Firmenfahrzeuge & Mobilität

• GPS-Fahrtenaufzeichnung bei Firmenfahrzeugen
• Richtlinie zur Nutzung eines Firmenwagens

GPS-Fahrtenaufzeichnung bei Firmenfahrzeugen

Überwachte Fahrzeuge: Kia Ceed - EL-S 707

Die oben genannten Firmenfahrzeuge, die Mitarbeitenden zur dienstlichen Nutzung überlassen werden, sind mit einem GPS-gestützten Fahrtenaufzeichnungssystem ausgestattet.
Dieses System dient ausschließlich der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation sowie der Optimierung und dem Schutz des Fahrzeugeinsatzes.

Mit der Nutzung dieser Fahrzeuge sind folgenden Punkte zur Kenntnis zu nehmen und beachten:

1. Nutzung
   Das Fahrzeug darf ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt werden.
2. Erfassung von Fahrtdaten
   Fahrstrecken, Standzeiten, Start- und Zielorte sowie gegebenenfalls weitere Zeitangaben werden elektronisch erfasst und gespeichert.
3. Zweck der Datenerhebung
   Die Erhebung und Auswertung der Daten erfolgt ausschließlich zu dienstlichen Zwecken – insbesondere zur lückenlosen Fahrtdokumentation, zur Einsatzoptimierung und zum Schutz der Fahrzeuge.
4. Datenschutz
   Die Datenerhebung erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO, BDSG).
5. Pflicht zur Unversehrtheit des Systems
   Es ist untersagt, das Aufzeichnungssystem zu manipulieren, zu deaktivieren oder in irgendeiner Weise zu beeinflussen.
6. Auskunftsrecht
   Auf Wunsch wird Auskunft über die zu meiner Person gespeicherten Daten gemäß DSGVO erteilt.

Richtlinie zur Nutzung eines Firmenwagens

Alle Arbeitsnehmer/innen die im Besitz eines Dienstwagens sind werden dazu angehalten, sich an die im Unternehmen formulierten Dienstwagenrichtlinien zu halten. Die Dienstwagenrichtlinien werden allen Arbeitnehmer/innen vor der Dienstwagenübermittlung vorgelegt und müssen entsprechend gegengezeichnet werden. Mit der Bestellung und Nutzung eines Firmenwagens, erkennen die Mitarbeitenden die gültige Dienstwagenrichtlinie inkl. aller Pflichten und Rechte an. Hierunter fallen u.a. Punkte wie die Kostenverteilung, Betriebs- und Verkehrssicherheit, Selbstbehalt, Pflichten des Mitarbeitenden, Besteuerungs- und Sozialversicherungspflichten, Haftungsrichtlinien, Verhaltensregeln im Schadensfall und weitere Punkte.

Präambel

Das Unternehmen behält sich vor, Mitarbeitern, deren Funktion eine regelmäßige Reisetätigkeit mit sich bringt, einen Firmenwagen zur Verfügung zu stellen. In erster Linie trifft dies auf Mitarbeiter in der Bauleitung / im Vertrieb zu. Bei Vorarbeitern mit Montagetätigkeit behält sich das Unternehmen vor, diesen einen Transporter zur Verfügung zu stellen. Dieses Dokument begründet keinen Rechtsanspruch auf die Nutzung eines Firmenwagens, sondern regelt die Richtlinien, die der Nutzung des Firmenwagens zugrunde liegen.

Allgemeines

Bei Zurverfügungstellung eines Firmenwagens für technische und kaufmännische Mitarbeiter/innen gilt folgende Regelung:

Das Unternehmen stellt einen PKW zur dienstlichen, wie auch privaten Nutzung zur Verfügung.

Für Vorarbeiter in der Bautechnik, gilt bei Zurverfügungstellung eines Firmenwagens folgende Regelung:

Das Unternehmen stellt einen Transporter zur ausschließlich dienstlichen Nutzung zur Verfügung.

Die Wahl des Fahrzeugtyps, sowie der Ausstattungsmerkmale erfolgt in Abstimmung mit dem Arbeitgeber und hat grundsätzlich nach wirtschaftlichen Kriterien zu erfolgen (Leasingrate, Unterhaltskosten, Wiederverkaufswert).

Mit der Bestellung und Nutzung eines Firmenwagens, erkennt der Mitarbeiter die jeweils gültige Dienstwagenrichtlinie inkl. aller Rechten und Pflichten an.

Bei der Übernahme des Firmenwagens wird dem Mitarbeiter folgendes übergeben:

• Fahrzeugschein      
• Fahrzeugschlüssel
• Tank Chip / Tankkarte
• Verbandskasten
• Warndreieck

Es wird ein Übernahmeprotokoll für das Firmenfahrzeug erstellt. Darin werden etwaige Mängel und Beschädigungen, die Vollständigkeit der vorgesehenen Ausstattung, der Kilometerstand, sowie die Übergabe der Fahrzeugschlüssel, einer Tankkarte und / oder eines Tankchips, sowie des Fahrzeugscheins festgehalten.

Der Mitarbeiter erhält eine Kopie des Übergabeprotokolls.

Vor Übernahme des Firmenwagens hat der Mitarbeiter dem Unternehmen seinen Führerschein vorzulegen. Das Unternehmen behält sich vor, dem Mitarbeiter die Führung eines Fahrtenbuchs aufzuerlegen.

Der Mitarbeiter ist nicht berechtigt, ohne ausdrückliche, vorherige Genehmigung des Unternehmens elektronische Geräte oder sonstiges Zubehör in den Firmenwagen einzubauen oder sonstige Veränderungen oder Umbauten an dem Firmenwagen vorzunehmen.

Kosten

Betriebs-, Unterhalts- und Wartungskosten trägt der Arbeitgeber. Bußgeldbescheide für Falschparken, Geschwindigkeitsüberschreitungen usw. müssen vom dem/der betroffenen Mitarbeiter/in fristgerecht gezahlt werden.

Kraftstoffkosten und sonstige Auslagen werden über den Tank Chip und/oder die Tankkarte abgerechnet. Sollte dies aus Gründen nicht möglich sein, können angefallene Kosten über die Reisekostenabrechnung, beim Arbeitgeber geltend gemacht werden. Kraftstoffkosten für Fahrten ins Ausland werden bei dienstlicher Notwendigkeit vom Unternehmen vergütet, dies gilt nicht für die private Nutzung (z.B. Urlaub). Gleiches gilt für im Ausland anfallende Abschlepp-, Rückführ- und Reparaturkosten.

Bei der dienstlichen Nutzung des Fahrzeuges ist stets kostensparend vorzugehen. Bei längeren Fahrten ist zu prüfen, ob die Fahrt mit der Bahn oder per Flugzeug günstiger ist. Bei anfallenden Reparaturen während einer Fahrt im Ausland ist zu prüfen, inwieweit eine Reparatur im Ausland zwingend erforderlich ist. Ggf. ist vor einer Reparatur Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen.

Betriebs- und Verkehrssicherheit

Der Mitarbeiter ist verpflichtet, ständig für ordnungsgemäße Betriebs- und Verkehrssicherheit, sowie auch für die pflegliche Behandlung des Firmenwagens zu sorgen. Abgassonderuntersuchung, TÜV-Prüfungstermine, Wartungstermine, Sicherheits- & Tachoprüfungen bzw. Inspektionen gemäß Servicevorgaben hat der Mitarbeiter selbstständig, in eigener Verantwortung und außerhalb der Arbeitszeit vorzunehmen. Hier kann der Fuhrparkbeauftragte unterstützend tätig werden.

Überlassung an Dritte / begleitetes Fahren nach §48a

Die Überlassung des Fahrzeugs an Kolleginnen und Kollegen beschränkt sich ausschließlich auf betriebliche Zwecke.

Eine Überlassung an betriebsfremde Personen beschränkt sich auf Familienangehörige des gleichen Hausstandes. D

er/Die Arbeitnehmer/in haftet für jeden Schaden, der im Zusammenhang mit der Fahrzeugnutzung durch Dritte entsteht, soweit dieser nicht vorsätzlich vom Fahrer verschuldet wurde. Dem Arbeitgeber steht es frei, im Falle einer unerlaubten Überlassung des Fahrzeugs an Dritte, im Schadensfall einen Schadenersatz von dem/der Arbeitnehmer/in zu verlangen und im Übrigen die private Nutzung mit sofortiger Wirkung zu widerrufen.

„Begleitetes Fahren“ gemäß §48a Fahrerlaubnisverordnung ist gestattet, unter der Voraussetzung, dass die Begleitperson zum Hausstand gehört, im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist und sich in einem fahrtüchtigen Zustand befindet.

Selbstbehalt

Der Firmenwagen ist vollkaskoversichert mit einer Selbstbeteiligung von derzeit 1.000, - EUR und teilkaskoversichert mit einer Selbstbeteiligung von derzeit 1.000, - EUR.

Der Mitarbeiter ist verpflichtet dem Unternehmen, 50% der jeweilig zu zahlenden Selbstbeteiligung zu erstatten, sollte er oder eine dritte Person, der die Nutzung des Fahrzeugs ermöglicht wurde, einen Unfall verursacht haben.

Besteuerung und Sozialversicherungspflicht der privaten Nutzung nach der 1-%-Regelung

Die steuer- und sozialversicherungspflichtige Behandlung des geldwerten Vorteils geht zulasten des/der Arbeitnehmer/in.

Die Privatnutzung muss von dem/der Arbeitnehmer/in nach den jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften versteuert werden. Ein Lohn- oder Gehaltsanspruch des/der Arbeitnehmer/in gegen den Arbeitgeber wird durch diese steuerliche Behandlung nicht begründet. Bei der Nutzungsüberlassung handelt es sich um einen Sachbezug i. S. der Sozialversicherung, dessen geldwerter Vorteil Arbeitsentgelt darstellt.

Die private Nutzung des Dienstwagens wird monatlich mit 1 % des Bruttolistenpreises angesetzt. Der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird mit einer festen Monatspauschale von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer berechnet. Die Parteien sind sich einig, dass im Lohnsteuerabzugsverfahren der Arbeitgeber zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nicht verpflichtet ist. Der/Die Arbeitnehmer/in wurde auf Rz. 10 Buchst. e im BMF-Schreiben v. 4.4.2018, IV C 5-S 2334/18/10001, hingewiesen. Bei Änderung der gesetzlichen Bestimmungen, werden die o.g. Rahmenbedingungen an die neue Rechtsprechung angepasst.

ALTERNATIVE

Der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird mittels Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ermittelt (0,002 %-Tagespauschale). Der/Die Arbeitnehmer/in muss dazu gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) der betriebliche PKW tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wurde; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Hier behält sich der Arbeitgeber, die Nutzung eines Fahrtenbuches vor.

Pflichten des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter verpflichtet sich

• auf Verlangen, jederzeit seinen Führerschein vorzulegen und dem Unternehmen jegliche Art von Entzug der Fahrerlaubnis (vorübergehend, kurzfristig oder dauerhaft) UNVERZÜGLICH mitzuteilen;
• zu einer pfleglichen Behandlung des Firmenwagens, sowie zur Sicherstellung des betriebs- und verkehrssicheren Zustands! Dies beinhaltet eine regelmäßige Kontrolle aller Betriebsflüssigkeiten, der Beleuchtungsanlage und Reifen, sowie die regelmäßige Reinigung des Innenraums und des Fahrzeugäußeren; (mindestens 1x im Monat!)
• als Fahrer auf die Einhaltung aller gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Nutzung des Fahrzeugs zu achten;
• das Fahrzeug nur zu nutzen, wenn er sich im Besitz einer amtlichen Fahrerlaubnis befindet. Der Verlust der Fahrerlaubnis ist dem Arbeitgeber UNVERZÜGLICH mitzuteilen;
• das Fahrzeug nur zu nutzen, wenn er mit Sicherheit ausschließen kann, dass die Fahrtüchtigkeit durch den Genuss von Alkohol, Drogen, Medikamenten oder anderen Substanzen eingeschränkt ist;
• den Arbeitgeber UNVERZÜGLICH zu informieren, sollte das sichere Führen des Fahrzeugs, aufgrund gesundheitlicher Beschwerden jeglicher Art, nicht mehr gewährleistet sein;
• bei einem selbstverschuldeten Verlust seiner Fahrerlaubnis nachfolgende Fahrtkosten für z. B. Flug, Bahn oder Taxi während dieses Zeitraums selbst zu übernehmen;
• zur Übernahme der Halterhaftung für Verschulden eines Fahrzeuglenkers bei einer gegen diese Richtlinie verstoßenden Überlassung des Fahrzeuges an Dritte;
• das Fahrzeug von Rechten Dritter freizuhalten, nicht zu vermieten oder zu verpfänden;
• zur UNVERZÜGLICHEN Meldung von Unfällen, Beschädigung und Verlust des Fahrzeugs, an die Führungskraft und den zuständigen Fuhrparkmitarbeiter. Bei Nichtbeachtung der Informationspflicht können dem Mitarbeiter die Kosten einer missbräuchlichen Verwendung belastet werden;
• zum Lesen und beachten aller Betriebsanleitungen des Firmenwagens und des Zubehörs.

Haftung für Schäden

Durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Behandlung des Firmenwagens, durch den/die Mitarbeiter/in oder einem von ihm ermächtigten Dritten, entstandene Schäden (z. B. Motordefekt infolge nicht geprüften Ölstandes, Falschbetankung inkl. Ad-Blue, Beschädigung der Karosserie durch Schauben o.ä.) hat der/die Mitarbeiter/in die entstehenden Kosten in voller Höhe zu tragen und direkt mit der Vertragswerkstatt abzuwickeln. (hier sollte der Mitarbeiter prüfen, ob z.B. Falschbetankung in seiner jeweiligen Haftpflichtversicherung abgedeckt ist!)

Für von dem/der Mitarbeiter/in vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Unfallschäden (z. B. wegen Trunkenheit am Steuer, Fahrens ohne Fahrerlaubnis, Rücksichtslosem fahren etc.) bzw. vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachtem Verlust des Fahrzeugs, sowie für alle Verstöße welche gegen die Allgemeinen Versicherungsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung verstoßen und die zu einer Leistungsverweigerung des Versicherers führen, ferner für alle Schäden, Risiken, Prozesskosten, die von der Versicherung nicht übernommen werden bzw. über die Versicherungsleistungen hinausgehen, haftet der/die Mitarbeiter/in, in voller Höhe.

Eine Erstattung durch die Versicherung, die keine Hochstufung des Rabattes nach sich zieht, wird dabei auf die Höhe angerechnet. Kosten durch Schäden, die durch Unkenntnis oder unsachgemäße Bedienung entstehen, trägt der/die Mitarbeiter/in.

Erfolgt eine Höherstufung der Versicherungsbeiträge durch verstärkte Unfallverursachung, welche nachweislich dem/der Mitarbeiter/in anzulasten sind, behält sich das Unternehmen das Recht vor, den dadurch entstehenden Mehrbetrag von dem/der Mitarbeiter/in zurückzufordern.

Verstößt der/die Mitarbeiter/in gegen die Pflicht, den Firmenwagen nur selbst zu nutzen, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie Ermahnung, Abmahnung oder Kündigung zur Folge haben. Der/die Mitarbeiter/in ist dem Unternehmen zum Schadensersatz verpflichtet. Die Schadensersatzpflicht betrifft insbesondere Steuerforderungen des Finanzamtes, die sich aus einer unerlaubten Nutzung des Firmenwagens ergeben können.

Verhalten im Schadensfall

Dem Unternehmen ist der Eintritt von Schäden am Firmenwagen sowie der Eintritt von Schäden, die mit diesem im Zusammenhang stehen, UMGEHEND mitzuteilen.

Der/Die Mitarbeiter/in ist darüber hinaus verpflichtet, über den Unfallhergang die von den Versicherungen geforderten Auskünfte im Einzelnen und unverzüglich zu erteilen.

Er ist angehalten, am Unfallort die notwendigen Beweissicherungen vorzunehmen.

Dazu gehören u.a.

• persönliche Daten des Unfallgegners (wichtig: die Personalausweisnummer!)
• gegnerische Haftpflichtversicherung
• Kennzeichen der beteiligten Fahrzeuge
• Unfallskizze
• unfallaufnehmende Polizeidienststelle (sofern involviert!)
• Name/Adresse von Zeugen
• Fotografien der beteiligten Fahrzeuge etc.

Strafrechtliche Verantwortung des Mitarbeiters

Der/die Mitarbeitende trägt in vollem Umfang die strafrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Verantwortung für alle Folgen, die sich aus der Nutzung des Fahrzeugs ergeben.

Bei Geschäftsfahrten ist die Mitnahme von betriebsfremden Personen nur im Geschäftsinteresse gestattet.

Widerruf der Überlassung

Die Überlassung des Firmenwagens kann jederzeit widerrufen werden.

Der/die Mitarbeiter/in ist verpflichtet, auf einseitige Weisung, den Firmenwagen sofort an das Unternehmen herauszugeben bzw. das Fahrzeug vorübergehend zu tauschen, ohne dass ihm ein Zurückbehaltungsrecht zusteht.

Gleiches gilt auch für Fahrzeugpapiere, Fahrzeugschlüssel, sonstige schriftliche Unterlagen für das Fahrzeug sowie für Zubehör und Ersatzteile.

Bei Rückgabe des Firmenwagens ist ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Hierin werden etwaige Mängel und Beschädigungen des Firmenwagens, die Vollständigkeit der vorgesehenen Ausstattung, der Kilometerstand sowie die Übergabe der Fahrzeugschlüssel, einer Tankkarte/Tankchips und des Fahrzeugscheins festgehalten. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie des Übergabeprotokolls.

Rückgabe aus anderen Gründen

Im Falle der Arbeitsunfähigkeit und/oder Urlaub des/der Mitarbeiter/s/in kann das Unternehmen die Herausgabe des Firmenwagens verlangen.

Bei Montagefahrzeugen gilt folgende Regelung: Befindet sich der/die Mitarbeiter/in länger als 1 Woche nicht im Betrieb, so muss das Fahrzeug auf dem Firmengelände abgestellt werden.

Bei PKWs gilt folgende Regelung: Befindet sich der/die Mitarbeiter/in länger als 4 Wochen nicht im Betrieb, so muss das Fahrzeug auf dem Firmengelände abgestellt werden. 

Befindet sich der/die Mitarbeiter/in im Mutterschutz oder in der Elternzeit ist das Fahrzeug ebenfalls an das Unternehmen herauszugeben.

Bei Ab- bzw. Rückgabe des Firmenwagens ist ein Übergabeprotokoll, wie in Ziffer 12 ausgeführt, zu erstellen. Bei Montagefahrzeugen ist eine Auflistung der im Fahrzeug befindlichen Werkzeuge zu erstellen! 

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist das Fahrzeug spätestens am letzten Arbeitstag zurückzugeben, sofern keine anderslautende Vereinbarung getroffen wird.

Als letzter Arbeitstag gilt der Tag, an dem der/die Mitarbeiter/in tatsächlich letztmals für das Unternehmen arbeitet. 

Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem/der Mitarbeiter/in, gleichgültig aus welchem Rechtsgrund, nicht zu. Bei Ab- bzw. Rückgabe des Firmenwagens ist ein Übergabeprotokoll wie in Ziffer 12 ausgeführt zu erstellen.

Beendigung des Leasingvertrags

Das Fahrzeug ist nach Beendigung des Leasingvertrages in einem, dem vertragsgemäßen Gebrauch, entsprechenden verkehrs- und betriebssicheren Zustand, am Dienstsitz des/der Mitarbeiter/s/in zurückzugeben.

Bei der Rückgabe des Firmenfahrzeugs erstellt der Fuhrparkbeauftragte zusammen mit dem/der Mitarbeiter/in ein Protokoll, in dem eventuelle technische und optische Mängel am Fahrzeug festgehalten werden. Dieses Protokoll dient dem Abgleich mit dem Gutachten des Leasinggebers und ist von dem/der Mitarbeiter/in zu unterzeichnen.

Auf Grundlage des Gutachtens des Leasinggebers behält sich der Arbeitgeber vor, dem Mitarbeiter außergewöhnlich hohe Kosten, die durch unsachgemäße Nutzung, grobe Fahrlässigkeit oder mangelnder Pflege entstanden sind, anteilig in Rechnung zu stellen.

Das Unternehmen übernimmt die weitere Verwendung bzw. Verwertung des Fahrzeuges auf eigene Kosten.