# 5. Phase 2: Zentrale Stammdatenanlage

# 5.1 Web-Portal

Nach Abschluss der initialen Migration werden Kunden und Lieferanten nicht mehr unabhängig in den einzelnen Anwendungen angelegt.

Die Stammdatenanlage erfolgt über das zentrale Web-Portal.

Dieses muss mindestens folgende Funktionen bereitstellen:

- SSO-Anmeldung
- rollenbasierte Berechtigungen
- Kundenanlage
- Lieferantenanlage
- Bearbeitung bestehender Stammdaten
- Dublettensuche
- Live-Dublettenprüfung
- Verwaltung von Zahlungsbedingungen
- Verwaltung von Mahnbedingungen
- Konfliktbearbeitung
- Freigabeverfahren
- Änderungshistorie
- Status externer Prüfungen
- Synchronisationsstatus

Beispiele, wie es aussehen könnte:

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/6nIgrafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/6nIgrafik.png)

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/7Iegrafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/7Iegrafik.png)

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/zxegrafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/zxegrafik.png)

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/yRygrafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/yRygrafik.png)

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/2Gfgrafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/2Gfgrafik.png)

[![grafik.png](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/scaled-1680-/uTFgrafik.png)](https://helpme.schlichter.biz/uploads/images/gallery/2026-08/uTFgrafik.png)

# 5.2 Benutzer und Berechtigungen

Mindestens folgende Rollen sind vorzusehen:

#### Benutzer

Darf Stammdaten erfassen und abhängig vom Berechtigungskonzept bearbeiten.

#### Stammdatenverantwortlicher

Darf zusätzlich:

- Konflikte bearbeiten
- Dubletten zusammenführen
- Änderungen prüfen
- Stammdaten freigeben

#### Administrator

Darf zusätzlich:

- Benutzerrechte verwalten
- Systemeinstellungen ändern
- Normalisierungsregeln verwalten
- Schnittstellen konfigurieren
- technische Fehler einsehen

Das endgültige Berechtigungsmodell wird während der Detailplanung festgelegt.

# 5.3 Live-Dublettenprüfung

Bereits während der Eingabe eines Kunden oder Lieferanten muss nach bestehenden Datensätzen gesucht werden.

Beispiel:

**Eingabe:**

`Müller GmbH`  
`Hauptstraße 5`  
`49762 Lathen`

Das System könnte daraufhin anzeigen:

> **Möglicherweise bereits vorhanden**  
> Müller GmbH, Hauptstr. 5, 49762 Lathen  
> Übereinstimmung: 96 %

Der Benutzer muss den vorhandenen Datensatz unmittelbar öffnen und vergleichen können.

Bei hoher Übereinstimmung soll eine Doppelanlage verhindert oder nur mit entsprechender Berechtigung und Begründung ermöglicht werden.

# 5.4 Automatische Prüfung und Korrektur

Spätestens beim Speichern müssen die eingegebenen Daten automatisiert geprüft werden.

Hierzu gehören:

- Prüfung der Pflichtfelder
- syntaktische Prüfung
- Normalisierung
- Dublettenprüfung
- Plausibilitätsprüfung
- externe Unternehmensprüfung
- KI-gestützte Prüfung

Beispielsweise kann aus:

`Müller GMBH, Hauptstr. 5`

nach der Prüfung:

`Müller GmbH, Hauptstraße 5`

werden.

Wesentliche Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

# 5.5 Bonitätsprüfung

Bei der Neuanlage eines Kunden erfolgt automatisiert eine Bonitätsabfrage über Creditreform.

Der konkrete Umfang hängt von folgenden Faktoren ab:

- verfügbarer API
- bestehendem Vertrag
- Lizenzmodell
- Kosten je Abfrage
- datenschutzrechtlichen Anforderungen

Mögliche Workflows:

### Bonität unauffällig

Normale Weiterverarbeitung und Freigabe.

### Bonität auffällig

Weiterleitung an einen berechtigten Mitarbeiter zur Prüfung.

### Keine eindeutige Identifikation

Manuelle Prüfung des Geschäftspartners.

Eine negative oder unklare Bonitätsauskunft darf nicht automatisch zu einer endgültigen Ablehnung führen, sofern hierfür keine explizite Geschäftsregel definiert wurde.

# 5.6 Übertragung nach Gevis

Nach erfolgreicher Anlage und Freigabe wird der Datensatz automatisch an Gevis übertragen.

Mögliche Übertragungsstatus:

- ausstehend
- in Verarbeitung
- erfolgreich
- Warnung
- fehlgeschlagen
- erneute Übertragung erforderlich

Fehlgeschlagene Übertragungen müssen automatisch erneut versucht werden.

Nach einer konfigurierbaren Anzahl fehlgeschlagener Versuche wird ein Administrator informiert.