# 1. Projektübersicht

# 1.1 Ausgangssituation

Im Unternehmen werden Kunden-, Lieferanten- und zugehörige Stammdaten derzeit in mehreren voneinander unabhängigen Softwaresystemen geführt.

Betroffen sind insbesondere:

<table id="bkmrk-system-funktion-unit"><tbody><tr><th>System</th><th>Funktion</th></tr><tr><td>**Unitrade**</td><td>bisheriges ERP-System</td></tr><tr><td>**Gevis**</td><td>neues ERP-System</td></tr><tr><td>**AddOne**</td><td>Anwendung für den Bereich Bautechnik</td></tr><tr><td>**Addison**</td><td>Finanzbuchhaltung</td></tr></tbody></table>

Durch die getrennte Datenhaltung bestehen teilweise:

- Mehrfachanlagen desselben Kunden oder Lieferanten
- unterschiedliche Schreibweisen
- veraltete Anschriften
- unterschiedliche Kontaktdaten
- fehlerhafte oder unvollständige Datensätze
- unterschiedliche Zahlungsbedingungen
- unterschiedliche Mahnbedingungen
- unterschiedliche IDs für fachlich identische Stammdaten (Nummernkreise in Gevis und AddOne müssen erhalten bleiben)
- Datensätze zu nicht mehr existierenden Unternehmen oder Personen

Eine zentrale und systemübergreifend verbindliche Datenbasis existiert derzeit nicht. Lediglich Gevis ist als führendes Stammdatensystem eingesetzt und verteilt per API die Datensätze an die Bereichsprogramme. Diese Datenbasis kann aber nicht zu 100% valide betrachtet werden und muss daher in Phase 1 überarbeitet werden.

# 1.2 Projektziel

Ziel des Projektes ist der Aufbau einer **zentralen Stammdatenplattform**, welche langfristig als führendes System für Kunden-, Lieferanten- sowie Zahlungs- und Mahnbedingungen dient.

Die zentrale Datenbank soll schrittweise zur **Single Source of Truth** für die betreffenden Stammdaten werden.

Die wesentlichen Projektziele sind:

1. Zusammenführung bestehender Stammdaten aus allen relevanten Quellsystemen.
2. Erkennung und Bereinigung von Dubletten.
3. Prüfung bestehender Stammdaten auf Plausibilität und Richtigkeit.
4. Abgleich mit externen Datenquellen.
5. Normalisierung von Adress- und Kommunikationsdaten.
6. Vereinheitlichung von Zahlungs- und Mahnbedingungen.
7. Dokumentation historischer und nicht mehr gültiger Datensätze.
8. Zentrale Neuanlage von Kunden und Lieferanten.
9. Vermeidung zukünftiger Doppelanlagen.
10. Automatische Bonitätsprüfung neuer Kunden.
11. Zentrale Verwaltung von Zahlungs- und Mahnbedingungen.
12. Automatische Verteilung neuer oder geänderter Stammdaten an angebundene Systeme.
13. Vollständige Nachvollziehbarkeit automatischer und manueller Änderungen.
14. Erweiterbarkeit auf weitere zentrale Stammdaten.

# 1.3 Projektphasen

Die Umsetzung erfolgt schrittweise.

#### Phase 1 – Konsolidierung und Datenbereinigung

Zusammenführung und Bereinigung der bestehenden Stammdaten aus:

- Unitrade
- Gevis
- AddOne
- Addison

Ergebnis ist ein geprüfter und konsolidierter initialer Stammdatenbestand.

#### Phase 2 – Zentrale Stammdatenanlage

Neue Kunden und Lieferanten werden über ein zentrales Web-Portal angelegt und geprüft.

Gevis übernimmt zunächst weiterhin die Verteilung an die angeschlossenen Fachanwendungen.

#### Phase 3 – Direkte Systemintegration

Die zentrale Stammdatenplattform überträgt Änderungen direkt per API an die angeschlossenen Systeme.

#### Phase 4 – Erweiterung

Weitere gemeinsam verwendete Stammdaten können zukünftig in die Plattform aufgenommen werden.