1. Projektübersicht

1.1 Ausgangssituation
Im Unternehmen werden Kunden-, Lieferanten- und zugehörige Stammdaten derzeit in mehreren voneinander unabhängigen Softwaresystemen geführt. 

 Betroffen sind insbesondere: 

 

 

 

 System 

 Funktion 

 

 

 Unitrade 

 bisheriges ERP-System 

 

 

 Gevis 

 neues ERP-System 

 

 

 AddOne 

 Anwendung für den Bereich Bautechnik 

 

 

 Addison 

 Finanzbuchhaltung 

 

 

 

 Durch die getrennte Datenhaltung bestehen teilweise: 

 

 Mehrfachanlagen desselben Kunden oder Lieferanten 

 unterschiedliche Schreibweisen 

 veraltete Anschriften 

 unterschiedliche Kontaktdaten 

 fehlerhafte oder unvollständige Datensätze 

 unterschiedliche Zahlungsbedingungen 

 unterschiedliche Mahnbedingungen 

 unterschiedliche IDs für fachlich identische Stammdaten 

 Datensätze zu nicht mehr existierenden Unternehmen oder Personen 

 

 Eine zentrale und systemübergreifend verbindliche Datenbasis existiert derzeit nicht. Lediglich Gevis ist als führendes Stammdatensystem eingesetzt und verteilt per API die Datensätze an die Bereichsprogramme. Diese Datenbasis kann aber nicht zu 100% valide betrachtet werden und muss daher in Phase 1 überarbeitet werden.

1.2 Projektziel
Ziel des Projektes ist der Aufbau einer zentralen Stammdatenplattform , welche langfristig als führendes System für Kunden-, Lieferanten- sowie Zahlungs- und Mahnbedingungen dient. 

 Die zentrale Datenbank soll schrittweise zur Single Source of Truth für die betreffenden Stammdaten werden. 

 Die wesentlichen Projektziele sind: 

 

 Zusammenführung bestehender Stammdaten aus allen relevanten Quellsystemen. 

 Erkennung und Bereinigung von Dubletten. 

 Prüfung bestehender Stammdaten auf Plausibilität und Richtigkeit. 

 Abgleich mit externen Datenquellen. 

 Normalisierung von Adress- und Kommunikationsdaten. 

 Vereinheitlichung von Zahlungs- und Mahnbedingungen. 

 Dokumentation historischer und nicht mehr gültiger Datensätze. 

 Zentrale Neuanlage von Kunden und Lieferanten. 

 Vermeidung zukünftiger Doppelanlagen. 

 Automatische Bonitätsprüfung neuer Kunden. 

 Zentrale Verwaltung von Zahlungs- und Mahnbedingungen. 

 Automatische Verteilung neuer oder geänderter Stammdaten an angebundene Systeme. 

 Vollständige Nachvollziehbarkeit automatischer und manueller Änderungen. 

 Erweiterbarkeit auf weitere zentrale Stammdaten.

1.3 Projektphasen
Die Umsetzung erfolgt schrittweise. 

 Phase 1 – Konsolidierung und Datenbereinigung 

 Zusammenführung und Bereinigung der bestehenden Stammdaten aus: 

 

 Unitrade 

 Gevis 

 AddOne 

 Addison 

 

 Ergebnis ist ein geprüfter und konsolidierter initialer Stammdatenbestand. 

 Phase 2 – Zentrale Stammdatenanlage 

 Neue Kunden und Lieferanten werden über ein zentrales Web-Portal angelegt und geprüft. 

 Gevis übernimmt zunächst weiterhin die Verteilung an die angeschlossenen Fachanwendungen. 

 Phase 3 – Direkte Systemintegration 

 Die zentrale Stammdatenplattform überträgt Änderungen direkt per API an die angeschlossenen Systeme. 

 Phase 4 – Erweiterung 

 Weitere gemeinsam verwendete Stammdaten können zukünftig in die Plattform aufgenommen werden.