4. Phase 1: Konsolidierung und Datenbereinigung

4.1 Datenimport

In Phase 1 werden bestehende Stammdaten aus folgenden Anwendungen übernommen:

Abhängig vom jeweiligen System kommen unterschiedliche Importverfahren infrage:

Die ursprünglichen Quelldaten müssen während der Konsolidierung unverändert erhalten bleiben.

Datenbankverbindungen.png

4.2 Dublettenerkennung

Die importierten Daten werden automatisiert auf mögliche Dubletten untersucht.

Dabei dürfen nicht ausschließlich identische Zeichenketten verglichen werden.

In die Bewertung sollen unter anderem einfließen:

Das System berechnet einen Ähnlichkeits- bzw. Konfidenzwert.

Beispiel:

Konfidenz Bewertung
100 % sicher identisch
95 % sehr wahrscheinlich identisch
78 % mögliche Dublette
35 % wahrscheinlich unterschiedliche Datensätze

Die Schwellenwerte müssen konfigurierbar sein.

4.3 Manuelle Konfliktbearbeitung

Kann das System keine ausreichend sichere Entscheidung treffen, darf keine automatische Zusammenführung erfolgen.

Der Datensatz wird einem Benutzer im Web-Portal zur Prüfung vorgelegt.

Beispiel:

Feld Unitrade Gevis Addison Vorschlag
Firma Müller GmbH Mueller GmbH Müller GmbH Müller GmbH
Straße Hauptstr. 5 Hauptstraße 5 Hauptstrasse 5 Hauptstraße 5
PLZ 49762 49762 49762 49762

Der Benutzer muss mindestens folgende Möglichkeiten besitzen:

4.4 Normalisierung

Die Stammdaten werden nach zentral definierten Regeln normalisiert.

Beispiele:

Eingangswert Normalisierter Wert
Hauptstr. Hauptstraße
Hauptstrasse Hauptstraße
05933 / 1234 +49 5933 1234
0049 5933 1234 +49 5933 1234
Deutschland DE
Germany DE

Die Regeln müssen konfigurierbar sein.

Eine wesentliche Anforderung ist die länderabhängige Normalisierung.

Internationale Anschriften dürfen nicht nach deutschen Schreibregeln verändert werden.

4.5 Prüfung über externe Datenquellen

Unternehmensdaten sollen soweit technisch und vertraglich möglich mit externen Datenquellen abgeglichen werden.

Vorgesehen sind insbesondere:

Geprüft werden können abhängig von der verfügbaren Schnittstelle beispielsweise:

Dabei muss zwischen verschiedenen Datenquellen unterschieden werden:

  1. amtliche bzw. verifizierte Daten
  2. Creditreform-Daten
  3. interne Unternehmensdaten
  4. Benutzereingaben
  5. normalisierte Daten
  6. KI-generierte Vorschläge

Die Herkunft eines Wertes muss nachvollziehbar bleiben.

4.6 Nicht mehr aktive Geschäftspartner

Kunden und Lieferanten, die nicht mehr existieren oder nicht mehr aktiv sind, dürfen nicht einfach aus dem Datenbestand gelöscht werden.

Mögliche Status sind:

Bei Fusionen, Übernahmen oder Rechtsnachfolgen soll eine Beziehung zum Nachfolgeunternehmen hinterlegt werden können.

4.7 Zahlungs- und Mahnbedingungen

Bestehende Zahlungs- und Mahnbedingungen müssen während der Migration vereinheitlicht werden.

Hierzu existieren mindestens:

Die Bedingungen werden anhand ihrer Texte und ihrer fachlichen Bedeutung miteinander verglichen.

Beispiel:

Alt:

14 Tage 2 %, 30 Tage netto

Neu:

Zahlbar innerhalb 14 Tagen mit 2 % Skonto, ansonsten 30 Tage netto

Das System soll erkennen können, dass beide Bedingungen fachlich identisch sind.

Für jede bisherige ID wird eine Zuordnung zur neuen ID erzeugt.

Alte ID Neue ID Konfidenz
12 105 100 %
17 112 98 %
23 ? 64 %

Unsichere Zuordnungen müssen manuell geprüft werden.

Nach erfolgreicher Zuordnung werden im konsolidierten Stammdatenbestand die bisherigen IDs durch die neuen IDs ersetzt.

Dasselbe Verfahren gilt für Mahnbedingungen.

4.8 Abschluss und Initialimport

Nach Abschluss von Phase 1 muss ein:

Stammdatenbestand vorliegen.

Dieser wird initial nach Gevis übertragen.

Gevis übernimmt in dieser Phase die Weiterverteilung an die übrigen Systeme.