Kunden, Lieferanten & Geschäftspartner

• Kundenanlage und Datenschutz
• Teilnahme an Schulungen, Workshops und Messen
• Umgang mit Einladungen und Veranstaltungstickets
• Weihnachtspräsente, Gutscheine und Geschenke

Kundenanlage und Datenschutz

Bestehende Kunden

Ist der Kunde eindeutig identifiziert, vollständig angelegt und erscheint kein Datenschutzhinweis, kann der Vorgang wie gewohnt bearbeitet werden.

Neuanlage oder Datenschutzhinweis

Bei Neuanlage oder einem Systemhinweis ist das aktuelle Kundenanlageformular vollständig auszufüllen. Die betreuende Person bearbeitet den Vorgang am Tresen; eine Weiterleitung des Kunden an die Zentrale erfolgt nicht. Eine Anlage auf Rechnung darf erst nach vollständiger Prüfung und erforderlicher Freigabe erfolgen.

Identitätsprüfung

Die Identität ist anhand eines geeigneten amtlichen Ausweisdokuments zu prüfen. Ausweiskopien dürfen nur erstellt oder gespeichert werden, wenn hierfür eine dokumentierte Rechtsgrundlage und betriebliche Vorgabe besteht. Andernfalls wird ausschließlich vermerkt, dass die Identität geprüft wurde.

Verantwortung

Alle Pflichtfelder, Zahlungsart und erforderlichen Zusatzformulare sind vollständig auszufüllen. Die betreuende Person vermerkt ihr Kürzel. Unvollständige oder widersprüchliche Anträge werden nicht weiterbearbeitet, sondern mit dem Kunden geklärt.

Teilnahme an Schulungen, Workshops und Messen

Teilnahmen werden vor Anmeldung und Buchung mit der zuständigen Team- oder Abteilungsleitung abgestimmt. Die Genehmigung umfasst Termin, Kosten, Reise, Arbeitszeitbewertung und erforderliche Vertretung.

Eine Veranstaltung zählt als Arbeitszeit, soweit die Teilnahme vom Arbeitgeber angeordnet oder für die konkrete Tätigkeit betrieblich erforderlich und genehmigt ist. Freiwillige Veranstaltungen ohne betrieblichen Auftrag sind keine Arbeitszeit. Reisezeiten und Veranstaltungen außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit werden vorab im Einzelfall festgelegt.

Ohne vorherige Genehmigung besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Kostenübernahme oder Zeitgutschrift.

Umgang mit Einladungen und Veranstaltungstickets

Von Lieferanten oder vom Unternehmen bereitgestellte Tickets dienen vorrangig der Kundenpflege und dürfen nicht eigenmächtig privat genutzt oder weitergegeben werden. Zuteilung und Begleitung werden vorab durch die zuständige Führungskraft festgelegt.

• Bei vier Tickets werden diese grundsätzlich Kunden angeboten; höchstens zwei Mitarbeitende können zur Betreuung teilnehmen. Eine rein interne Nutzung bedarf einer ausdrücklichen Freigabe.
• Bei zwei Tickets werden diese grundsätzlich vollständig Kunden angeboten. Eine interne Nutzung durch zwei Mitarbeitende bedarf einer ausdrücklichen Freigabe und erfolgt abteilungsübergreifend wechselnd.

Ob eine Teilnahme Arbeitszeit ist, richtet sich nach dem konkreten betrieblichen Auftrag. Eine pauschale Einordnung als private Veranstaltung erfolgt nicht. Die Bewertung wird vor der Teilnahme schriftlich festgelegt.

Weihnachtspräsente, Gutscheine und Geschenke

Planung

1. Marketing fragt im Juli oder August den Bedarf bei den Teamleitungen ab.
2. Teamleitungen melden Kundenname und benötigte Anzahl fristgerecht zurück.
3. Marketing bestätigt die freigegebene Menge und koordiniert Überschneidungen.
4. Nach der Verteilung erhält Marketing eine Liste mit Kundennummer, Kundenname, Ort und Anzahl.

Zusätzliche Präsente dürfen nur nach vorheriger Freigabe durch Marketing ausgegeben werden.

Gutscheine und sonstige Geschenke

Es werden ausschließlich freigegebene Gutscheine im Wert von 25 Euro ausgegeben. Anzahl und Empfänger sind vorher mit Marketing abzustimmen. Artikel aus dem Sortiment dürfen nicht eigenmächtig als Geschenk entnommen werden.

Geschenke und Einladungen von Geschäftspartnern dürfen nur angenommen werden, wenn sie angemessen, transparent und nicht geeignet sind, geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen. Zweifelsfälle sind vor Annahme mit der Führungskraft zu klären.