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Finanzen, Zahlungsbedingungen & Kreditmanagement

Rechnungseingang und zuständige E-Mail-Adressen

Zweck

Für die zentrale Verarbeitung, Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen stehen abteilungsspezifische E-Mail-Postfächer zur Verfügung. Die Zuordnung stellt sicher, dass Rechnungen ohne unnötige Verzögerungen verarbeitet und die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen eingehalten werden können.

Zuständige Rechnungseingänge

Rechnungsart bzw. Bereich E-Mail-Adresse
Rechnungen für die Bautechnik rechnungseingang.bautechnik@schlichter.biz
Nachunternehmerrechnungen der Bautechnik nu@schlichter.biz
Rechnungen für den Handel rechnungseingang.handel@schlichter.biz
Rechnungen für den Maler- und Glashandel rechnungseingang.maler@schlichter.biz
Allgemeine Kostenrechnungen der Buchhaltung rechnungseingang.fibu@schlichter.biz

Wichtig: Das Postfach nu@schlichter.biz darf ausschließlich für Nachunternehmerrechnungen der Bautechnik verwendet werden.

Angabe der Rechnungsadresse

Bei Bestellungen und Vertragsabschlüssen ist dem Dienstleister oder Lieferanten die für den jeweiligen Bereich vorgesehene E-Mail-Adresse als primärer Rechnungsempfänger mitzuteilen.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung direkt in den zuständigen Bearbeitungsprozess gelangt.

Umgang mit falsch zugestellten Rechnungen

Geht eine Rechnung in einem persönlichen oder unzuständigen Postfach ein, gilt folgender Ablauf:

  1. Der Absender wird über die zutreffende Rechnungseingangsadresse informiert.

  2. Die eingegangene Rechnung wird unverzüglich an das zuständige Abteilungspostfach weitergeleitet.

  3. Bei der Weiterleitung muss die ursprüngliche Rechnungsdatei vollständig und unverändert enthalten sein.

  4. Eine zusätzliche Weiterleitung an mehrere Rechnungseingänge ist zu vermeiden, da dadurch eine doppelte Verarbeitung entstehen kann.

Bisherige zentrale Rechnungsadresse

Das Postfach rechnung@schlichter.biz bleibt vorerst bestehen und wird weiterhin überwacht.

Die Adresse ist jedoch nicht mehr als regulärer Rechnungseingang vorgesehen und darf bei neuen Bestellungen, Vertragsabschlüssen oder Lieferantenkontakten nicht mehr als Rechnungsadresse angegeben werden. Stattdessen ist ausschließlich das jeweils zuständige Abteilungspostfach zu verwenden.

Kreditlimits und Sperrvermerke bei Kunden

Kreditlimit Privat

Neukunden

Bestandskunden

Kreditlimit-Überschreitung
-> Entscheidung durch RFA nach Telefonat
-> Erhöhung nur durch Teamleiter
-> Teamleiter trägt Verantwortung für OPOS-Überschreitung
-> Schriftliche Info an BU → BU dokumentiert an IHA

Sonstiges

Kreditlimit Unternehmen

Neukunden

Bestandskunden

Kreditlimit-Überschreitung
-> Nur durch Abteilungsleiter
-> Verantwortung bei Netto-Aufträgen > 10.000€

Versicherung

Sonstiges

Kreditlimit Unternehmensformen

Unternehmensform Kreditlimit
GbR 3.000 € oder Auskunft
OHG 3.000 € oder Auskunft
KG 3.000 € oder Auskunft
GmbH 3.000 € oder Auskunft
UG Barzahler
AG 3.000 € oder Auskunft
Limited (UK) Barzahler
Einzelunternehmen 3.000 € oder Auskunft

Kreditlimit für "Häuslebauer"

Neukunden

Bestandskunden

Kreditlimit-Überschreitung
-> Nur durch Teamleiter
-> Teamleiter verantwortlich für OPOS

Sonstiges

Kreditlimit EU- und Drittländer

Kreditlimit Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter

Sonderfälle

Sonstiges

SCHUFA-Score & Warenkreditversicherung

SCHUFA-Risiko

Score Risiko
> 97,5 % sehr gering
95–97,5 % gering
90–95 % erhöht
80–90 % hoch
50–80 % sehr hoch

Regeln

Warenkreditversicherung

Sperrvermerke

Auslöser

Ablauf

Regeln

Listen

Mahnstufen

Ablauf

  1. Mahnung -> 5 € (nicht verbucht)

  2. Mahnung (nach 2 Wochen) -> 10 € (verbucht)

  3. Mahnung (nach weiteren 2 Wochen) -> 25 € (verbucht) + Sperrvermerk

Zinsen

Sonstiges

Forderungsmanagement

Sonderfälle

Reklamationen und Einwände

Grundregeln

Nicht akzeptiert

Ratenzahlung

Grundsatz

Formulare

Dokumente

Systeme

Ablage

Fallbeispiele

Fall 1: Falsche Lieferung

 Austausch → Zahlung danach

Fall 2: Reklamation + Versicherungsargument

Kunde zahlt trotzdem → Mahnung

Fall 3: Teilreklamation

wie Fall 1

Fall 3.1: Vollständige Reklamation

Mahnsperre

Fall 4: Kunde zahlt nicht wegen eigener Forderung

Einzelfallentscheidung

Fall 5: Barzahler will Rechnung

Prüfung erforderlich

Fall 6: fehlende Palettengutschrift

bis 10 € ausbuchen, ab 10€: mahnen

Fall 7: Paletten später zurück

Differenz anmahnen

Fall 8: Änderung erst bei 3. Mahnung

Zahlung: netto 8 Tage

SEPA-Lastschriftmandate bei Lieferanten

Stand: 15.04.2026

Grundsatz

Zahlungsbedingungen mit Lieferanten sind Bestandteil vertraglicher Vereinbarungen.

Die Nutzung von SEPA-Lastschriftverfahren ist auf ein Minimum zu begrenzen.
Begründung:

Vereinbarung von SEPA-Lastschriftverfahren

Ein SEPA-Lastschriftverfahren darf nur eingerichtet werden, wenn:

Die Abstimmung erfolgt mit:

Standard-Zahlungsbedingungen

Sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, gelten:

Umgang mit unkoordinierten SEPA-Anfragen

Geht eine SEPA-Lastschriftanfrage ohne vertragliche Grundlage ein, ist folgender Ablauf einzuhalten:

  1. Eingang der Anfrage
    • Weiterleitung an die Warenorganisation
  2. Erstreaktion
    • Standardisierte, freundliche Ablehnung durch die Warenorganisation
    • Verweis auf geltende Zahlungsbedingungen
  3. Weitere Eskalation

Einrichtung eines SEPA-Mandats

Wird ein SEPA-Lastschriftverfahren genehmigt, erfolgt die Umsetzung wie folgt:

Dokumentation