Finanzen, Zahlungsbedingungen & Kreditmanagement

Rechnungseingang und zuständige E-Mail-Adressen
Zweck
Für die zentrale Verarbeitung, Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen stehen abteilungsspezifische E-Mail-Postfächer zur Verfügung. Die Zuordnung stellt sicher, dass Rechnungen ohne unnötige Verzögerungen verarbeitet und die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen eingehalten werden können.
Zuständige Rechnungseingänge
Rechnungsart bzw. Bereich
E-Mail-Adresse
Rechnungen für die Bautechnik
rechnungseingang.bautechnik@schlichter.biz
Nachunternehmerrechnungen der Bautechnik
nu@schlichter.biz
Rechnungen für den Handel
rechnungseingang.handel@schlichter.biz
Rechnungen für den Maler- und Glashandel
rechnungseingang.maler@schlichter.biz
Allgemeine Kostenrechnungen der Buchhaltung
rechnungseingang.fibu@schlichter.biz
Wichtig: Das Postfach nu@schlichter.biz darf ausschließlich für Nachunternehmerrechnungen der Bautechnik verwendet werden.
Angabe der Rechnungsadresse
Bei Bestellungen und Vertragsabschlüssen ist dem Dienstleister oder Lieferanten die für den jeweiligen Bereich vorgesehene E-Mail-Adresse als primärer Rechnungsempfänger mitzuteilen.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung direkt in den zuständigen Bearbeitungsprozess gelangt.
Umgang mit falsch zugestellten Rechnungen
Geht eine Rechnung in einem persönlichen oder unzuständigen Postfach ein, gilt folgender Ablauf:
Der Absender wird über die zutreffende Rechnungseingangsadresse informiert.
Die eingegangene Rechnung wird unverzüglich an das zuständige Abteilungspostfach weitergeleitet.
Bei der Weiterleitung muss die ursprüngliche Rechnungsdatei vollständig und unverändert enthalten sein.
Eine zusätzliche Weiterleitung an mehrere Rechnungseingänge ist zu vermeiden, da dadurch eine doppelte Verarbeitung entstehen kann.
Bisherige zentrale Rechnungsadresse
Das Postfach rechnung@schlichter.biz bleibt vorerst bestehen und wird weiterhin überwacht.
Die Adresse ist jedoch nicht mehr als regulärer Rechnungseingang vorgesehen und darf bei neuen Bestellungen, Vertragsabschlüssen oder Lieferantenkontakten nicht mehr als Rechnungsadresse angegeben werden. Stattdessen ist ausschließlich das jeweils zuständige Abteilungspostfach zu verwenden.

Kreditlimits und Sperrvermerke bei Kunden
Kreditlimit Privat
Neukunden
Standard: 3.000 €
Prüfung erforderlich
Anzahlung bei Bestellware
Mit Kreditversicherung: bis 80 % der Zusage
Bestandskunden
Negative Zahlungserfahrung (12 Monate):
1.000 €
Vermerk im Infofeld
Keine negative Zahlungserfahrung:
Blinddeckung
Bis 10.000 € kreditversichert
Kreditlimit-Überschreitung
-> Entscheidung durch RFA nach Telefonat
-> Erhöhung nur durch Teamleiter
-> Teamleiter trägt Verantwortung für OPOS-Überschreitung
-> Schriftliche Info an BU → BU dokumentiert an IHA
Sonstiges
Kreditlimit-Infos nur an Team-/Abteilungsleiter
Rücklastschrift → sofortige Sperre
Kreditlimit Unternehmen
Neukunden
Abhängig von Rechtsform
Creditreform-Abfrage durch BU
Bautechnik-Kunden: pauschal 10.000 €
Bestandskunden
Negative Zahlungserfahrung:
Meldung nach 60 Tagen nach Fälligkeit
Keine negative Zahlungserfahrung:
Absicherung bis 10.000 €
Kreditlimit-Überschreitung
-> Nur durch Abteilungsleiter
-> Verantwortung bei Netto-Aufträgen > 10.000€
Versicherung
Kreditlimit = 100 % der Versicherungssumme
Realistische Anfragehöhe erforderlich
Sonstiges
Infos nur an Führungsebene
Rücklastschrift → sofortige Sperre
Kreditlimit Unternehmensformen
Unternehmensform
Kreditlimit
GbR
3.000 € oder Auskunft
OHG
3.000 € oder Auskunft
KG
3.000 € oder Auskunft
GmbH
3.000 € oder Auskunft
UG
Barzahler
AG
3.000 € oder Auskunft
Limited (UK)
Barzahler
Einzelunternehmen
3.000 € oder Auskunft
Kreditlimit für "Häuslebauer"
Neukunden
50.000 €
SCHUFA-Prüfung
Nach 12 Monaten Neubewertung
Bestandskunden
Negative Erfahrung → Einzelfallentscheidung
Sonst: Absicherung bis 10.000 €
Kreditlimit-Überschreitung
-> Nur durch Teamleiter
-> Teamleiter verantwortlich für OPOS
Sonstiges
Versicherungslimits nur an Führungsebene
Rücklastschrift → sofortige Sperre
Kreditlimit EU- und Drittländer
Standard: 0 €
Ausnahme: Anfrage bei Kreditversicherung
Bestehende zuverlässige Kunden ggf. bereits bewertet
Kreditlimit Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter
5.000 €
Keine SCHUFA nötig
Kundenanlageformular erforderlich
Sonderfälle
Ohne Formular:
Barzahler
Anlage als Privatkunde
Info durch Personal an Warenorganisation
Sonstiges
Überschreitung → Freigabe möglich bei guter Historie
Rücklastschrift → Meldung an Geschäftsführung
SCHUFA-Score & Warenkreditversicherung
SCHUFA-Risiko
Score
Risiko
> 97,5 %
sehr gering
95–97,5 %
gering
90–95 %
erhöht
80–90 %
hoch
50–80 %
sehr hoch
Regeln
< 90 % → nur Barzahler (3.000 €)
90–95 % → Abstimmung erforderlich
>95 % → automatische Anlage
Warenkreditversicherung
Bis 10.000 € → vereinfachter Schutz
Ab 10.000 € → Anfrage erforderlich
Negative Erfahrung → Meldung nach 60 Tagen
Sperrvermerke
Auslöser
Ab 3. Mahnung
Ablauf
Info durch Buchhaltung
Sperre durch Warenorganisation
Info an Teamleiter
Regeln
Kein Mahnbescheid-Versand
Hinweise bei:
Auslieferung
Zahlungseingang
Listen
Freigabeliste
Sperrliste
Infoliste (inkl. OPOS)
Mahnstufen
Ablauf
Mahnung -> 5 € (nicht verbucht)
Mahnung (nach 2 Wochen) -> 10 € (verbucht)
Mahnung (nach weiteren 2 Wochen) -> 25 € (verbucht) + Sperrvermerk
Zinsen
Privat: Basiszins + 5 %
Geschäft: Basiszins + 9 %
Sonstiges
Privatkunden: ebenfalls Sperre ab Stufe 3
Negative Erfahrung: ab 60 Tagen
Forderungsmanagement
14 Tage nach 3. Mahnung → Übergabe an RFA
RFA entscheidet über Maßnahmen (z. B. Ratenzahlung)
Sonderfälle
Rechnung nicht erhalten:
Neu senden
Zahldatum anpassen
Info dokumentieren
Reklamationen und Einwände
Grundregeln
Nur schriftlich (Mail/Brief)
Keine negative Zahlungserfahrung
Nicht akzeptiert
„Zahlung erst nach Kundenzahlung“
Ratenzahlung
Nur über:
Dienstleister (in Vorbereitung)
oder Teamleiter + RFA
Grundsatz
Reklamation ≠ Zahlungsverzug
Formulare
Dokumente
Kundenanlageformular
SEPA-Formular
Datenschutz
AGB
Systeme
DB Schlicht → Versicherung
Gevis ERP → Baustellenüberwachung
Ablage
Homepage
Intranet
Fallbeispiele
Fall 1: Falsche Lieferung
 Austausch → Zahlung danach
Fall 2: Reklamation + Versicherungsargument
Kunde zahlt trotzdem → Mahnung
Fall 3: Teilreklamation
wie Fall 1
Fall 3.1: Vollständige Reklamation
Mahnsperre
Fall 4: Kunde zahlt nicht wegen eigener Forderung
Einzelfallentscheidung
Fall 5: Barzahler will Rechnung
Prüfung erforderlich
Fall 6: fehlende Palettengutschrift
bis 10 € ausbuchen, ab 10€: mahnen
Fall 7: Paletten später zurück
Differenz anmahnen
Fall 8: Änderung erst bei 3. Mahnung
Zahlung: netto 8 Tage

SEPA-Lastschriftmandate bei Lieferanten
Stand: 15.04.2026
Grundsatz
Zahlungsbedingungen mit Lieferanten sind Bestandteil vertraglicher Vereinbarungen.
Die Nutzung von SEPA-Lastschriftverfahren ist auf ein Minimum zu begrenzen.
Begründung:
Bei Überweisungen liegt die Terminhoheit im Unternehmen.
Lastschriftverfahren übertragen die Kontrolle über den Zahlungszeitpunkt an den Lieferanten.
Ziel ist die Sicherstellung der Liquiditätssteuerung.
Vereinbarung von SEPA-Lastschriftverfahren
Ein SEPA-Lastschriftverfahren darf nur eingerichtet werden, wenn:
es aktiv mit dem Lieferanten verhandelt wurde und
eine entsprechende Zahlungsbedingung vertraglich vereinbart ist
Die Abstimmung erfolgt mit:
Bernd Sabel (strategischer Einkauf) oder
zuständiger Team- bzw. Abteilungsleitung
Standard-Zahlungsbedingungen
Sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, gelten:
8 Tage: 3 % Skonto
30 Tage: netto
Umgang mit unkoordinierten SEPA-Anfragen
Geht eine SEPA-Lastschriftanfrage ohne vertragliche Grundlage ein, ist folgender Ablauf einzuhalten:
Eingang der Anfrage
Weiterleitung an die Warenorganisation
Erstreaktion
Standardisierte, freundliche Ablehnung durch die Warenorganisation
Verweis auf geltende Zahlungsbedingungen
Weitere Eskalation
Besteht der Lieferant weiterhin auf einem Lastschriftmandat:
→ Übergabe an Bernd Sabel
Klärung und Entscheidung im strategischen Einkauf
Einrichtung eines SEPA-Mandats
Wird ein SEPA-Lastschriftverfahren genehmigt, erfolgt die Umsetzung wie folgt:
Erstellung des Mandats durch die Buchhaltung
Unterzeichnung durch die Geschäftsleitung
Weiterleitung an die Bank durch die Buchhaltung
Information an die Warenorganisation zur Anpassung der Lieferantendaten
Dokumentation
SEPA-Lastschriftmandate sind digital zu archivieren
Ablage erfolgt mit eindeutiger Zuordnung zum jeweiligen Lieferanten
Nutzung der vorgesehenen Systeme (z. B. d.velop)