5. Phase 2: Zentrale Stammdatenanlage

5.1 Web-Portal
Nach Abschluss der initialen Migration werden Kunden und Lieferanten nicht mehr unabhängig in den einzelnen Anwendungen angelegt.
Die Stammdatenanlage erfolgt über das zentrale Web-Portal.
Dieses muss mindestens folgende Funktionen bereitstellen:
SSO-Anmeldung
rollenbasierte Berechtigungen
Kundenanlage
Lieferantenanlage
Bearbeitung bestehender Stammdaten
Dublettensuche
Live-Dublettenprüfung
Verwaltung von Zahlungsbedingungen
Verwaltung von Mahnbedingungen
Konfliktbearbeitung
Freigabeverfahren
Änderungshistorie
Status externer Prüfungen
Synchronisationsstatus
Beispiele, wie es aussehen könnte:

5.2 Benutzer und Berechtigungen
Mindestens folgende Rollen sind vorzusehen:
Benutzer
Darf Stammdaten erfassen und abhängig vom Berechtigungskonzept bearbeiten.
Stammdatenverantwortlicher
Darf zusätzlich:
Konflikte bearbeiten
Dubletten zusammenführen
Änderungen prüfen
Stammdaten freigeben
Administrator
Darf zusätzlich:
Benutzerrechte verwalten
Systemeinstellungen ändern
Normalisierungsregeln verwalten
Schnittstellen konfigurieren
technische Fehler einsehen
Das endgültige Berechtigungsmodell wird während der Detailplanung festgelegt.

5.3 Live-Dublettenprüfung
Bereits während der Eingabe eines Kunden oder Lieferanten muss nach bestehenden Datensätzen gesucht werden.
Beispiel:
Eingabe:
Müller GmbH
Hauptstraße 5
49762 Lathen
Das System könnte daraufhin anzeigen:
Möglicherweise bereits vorhanden
Müller GmbH, Hauptstr. 5, 49762 Lathen
Übereinstimmung: 96 %
Der Benutzer muss den vorhandenen Datensatz unmittelbar öffnen und vergleichen können.
Bei hoher Übereinstimmung soll eine Doppelanlage verhindert oder nur mit entsprechender Berechtigung und Begründung ermöglicht werden.

5.4 Automatische Prüfung und Korrektur
Spätestens beim Speichern müssen die eingegebenen Daten automatisiert geprüft werden.
Hierzu gehören:
Prüfung der Pflichtfelder
syntaktische Prüfung
Normalisierung
Dublettenprüfung
Plausibilitätsprüfung
externe Unternehmensprüfung
KI-gestützte Prüfung
Beispielsweise kann aus:
Müller GMBH, Hauptstr. 5
nach der Prüfung:
Müller GmbH, Hauptstraße 5
werden.
Wesentliche Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

5.5 Bonitätsprüfung
Bei der Neuanlage eines Kunden erfolgt automatisiert eine Bonitätsabfrage über Creditreform.
Der konkrete Umfang hängt von folgenden Faktoren ab:
verfügbarer API
bestehendem Vertrag
Lizenzmodell
Kosten je Abfrage
datenschutzrechtlichen Anforderungen
Mögliche Workflows:
Bonität unauffällig
Normale Weiterverarbeitung und Freigabe.
Bonität auffällig
Weiterleitung an einen berechtigten Mitarbeiter zur Prüfung.
Keine eindeutige Identifikation
Manuelle Prüfung des Geschäftspartners.
Eine negative oder unklare Bonitätsauskunft darf nicht automatisch zu einer endgültigen Ablehnung führen, sofern hierfür keine explizite Geschäftsregel definiert wurde.

5.6 Übertragung nach Gevis
Nach erfolgreicher Anlage und Freigabe wird der Datensatz automatisch an Gevis übertragen.
Mögliche Übertragungsstatus:
ausstehend
in Verarbeitung
erfolgreich
Warnung
fehlgeschlagen
erneute Übertragung erforderlich
Fehlgeschlagene Übertragungen müssen automatisch erneut versucht werden.
Nach einer konfigurierbaren Anzahl fehlgeschlagener Versuche wird ein Administrator informiert.