.

o   Sammle Infos und Material, das auch für andere im Unternehmen spannend sein könnte.

·       Zeig dich gern auf Social Media:

o   Wenn du magst, teile Eindrücke unter dem Motto: „Wir sind für euch unterwegs!“ oder

o   sende es an unsere Marketingabteilung die übernimmt das gerne für dich auf unseren Social Mediaplattformen.

6. Nach der Messe: Dranbleiben

 

·       Sprich dich zeitnah mit deinem Team ab – was war wichtig, was sollte nachverfolgt werden?

·       Halte die Ergebnisse deiner Gespräche fest.
Vereinbarungen, offene Punkte
Notwendige Folgetermine oder Rücksprachen

Auch für Kunden:

·       Überleg, ob es sinnvoll ist, eine kurze Präsentation oder Info über die Messe-Highlights zu erstellen.

·       Teile wichtige Erkenntnisse intern oder über Social Media – falls das sinnvoll ist.

7. Kosten & Teilnahmebedingungen

 

·       Wer offiziell für eine Messe eingeteilt ist, bekommt Anreise, Hotel und Verpflegung von der Firma übernommen.

·       Wenn du freiwillig mitfährst, kann es sein, dass du Urlaub nimmst und einen Teil der Kosten selbst trägst. Klär das bitte vorher ab.

·       Bei Ausnahmen oder Rückfragen hilft das Sekretariat oder deine Teamleitung weiter.

Dieser Leitfaden gilt für alle Abteilungen – egal ob Holz, Baustoffe, Dach & Fassade, TOG, Trockenbau oder auch unseren Malerbetrieb. Ziel ist, dass wir als Team gemeinsam und professionell auftreten.

 

Hinweis zur GPS-basierten Fahrtenaufzeichnung Springerfahrzeug


Überwachte Fahrzeuge: Kia Ceed - EL-S 707

Die oben genannten Firmenfahrzeuge, die Mitarbeitenden zur dienstlichen Nutzung überlassen werden, sind mit einem GPS-gestützten Fahrtenaufzeichnungssystem ausgestattet.
Dieses System dient ausschließlich der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation sowie der Optimierung und dem Schutz des Fahrzeugeinsatzes.

Mit der Nutzung dieser Fahrzeuge sind folgenden Punkte zur Kenntnis zu nehmen und beachten:

  1. Nutzung
    Das Fahrzeug darf ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt werden.
  2. Erfassung von Fahrtdaten
    Fahrstrecken, Standzeiten, Start- und Zielorte sowie gegebenenfalls weitere Zeitangaben werden elektronisch erfasst und gespeichert.
  3. Zweck der Datenerhebung
    Die Erhebung und Auswertung der Daten erfolgt ausschließlich zu dienstlichen Zwecken – insbesondere zur lückenlosen Fahrtdokumentation, zur Einsatzoptimierung und zum Schutz der Fahrzeuge.
  4. Datenschutz
    Die Datenerhebung erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO, BDSG).
  5. Pflicht zur Unversehrtheit des Systems
    Es ist untersagt, das Aufzeichnungssystem zu manipulieren, zu deaktivieren oder in irgendeiner Weise zu beeinflussen.
  6. Auskunftsrecht
    Auf Wunsch wird Auskunft über die zu meiner Person gespeicherten Daten gemäß DSGVO erteilt.

Firmenorganigramm

Organigramm_Schlichter.png

Mitarbeiterrabattregelung

Stand: 01.01.2026

Geltungsbereich

Diese Regelung gilt für:

Grundsatz

Die bisherige Rabattstruktur wurde zum 01.01.2026 durch ein System mit festen Aufschlägen ersetzt. Individualpreise sind nicht mehr vorgesehen.

Aufschläge nach Sortiment

Die Aufschläge sind systemseitig im ERP hinterlegt und werden automatisch angewendet.

Darstellung im ERP-System

Im ERP-System (z. B. ERP-System) werden die Aufschläge wie folgt angezeigt:

Hinweis:
Die Darstellung erfolgt technisch als negative Kondition, ist jedoch als Aufschlag zu interpretieren.

Manuelle Anpassungen

Hinweis:
Durch die Umstellung ergibt sich in den meisten Fällen eine wirtschaftliche Besserstellung für Mitarbeiter.

Festlegung zu Sepa-Lastschriftmandaten bei Lieferanten

Stand: 15.04.2026

Grundsatz

Zahlungsbedingungen mit Lieferanten sind Bestandteil vertraglicher Vereinbarungen.

Die Nutzung von SEPA-Lastschriftverfahren ist auf ein Minimum zu begrenzen.
Begründung:

Vereinbarung von SEPA-Lastschriftverfahren

Ein SEPA-Lastschriftverfahren darf nur eingerichtet werden, wenn:

Die Abstimmung erfolgt mit:

Standard-Zahlungsbedingungen

Sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, gelten:

Umgang mit unkoordinierten SEPA-Anfragen

Geht eine SEPA-Lastschriftanfrage ohne vertragliche Grundlage ein, ist folgender Ablauf einzuhalten:

  1. Eingang der Anfrage
    • Weiterleitung an die Warenorganisation
  2. Erstreaktion
    • Standardisierte, freundliche Ablehnung durch die Warenorganisation
    • Verweis auf geltende Zahlungsbedingungen
  3. Weitere Eskalation

Einrichtung eines SEPA-Mandats

Wird ein SEPA-Lastschriftverfahren genehmigt, erfolgt die Umsetzung wie folgt:

Dokumentation


Gleitzeitregelung für Büroarbeitsplätze

Stand: 01.08.2026

Gültigkeit

Diese Regelung gilt für kaufmännische und technische Büroarbeitsplätze, bei denen aufgrund der Arbeitsorganisation eine Gleitzeit möglich ist. Sie ersetzt die bisherige Regelung und tritt zum 15. August 2025 in Kraft.

Kernarbeitszeiten

Für kaufmännische und technische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro gelten folgende Kernarbeitszeiten:

Wochentag Kernarbeitszeit
Montag bis Donnerstag 08:30 Uhr – 15:30 Uhr
Freitag 08:30 Uhr – 13:00 Uhr

Während der Kernarbeitszeit besteht Anwesenheitspflicht, sofern keine genehmigten Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit oder Diensttermine) vorliegen.

Gleitzeit

Die tägliche Arbeitszeit kann innerhalb folgender Zeitfenster flexibel gestaltet werden:

Beginn und Ende der Arbeitszeit können innerhalb dieser Zeiträume eigenverantwortlich festgelegt werden. Dabei sind die betrieblichen Belange sowie die Erreichbarkeit der jeweiligen Abteilung sicherzustellen.

Pausenregelung

Folgende Mindestpausen sind gesetzlich und betrieblich einzuhalten:

Die Pausen können individuell, beispielsweise auf Frühstücks-, Mittags- und Kaffeepausen, verteilt werden.

Werden längere Pausen eingelegt als die vorgeschriebenen Mindestpausen, ist die zusätzliche Pausenzeit ebenfalls von der Arbeitszeit abzuziehen.

Ausnahmen

Für folgende Bereiche gilt keine Gleitzeitregelung, da dort Schicht- oder Arbeitspläne bestehen:

Für diese Bereiche gelten die jeweils festgelegten Arbeits- bzw. Schichtpläne.

Mindestverfügbarkeit in den Abteilungen

In allen anderen Abteilungen und Teams ist gemeinsam mit der jeweiligen Abteilungs- oder Teamleitung sicherzustellen, dass während der Geschäftszeiten die erforderlichen Ansprechpartner und Kompetenzen verfügbar sind.

Beispiele hierfür sind:

Erforderliche Zeitfenster und Vertretungsregelungen sind eigenverantwortlich innerhalb des Teams mit der jeweiligen Führungskraft abzustimmen.

Homeoffice

Die in dieser Arbeitsanweisung beschriebenen Regelungen gelten gleichermaßen für die Arbeit im Homeoffice. Insbesondere sind Kernarbeitszeiten, Pausenregelungen sowie die vereinbarte Erreichbarkeit auch außerhalb des Unternehmensstandortes einzuhalten.