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Microsoft 365 und Kommunikation

6.1 Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 bündelt verschiedene Online- und Office-Dienste. In unserem Arbeitsalltag gehört dazu unter anderem die Firmen-E-Mail und die Nutzung von Microsoft-Anwendungen und Kommunikationsdiensten.

Vergleich aus dem Alltag

Microsoft 365 ist wie ein Werkzeugkoffer, dessen Werkzeuge mit demselben Arbeitskonto verbunden sind.

Bei uns im Arbeitsalltag

Das Firmenkonto kann für E-Mail und weitere Microsoft-365-Dienste verwendet werden.

Illustration

Merke: Microsoft 365 ist kein einzelnes Programm, sondern eine Sammlung verschiedener Dienste.

6.2 E-Mail und Exchange Online

Unsere Firmen-E-Mail wird über Microsoft 365 bereitgestellt. Hinter Outlook oder einem anderen Mailprogramm arbeitet ein Maildienst, der Nachrichten, Postfach und weitere Informationen verwaltet.

Vergleich aus dem Alltag

Outlook ist wie dein Briefkasten am Schreibtisch; der Mailserver ist das eigentliche Postamt im Hintergrund.

Bei uns im Arbeitsalltag

Wenn Outlook geschlossen ist, können neue Nachrichten trotzdem im Postfach auf dem Server ankommen.

Merke: Mailprogramm und Mailserver sind zwei unterschiedliche Dinge.

6.3 Outlook

Outlook ist ein Programm für E-Mail, Kalender und weitere Kommunikationsfunktionen. Es zeigt Inhalte aus dem verbundenen Konto an und synchronisiert Änderungen mit den zugehörigen Diensten.

Vergleich aus dem Alltag

Outlook ist wie ein Fenster zum digitalen Postfach und Kalender.

Bei uns im Arbeitsalltag

Eine E-Mail, die auf einem korrekt synchronisierten Gerät als gelesen markiert wird, kann auch auf anderen Geräten entsprechend erscheinen.

Merke: Wenn Outlook ein Problem zeigt, muss nicht automatisch das gesamte Postfach gestört sein.

6.4 Teams

Teams ist eine Plattform für Chat, Besprechungen und Zusammenarbeit. Es verwendet das Firmenkonto und verbindet verschiedene Kommunikationsfunktionen.

Vergleich aus dem Alltag

Teams ist wie ein digitaler Besprechungsraum mit Telefon, Chat und gemeinsamer Arbeitsfläche.

Bei uns im Arbeitsalltag

Eine Besprechung kann Ton, Video, Bildschirmfreigabe und Chat kombinieren.

Merke: Auch in Chats gelten die gleichen Regeln für vertrauliche Informationen und verdächtige Links wie in E-Mails.

6.5 Synchronisation auf Smartphone und Tablet

Ein Firmenkonto kann auf mobilen Geräten Daten wie E-Mail oder Kalender synchronisieren. Synchronisation bedeutet, dass Änderungen zwischen Gerät und Server abgeglichen werden.

Vergleich aus dem Alltag

Synchronisation ist wie zwei Kalender, die sich gegenseitig auf dem gleichen Stand halten.

Bei uns im Arbeitsalltag

Ein auf dem Smartphone gelesener Termin oder eine E-Mail kann nach der Synchronisation auch auf einem anderen Gerät aktualisiert erscheinen.

Merke: Synchronisation ist ein Abgleich – keine unabhängige zweite Kopie aller Daten.