# Explizite Datenschutzerklärung für unsere hausinterne KI

<p class="callout success">*(Version 1.0 – 13. Oktober 2026 – unter Berücksichtigung der KI‑Richtlinie \[1\] und der EU‑DSGVO)*</p>

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### 1. Verantwortlicher und Anbieter

<div class="markdown-table-wrapper w-full max-w-full" id="bkmrk-rolle-angaben-verant"><table><thead><tr><th>Rolle</th><th>Angaben</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Verantwortlicher**</td><td>Schlichter GmbH &amp; Co. KG / Schlichter Maler‑ und Glashandel GmbH, vertreten durch die Geschäftsführung.</td></tr><tr><td>**Datenschutz‑Beauftragter**</td><td> \[Name\], E‑Mail: <datenschutz@schlichter.biz>, Telefon +49 123 456 7890</td></tr><tr><td>**KI‑Anbieter**</td><td>**AKI.IO** – ein in Deutschland ansässiger Anbieter von KI‑Plattformen, der sämtliche Verarbeitungstätigkeiten im Einklang mit der EU‑Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durchführt.</td></tr></tbody></table>

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### 2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

<div class="markdown-table-wrapper w-full max-w-full" id="bkmrk-zweck-verarbeitete-d"><table><thead><tr><th>Zweck</th><th>Verarbeitete Daten</th><th>Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Unterstützung bei Text‑ und Kommunikationsaufgaben** (z. B. E‑Mails, Dokumente, Protokolle)</td><td>• Eingabedaten (Text, Metadaten) &lt;br&gt;• Anonymisierte Personen‑ bzw. Unternehmensbezeichnungen</td><td>**Art. 6 Abs. 1 b** – Verarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses des Unternehmens (Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung).</td></tr><tr><td>**Programmierung &amp; IT‑Automatisierung** (z. B. Code‑Snippets, Prozessbeschreibungen)</td><td>• Technische Eingaben (Code, Befehle)</td><td>**Art. 6 Abs. 1 b** – Berechtigtes Interesse.</td></tr><tr><td>**Technische Recherche** (z. B. öffentliche Fachinformationen)</td><td>• Suchbegriffe, URLs</td><td>**Art. 6 Abs. 1 b** – Berechtigtes Interesse.</td></tr><tr><td>**Audit‑ und Qualitätskontrolle** (z. B. Protokollierung von KI‑Nutzungen)</td><td>• Nutzungs‑Logs (Benutzer‑ID, Zeitstempel, Eingabekategorien)</td><td>**Art. 6 Abs. 1 c** – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Nachweis‑ und Dokumentationspflichten).</td></tr></tbody></table>

</div>**Hinweis:** Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie für den jeweiligen Zweck zwingend erforderlich und zuvor **anonymisiert** bzw. **pseudonymisiert** wurden (vgl. KI‑Richtlinie § 2 „Datenschutz &amp; Sicherheit“).

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### 3. Kategorien personenbezogener Daten

<div class="markdown-table-wrapper w-full max-w-full" id="bkmrk-kategorie-beispiele-"><table><thead><tr><th>Kategorie</th><th>Beispiele</th><th>Zweck</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Identifikationsdaten** (nach Anonymisierung)</td><td>Platzhalter für Namen, Kundennummern, E‑Mail‑Adressen</td><td>Text‑Generierung, Dokumentation</td></tr><tr><td>**Kontaktdaten (anonymisiert)**</td><td>Ersatz‑Tokens für Telefonnummern, Adressen</td><td>Recherche, Kontextualisierung</td></tr><tr><td>**Beschäftigtendaten (pseudonymisiert)**</td><td>Rollen‑ bzw. Funktionsbezeichnungen</td><td>Zugriffs‑ und Berechtigungsmanagement</td></tr><tr><td>**Technische Daten**</td><td>IP‑Adresse des Zugriffsgeräts, Browser‑Informationen (Log‑Daten)</td><td>Sicherheits‑ und Performance‑Monitoring</td></tr></tbody></table>

</div>**Keine** sensiblen Daten (Gesundheits‑, genetische, religiöse, politische Angaben etc.) werden verarbeitet.

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### 4. Empfänger und Datenübermittlung

<div class="markdown-table-wrapper w-full max-w-full" id="bkmrk-empf%C3%A4nger-zweck-drit"><table><thead><tr><th>Empfänger</th><th>Zweck</th><th>Drittlandtransfer?</th></tr></thead><tbody><tr><td>**AKI.IO** (Deutschland)</td><td>Bereitstellung und Betrieb der KI‑Plattform</td><td>Nein – Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU (EU‑Datenschutzstandard).</td></tr><tr><td>**Interne IT‑Abteilung**</td><td>Systemadministration, Monitoring</td><td>Nein – innerhalb des Unternehmens.</td></tr><tr><td>**Externe Auftragsverarbeiter** (z. B. Cloud‑Infrastruktur)</td><td>Hosting, Backup</td><td>Nur, wenn der Auftragsverarbeiter EU‑Standard‑Vertragsklauseln (SCC) bzw. ein Äquivalent nach Art. 46 DSGVO erfüllt.</td></tr></tbody></table>

</div>Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer **findet nicht** statt.

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### 5. Speicherfristen

<div class="markdown-table-wrapper w-full max-w-full" id="bkmrk-datenkategorie-aufbe"><table><thead><tr><th>Datenkategorie</th><th>Aufbewahrungsdauer</th><th>Grundlage</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Nutzungs‑Logs**</td><td>12 Monate</td><td>Interne Aufbewahrungspflicht, Nachweis‑ und Audit‑Erfordernisse.</td></tr><tr><td>**Anonymisierte Eingabedaten** (zur Modellverbesserung)</td><td>6 Monate</td><td>Optimierung der KI‑Leistung; danach automatisierte Löschung.</td></tr><tr><td>**Pseudonymisierte Beschäftigtendaten**</td><td>24 Monate</td><td>Erfüllung von internen Qualitäts‑ und Compliance‑Kontrollen.</td></tr><tr><td>**Technische Metadaten** (z. B. Fehlermeldungen)</td><td>30 Tage</td><td>Kurzfristige Fehleranalyse.</td></tr></tbody></table>

</div>Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten automatisch gelöscht oder endgültig anonymisiert.

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### 6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

AKI.IO und die Schlichter‑IT setzen nach Art. 32 DSGVO folgende Maßnahmen ein:

- **Verschlüsselung** von Daten während Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES‑256).
- **Zugangskontrollen** (Mehr‑Faktor‑Authentifizierung, Rollen‑basiertes Berechtigungskonzept).
- **Datenminimierung** – nur notwendige Daten werden erfasst; automatisierte Anonymisierung vor Weitergabe an die KI.
- **Audit‑Logs** und **Intrusion‑Detection‑Systeme** zur Überwachung von Zugriffen und ungewöhnlichen Aktivitäten.
- **Regelmäßige Pen‑Tests** und **Sicherheitsaudits** durch unabhängige Dienstleister.

Alle Maßnahmen entsprechen dem **Stand der Technik** und den Vorgaben des BSI‑IT‑Grundschutzes.

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### 7. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Art. 15‑22 DSGVO folgende Rechte:

1. **Auskunftsrecht** – Übermittlung von Informationen über die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
2. **Recht auf Berichtigung** – Korrektur unrichtiger Daten.
3. **Recht auf Löschung** („Recht auf Vergessenwerden“).
4. **Recht auf Einschränkung der Verarbeitung**.
5. **Recht auf Datenübertragbarkeit** (für strukturierte, gängige Formate).
6. **Widerspruchsrecht** – insbesondere gegen die Verarbeitung für Direktmarketing oder Profiling.
7. **Beschwerderecht** bei einer Aufsichtsbehörde (Landesdatenschutzbehörde Nordrhein‑Westfalen).

**Ausübung der Rechte:**  
Anfragen können schriftlich oder per E‑Mail an den Datenschutz‑Beauftragten (<datenschutz@schlichter.biz>) gerichtet werden. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb eines Monats.

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### 8. Auftragsverarbeitung

Mit AKI.IO besteht ein **Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)**, der die Vorgaben der Art. 28 DSGVO erfüllt:

- AKI.IO verarbeitet Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierten Anweisungen der Schlichter‑Gruppe.
- AKI.IO darf Daten nicht für eigene Zwecke nutzen oder an Dritte weitergeben.
- AKI.IO garantiert die Einhaltung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).

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### 9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Änderungen und Ergänzungen dieser Datenschutzerklärung werden im Intranet veröffentlicht und den Mitarbeitenden per E‑Mail mitgeteilt. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf der internen Unternehmens‑Website einsehbar.

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### 10. Kontakt

**Datenschutz‑Beauftragter**  
Schlichter GmbH &amp; Co. KG  
E‑Mail: <datenschutz@schlichter.biz>  
Telefon: +49 123 456 7890

**KI‑Anbieter**  
AKI.IO – Deutschland  
Web: [https://aki.io](https://aki.io)  
E‑Mail: <privacy@aki.io>

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