1. Handel

1.1 gevis-DropZone

Die Archivierung von Dokumenten über die gevis-DropZone ermöglicht es heterogene Dokumente (digital vorliegend) sehr effizient zu archivieren.

1.2 Digitale Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung (Warenrechnungen) beginnt mit dem Dokumentenimport.

1.2.1 Import

Der Import dieser Rechnungsdaten wird vom s.scan-System durchgeführt.

Beim Import dieser Kred.-Rechnung (und/oder Kred.-Gutschriften) müssen folgende Dokumentenformen berücksichtigt werden:

1.2.1.1 Dokumente, die digital vorliegen

• E-Mail mit einer PDF-Anlage
• E-Rechnungen
  • XRechnungen
  • ZUGFeRD-Rechnungen

Die digital vorliegenden Dokumente (E-Mails) werden periodisch vom s.scan-Modul XMailFetcher automatisch abgerufen.

1.2.1.2 Dokumente, die in Papierform vorliegen

Diese Dokumente werden über die vorhandenen Multifunktionsgeräte digitalisiert.

Dabei werden an entsprechenden Multifunktionsgeräte für die relevanten Kontexte mit Buttons zum Einscannen eingerichtet, die die Dokumente digitalisieren und an die definierte Mailadresse versenden (Scan2Mail). Die Dokumente werden IMMER einzeln gescannt (damit entfällt das Bekleben der ersten Dokumentenseite mit einem DMS-Barcode). Darüber hinaus bietet diese Variante den Vorteil, dass es dann nur eine einheitliche Importvariante gibt – E-Mail.

Diese digitalen Daten (E-Mails) werden periodisch vom s.scan-Modul XMailFetcher automatisch abgerufen.

1.2.1.3 XMailFetcher

Für den Import der digital vorliegenden Dokumente kommt das s.scan-Modul XMailFetcher zum Einsatz. Der XMailFetcher ruft die einzelnen Mailadressen der relevanten Kontexte periodisch automatisch ab. Die Daten werden in der s.scan-Struktur auf dem DMS-Server abgelegt.

1.2.1.3.1 Konfiguration

Die Konfiguration der abzurufenden Postfächer kann auf dem DMS-Server sdok-app kontrolliert/konfiguriert werden.

Nach der Auswahl des Menüpunkts Settings wird die Konfiguration der Postfächer angezeigt (pro Postfach gibt es hier einen Reiter):

Die Mails der Postfächer werden periodisch abgerufen (Parameter: Timer Interval).

Nach dem Abruf werden sie im Filesystem auf dem DMS-Server sdok-app (Parameter: Output-Directory) gespeichert.

Es werden zu jeder Mail einerseits die E-Mail-Daten und andererseits eine Signaldatei erstellt (es gibt immer nur eine Signaldatei pro Mail).