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Teilnehmer Unterneh- men Rolle/Position Beteiligt Roland Reschka GWS

Ziel/Anlass Ziel dieses Dokuments ist es, d ie DMS -Prozesse detailliert zu dokumentieren.

1 Handel

1.1 gevis -DropZone

Die Archivierung von Dokumenten über die gevis -DropZone ermöglicht es heterogene Dokumente (digital vorliegend) sehr effizient zu archivieren .

1.2 Digitale Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung ( Waren rechnungen) beginnt mit dem Dokumentenimport.

1.2.1 Import

Der Import dieser Rechnungsdaten wird vom s.scan -System durchgeführt. Beim Import dieser Kred. -Rechnung (und/oder Kred. -Gutschriften) müssen folgende Dokumentenfor- men berücksichtigt werden:

1.2.1.1 Dokumente, die digital vorliegen

o E-Mail mit einer PDF -Anlage o E-Rechnungen ▪ XRechnungen ▪ ZUGFeRD -Rechnungen Die digital vorliegenden Dokumente (E -Mails) werden periodisch vom s.scan -Modul XMailFetcher au- tomatisch abgerufen .

1.2.1.2 Dokumente, die in Papierform vorliegen

Diese Dokumente werden über die vorhandenen Multifunktionsgeräte digitalisiert.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 5 von 80 Dabei werden an entsprechenden Multifunktionsgeräte für die relevanten Kontexte mit Buttons zum Einscannen eingerichtet, die die Dokumente digitalisieren und an die definierte Mailadresse versenden (Scan2Mail ). Die Dokumente werden IMMER einzeln gescannt (damit entfällt das Bekleben der ersten Dokumentenseite mit einem DMS -Barcode). Darüber hinaus bietet diese Variante den Vorteil, dass es dann nur eine einheitliche Importvariante gibt – E-Mail. Diese digitalen Daten (E -Mails) werden periodisch vom s.scan -Modul XMailFetcher automatisch abge- rufen.

1.2.1.3 XMailFetcher

Für den Import der digital vorliegenden Dokumente kommt das s.scan -Modul XMailFetcher zum Ein- satz. Der XMailFetcher ruft die einzelnen Mailadressen der relevanten Kontexte periodisch automatisch ab. Die Daten werden in der s.scan -Struktur auf dem DMS -Serve r abgelegt.

1.2.1.3.1 Konfiguration

Die Konfiguration der abzurufenden Postfächer kann auf dem DMS -Server sdok -app kontrolliert/kon- figuriert werden.

Nach der Auswahl des Menüpunkts Settings wird die Konfiguration der Postfächer angezeigt (pro Postfach gibt es hier einen Reiter):

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1.2.1.3.2 Mailabruf

Die Mails der Postfächer werden periodisch abgerufen (Parameter: Timer Interval ). Nach dem Abruf werden sie im Filesystem auf dem DMS -Server sdok -app (Parameter: Output -Direc- tory) gespeichert. Es werden zu jeder Mail einerseits die E -Mail-Daten und andererseits eine Signaldatei erstellt (es gibt immer nur eine Signaldatei pro Mail).

Inhalt eines data -Ordner einer Mail (hier am Beispiel der Mail: Mail0000000 4)

Der s.scan -Importprozess prüft periodisch die definierten Importordner und importiert die Mails, da- nach werden sie analysiert und stehen anschließend im Verify zur Prüfung durch den User bereit.

1.2.1.3.3 Technische Details

Der XMailFetcher wird auf dem DMS -Server sdok -app als Dienst ausgeführt.

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Alternativ kann der Dienst (läuft der Mailabruf?) über das Protokoll kontrolliert werden (das ist die be- vorzugte Variante: • DMS -Server: sdok -app • Log: C:\ProgramData \IRISXtract \Logs \XMailFetcher

o Die Log -Datei aufrufen u nd an das Ende springen (Strg+Ende) o Wenn die Daten aktuell sind und keine Fehlermeldungen aufweisen, dann ist der Mai- labruf aktiv

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1.2.1.3.4 Relevante Mailadresse

Es wurde je Kontext eine dedizierte E-Mailadresse (Konto) eingerichtet, für den Kontext Handel ist es die folgende E -Mailadresse : rechnungseingang.handel@schlichter.biz

1.2.2 Verify

Nach dem Importprozess werden die Dokumente technisch analysiert und dem User zur Prüfung im „Verify“ bereitgestellt. Die Daten werden in der Analyse automatisch erkannt und zugeordnet. Im Verify muss jedes Dokument geprüft werden und vom User freigegeben werden.

1.2.2.1 Aufruf

Das Verify wird im Browser über die folgende URL aufgerufen werden: https://sdok -app.schlichter:444/WebVerify Alternative r Link (besser) : https://sdok -app.schlichter:444/WebVerify/profile_Verify_WOM_1?Lang=de -DE

1.2.2.2 Anmeldung:

Eingabe der Anmeldedaten:

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Die Anmeldung erfolgt mit den Active -Directory Daten. Es können sich nur definierte Benutzer anmel- den. Bitte bei der Anmeldung nur den Benutzernamen (ohne Domäne) eingeben. Der Verifyaufruf ist nur in der Schlic hter-Domäne möglich!

1.2.2.3 Technische Details

Die Verifyuser m üssen in diesen beiden Gruppen auf dem DMS -Server sdok -app in den folgenden Gruppen enthalten sein:

1.2.2.4 Verify - Jobliste

Aus der Verify -Jobliste kann der entsprechende Stapel ausgewählt werden. Anschließend startet die Bearbeitung im Verify. Die Stapelnamen kennzeichnen den Typ des Stapels. Die Anzeige der Stapel kann optional mit einer Berechtigungsgruppe gekoppelt werden .

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Die Stapelbezeichnung setzt sich zusammen aus der allgemeinen Typbezeichnung dem Datum und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Die Stapel haben den Präfix Handel -Mail .

1.2.2.5 Verify - Verarbeitung

Bei diesem Scan -Szenario müssen alle Dokumente kontrolliert werden.

Grüne Felder → müssen vom User bestätigt erden ( Enter -Taste) Rote Felder → Pflichtfelder Ausgegraute Felder → Werden aus den Stammdaten gezogen, sie können nicht editiert werden Im Standard werden die Daten vorausgefüllt:

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1.2.2.6 Kontrolle der Kopfdaten

Seiten → mit der Markierung des Dokuments wird die gesamte Rechnung angezeigt, die Anzahl der Seiten kann verglichen werden, alternativ können die einzelnen Seiten des Dokuments durchlaufen werden, die Kontrolle muss mit der Enter – Taste bestätigt werden Belegart → die Dokumentart wird automatisch erkannt / aktuell ist nur der Wert Rechnung auswählbar Siehe auch: Techn ische Details Barcode → wird automatisch mit dem Barcodewert gefüllt (alphanummerisch und zwanzigs tellig). Mandant → wird anhand der Adresse automatisch ermittelt Siehe auch: Techn ische Details Lieferanten -Nr → wird automatisch anhand verschiedener Kriterien gefüllt, wenn der Lieferant nicht au- tomatisch erkannt wurde, muss er mit der Taste F4 auswählt werden oder aus der Alternativenliste aus- gewählt werden Alt+↓ Automatische Erkennung anhand :

Bestellnummer

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VAT-ID
IBAN
national tax no.
einer Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl
Training
Optional: Sender E -Mailadresse

(1) Taste F4 (2) Eingabe eines Teils des Kreditorennamens (3) Auswahl des Lieferanten Siehe auch: Technische Details

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Rechnungs -Nr → wird automatisch erkannt / muss kontrolliert werden / kann trainiert werden Siehe auch: Techn ische Details Rechnun gsdatum → wird automatisch erkannt / muss kontrolliert werden / kann trainiert werden Logik: es wird immer automatisch das jüngste Datum in der Vergangenheit relativ zum aktuellen Zeit- punkt gezogen Eingangsdatum → wird automatisch mit dem Importdatum befüllt / kann manuell geändert werden Buchungsdatum → wird automatisch mit dem Rechnungsdatum befüllt / kann manuell geändert wer- den Zahlungsformcode → wird automatisch aus den Stammdaten des Kreditors gezogen / kann übersteuert werden Zahlungsbedingung → wird automatisch aus den Stammdaten des Kred itors gezogen / kann übersteu- ert we rden Beträge → werden automatisch ermittelt, wenn die Schriftfarbe der Beträge blau ist, dann müssen sie manuell korrigiert werden (Manuelle Eingabe oder Doppelklick auf den Beleg), bei grüner Schriftfarbe muss der Wert per Klick/Enter bestätigt werden (der Wert wurde da nn berechnet) Rechnungstyp → wird automatisch mit dem Wert Kostenrechnung gefüllt Kommentar → kann manuell befüllt werden, wird anschließen in die s.dok -Bemerkung geschrieben

1.2.2.7 Technische Details

Mandant • s.scan - Server / Solution Designer / Proje kt: ERV o Master data / table: Master_D ebitor

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 15 von 80 • Der Wert wird anh and der Adressdaten automatisch erkannt, in der unten aufgeführten Ta- belle können weitere Adressen/Ausprägungen eingefügt werden o Neue Zeile einfügen und die entsprechenden Werte eintragen, Leerzeichen weglassen o Save o File -> Deploy Project to W OM…

Rechnungs -Nr • s.scan - Server / Solution Designer / Project: ERV o Master data / table: cxkInvoiceNumber • Der Wert wird anhan d von verschiedenen Begriffen automatisch erkannt o Neue Zeilen einfügen und die entsprechenden Werte eintragen, Leerzeichen weglas- sen o Save o File -> Deploy Project to W OM… Rechnungs -Nr • s.scan - Server / Solution Designer / Project: ERV o Master data / table: Master_ Creditor • Die Stammdaten w erden täglich aktualisiert o toDo (Job -Dokumentation)

1.2.2.8 Weitere Funktionen

1.2.2.8.1 Aktives Dokument

Das aktive Dokumente ist der Stapelstruktur markiert:

Die Dokumente können u.a. per Mausklick auf das entsprechende Dokument als aktiv ausgewählt wer- den.

1.2.2.8.2 Dokumente zusammenfügen

Hauptmenü auswählen:

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Die gewünschte Funktion auswählen (ausgehend vom aktiven Dokument):

Bitte die folgende Klasse auswählen :

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1.2.2.8.3 Dokumente trennen

Hauptmenü auswählen:
Die gewünschte Funktion auswählen (ausgehend vom aktiven Dokument und entsprechender Seite):

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Bitte die folgende Klasse auswählen:

1.2.2.8.4 Dokumente/Seiten löschen

Hauptmenü auswählen:
Die gewünschte Funktion auswählen (ausgehend vom aktiven Dokument):

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Anschließend den Dialog auf der rechten Bearbeitungsseite bestätigen:

1.2.2.8.5 Hinweis E -Rechnung nicht valide beim Aufruf des Dokuments im Verify

Mit OK / Löschen kann die Bearbeitung im Verify fortgesetzt werden. Das Löschen bewirkt nur, dass bei einem erneuten Aufruf des Dokuments im Verify diese Meldung nicht mehr angezeigt wird (Lö- schen = Meldun g bei diesem Dokument nicht mehr anzeigen) . Eine nicht valide E -Rechnung entspricht nicht dem vorgeschriebenen strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Maßnahmen: Rechnungssteller kontaktieren / korrigierte Rechnung anfor- dern.

1.2.2.8.6 Feld – Training

Die Felder Rechnungsdatum und Rechnungs -Nr können trainiert werden, das Training wird dann mit dem Bezug zum Lieferanten gespe ichert, somit setzt das automatische Erkennen des Lieferanten das automatische Heranziehen des Trainings.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 20 von 80 Wichtig : bitte keine Beträge trainieren, sie stehen an verschiedenen Stellen des Dokuments (die Koor- dinaten werden mitgespeichert ), darüber hinaus ist die Syntax (mal sind die Beträge zweistellig, mal dreistellig …) unterschiedlich. Die bisher ausgeführten Trainings können über diesen Menüpunkt aufgerufen werden: Hauptmenü -> Ansicht -> Information -> Training

Beispiel eines Training s, der Rechnungs -Nr:

(1) In das entsprechende Feld (in dem Beispiel Rechnungs -Nr) klicken (2) Per Klick die entsprechende Nummer vom Bel eg übernehmen a. Ggf. Manuel korrigieren ( falsch übernommene Zeichen entfernen) Anschließen mit der Taste F12 trainieren / danach mit OK bestätigen (alternativ: Hauptmenü -> Ext- ras -> Training -> Feld trainieren )

Die Trainings könne n auch gelöscht we rden, die Funktion befindet sich im Hauptmenü -> Extras -> Training -> Alle Feld-Trainings löschen ), nach dem Löschen muss die Meldung mit OK bestätigt werden.

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1.2.2.8.7 An Cutter senden

Es kommt vor, dass in einem Stapel im Verify mehrere Dokumente enthalten sind. Wenn eins (oder mehrere) dieser Dokumente nicht abschließend verifiziert werden kann (z.B. weil der Lieferant neu ist und noch in den Stammdaten fehlt), die anderen Dokument aber abschließend verifiziert werden konnten, kann der Stapel mittels der Funktion Hauptmenü -> GWS -> Stapel a n Cutter s chicken trotzdem abgeschickt werden. Dabei wird das nicht abschließend verifizierte Dokument aus dem Stapel abgespalten (es entsteht ein neuer Stapel mit dem Zusatz „_Cutted “, die anderen werden exportiert. Der neue Stapel mit den nur noch nicht abschließend verifizierten Dokumenten erscheint wieder in der Verifyjobliste.

1.2.2.9 Stammdaten

Die Stammdaten de s Mandanten B. Schlichter werden automatisch , periodisch aus gevis für s.scan ex- portiert.

1.2.2.9.1 Job – Windowsaufgaben planung (automatische Ausführung)

Der Job wird auf dem DMS -Server: sdok -app ausgeführt

1.2.2.9.2 Job – Windowsaufgabenplanung (manuelle Ausführung)

Der Job kann bei Bedarf (neuer Kreditor wurde hinzugefügt – dieser Kreditor wird sofort in s.scan be- nötigt) auch manuell getriggert werden : (1) Job ausführen (DMS -Server: sdok -app)

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(2) s.scan -Stammdaten aktualisieren (DMS -Server: sdok -app), die Daten werden automatisch alle

15 Minuten aktualisiert.

Manuell kann dieser Schritt im s.scan -Cockpit wie folgt ausgeführt werden (beschleunigt den Vorgang):

Bitte den betroffenen den Stapel im Verify schließen und erneut öffnen. Danach steht der neue Kreditor in der Suche zur Verfügung. Wenn der Stapel erneut analysiert wird oder ein neuer Stapel mit diesem Kreditor importiert wird, greift die automatische Kreditorenerkennung .

1.2.2.10 Erneute Analyse

1.2.2.10.1 Verify

Diese Variante kann jeder Verify -User anwenden , es kann immer nur ein Stapel neu analysiert werden.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 23 von 80 Ein Stapel kann aus dem Verify heraus zur erneuten Analyse gesendet werden. Im Haup tmenü gibt es dazu die Funktion „Stapel sofort neu analysiere n“, alternativ kann der Shortcut verwendet werden (siehe unten , steht an der Funktion) .

Ggf. den Abschluss mit „Ja“ bestätigen

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Der Stapel wird danach automatisch erneut analysiert, anschließend erscheint der Stapel wieder in der Verify -Jobliste und kann wieder im Verify bearbeitet werden.

1.2.2.10.2 Cockpit

Diese Variante kann nur auf dem DMS -Server: sdok -app vom Administrator ausgeführt werden, es können auch mehrerer Jobs gleichzeitig neu analysiert werden. Im ersten Schritt müssen die Verify -Stapel im s.scan -Cockpit aufgerufen werden :

Danach können die relevanten Stapel markiert und zur erneuten Analyse versendet werden:

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Die Stapel werden danach automatisch erneut analysiert, anschließend erschein en die Stapel wieder in der Verify -Jobliste und k önnen wieder im Verify bearbeitet werden.

1.2.3 s.dok

1.2.3.1 Aufruf

Der s.dok -Webclient wird im Browser über die folgende URL aufgerufen werden: https://sdok -app.schlichter/

1.2.3.2 Anmeldung:

Eingabe der Anmeldedaten:

Die Anmeldung erfolgt mit den Active -Directory Daten. Es können sich nur definierte Benutzer anmel- den.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 26 von 80 Bitte bei der Anmeldung nur den Benutzernamen ( mit Domäne) eingeben oder alternativ die E - Mailadresse . Der s.dok -Clientauf ruf ist nur in der Schlichter -Domäne möglich! Anschließend kann über die Aufgaben -Kachel mit der Work flowbearbeitung begonnen werden:

1.2.3.3 Archivierung der Dokumente

Nach dem Verifyprozess werden die Dokumente automatisch im s.dok archiviert. Zusätzlich zum Nutzdokument (PDF) wird die Originalmail archiviert.

1.2.4 Workflow

1.2.5 Export an gevis (XML -Daten)

Mit dem s.dok -Archivierungsvorgang aus s.scan wird parallel automatisch eine XML -Datei an gevis übergeben . Die Daten werden mandantenbezogen in einer dieser Freig aben abgestellt (XML -Datei):

Der gevis -Prozesse überwach t diese Freigabe und importiert periodisch die XML -Daten . DÜ-Prozess (gevis -Prozess für den Import der XML -Daten) :

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Die Über nahme der XML -Daten in gevis wird automatisch ausgeführt (toDo – ein automatischer Pro- zess folgt - Aufgabenwarteschlagenposten) :

Die Übernahme der Daten kann auch manuell in gevis angestoßen werden:

Nach dem gevis -Import w erden die Daten in den entsprechenden Save -Ordner verschoben , dabei wir die XML -Datei mit einem Zeitstempel ve rsehen :

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1.3 Prozess Deb. -Lieferscheine (Rückläufer)

Die Verarbeitung der Deb. -Lieferscheine (mit der Kundenunterschrift) beginnt mit dem Scanvorgang am Multifunktion sgerät. Für diese Kontext gibt es dort den Knopf Lieferscheine.Handel.intern . Dokume ntenarten:

Deb.-Lieferscheine
Deb.-Aufträge ( AT… + RN…)
Deb.-Rechnungen
Deb.-Gutschriften
Deb.-Verkaufsabgänge

1.3.1 Technischer Import und Verarbeitung

Nach dem Scanvorgang werden die Daten auf den s.dok -Server sdok -app in das Verzeichnis D:\IRISXtract \s.scan -Import \FTP\Lieferscheine.Handel.intern übertragen. Mit Hilfe der Windowsaufgabe s.scan -Stapel verschieben werden die Daten perio disch um ein Präfix erweitert und in das unten Verzeichnis D:\IRISXtract \s.scan -Import \FTP\Lieferscheine.Handel.in- tern\Work verschoben.

Die Daten werden anschlißend von s.scan imporitert (periodisch alle 5 Minuten) , nach dem Import wird eine gleichnamige Signaldatei erstellt (imported = erfolgreich imporitert) . Die erfolgreich imporiterten Daten werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht.

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1.3.2 Verify

Anmeldung und Aufruf analog zu Handel (siehe oben). Die Stapel haben den Präfix Handel -VK-LS. Im Verify müssen nur die mehrseitigen Dokumente geprüft werden, die einseitigen Dokument e wer- den automatisch als korrekt markiert (wenn das Originaldokument automatisch herangezogen werden konnte). Jeder gescannte Stapel erscheint im Verify .

Im Verify müssen nur die mehrseitigen Dokumente bestätigt werden (Enter oder Plus-Taste im Num- mernblockbereich ). Wenn der Barcode nicht erkannt wurde, kann die Lieferscheinnummer per Klick vom Beleg in den Bar- code oder die Dok umentennummer übernommen werden , alternativ kann die Nummer auch in eins der Felder editiert werden, nach der Übernahme/Eingabe werden die restlichen Daten aus der s.dok - Datenbank gezogen . Die au sgegrauten Felder (nicht editierbar, werden aus der s.dok -Datenbank gezogen) müssen immer gefüllt sein, sonst ist das Dokument ungültig, die Bearbeitung des Stapels kann nicht abgeschlossen werden. Das unterschriebene Dokument wird in diesem Kontext immer über das aus gevis heraus arc hivierte Origin aldokument archiviert, d.h. die Archivierung des Originals ist die Voraussetzung und muss vor dem Scanprozess archiviert worden sein . Das Ende des Stapels muss bestätigt werden.

Die Dokumente können in diesem Kontext analog zu den Einkaufsrechnungen (siehe oben) getrennt / zusammengeführt / gelöscht / … werden .

1.3.3 Archivierung und „als gescannt“ Markierung im s.dok

Nach dem Verify -Prozess werden die Dokumente als neue Version im s.dok archiviert. Das Attribut Gescannt wird automaisch auf JA gesetzt.

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1.3.4 „Gescannt“ Markierung in gevis

Der gevis -Job „Scanbelegreferenz“ ( Aufgabenwarteschlangenposten) prüft periodisch die im s.dok als gescannt markierten Dokumente und überträgt die Markierung an den korrespondierenden Liefer- schein in gevis .

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1.4 Prozess Deb. -Kommissionierbelege (Rückläufer)

Die Verarbeitung der Deb. -Kommissi onierbelege (mit Vermerken / Unterschrift ) beginnt mit dem Scan- vorgang am Multifunktionsgerät. Für diese Kontext gibt es dort den Knopf Kom.Handel.intern . Dokumentenarten:

Deb.-Kommissionierbelge

1.4.1 Technischer Import und Verarbeitung

Nach dem Scanvorgang werden die Daten auf den s.dok -Server sdok -app in das Verzeichnis D:\IRISXtract \s.scan -Import \FTP\Kom.Handel.intern übertragen. Mit Hilfe der Windowsaufgabe s.scan -Stapel verschieben werden die Daten periodisch um ein Präfix erweitert und in das unten Verzeichnis D:\IRISXtract \s.scan -Import \FTP\Kom.Handel.intern \Work verschoben.

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Die Daten werden anschlißend von s.scan imporitert (periodisch alle 5 Minuten), nach dem Import wird eine gleichnamige Signaldatei erstellt (imported = erfolgreich imporitert). Die erfolgreich imporiterten Daten werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht.

1.4.2 Verify

Anmeldung und Aufruf analog zu Handel (siehe oben). Die Stapel haben den Präfix Handel -KOM . Im Verify müssen nur die mehrseitigen Dokumente geprüft werden (der Schwellenwert ist in der Scan - Konfiguration definiert) , die einseitigen Dokumente werden automatisch als korrekt markiert (wenn d ie Daten automatisch extrahiert werden konnten / aus der gev is-Datenbank herangezogen werden konn- ten). Jeder gescannte Stapel erscheint im Verify.

Im Verify müssen nur die mehrseitigen Dokumente bestätigt werden ( Enter oder Plus-Taste im Num- mernblockbereich ).

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 33 von 80 Wenn es zu der PZ -Nummer keine Daten ermittelt werden konnten , kann die AT-Nummer per Klick vom Beleg in den Barcode oder die Dokumentennummer übernommen werden, darüber funktioniert der Abgleich gegen die gevis -Daten auch, alternativ kann die Nummer auch editiert werden, nach der Übernahme/Eingabe werden die restlichen Daten gezogen.

Die ausgegrauten Felder (nicht editierbar, werden aus der gevis -Datenbank gezogen) müssen immer gefüllt sein, sonst ist das Dokument ungültig, die Bearbeitung des Stapels kann nicht abgeschlossen werden. Das Ende des Stapels muss bestätigt werden.

Die Dokumente können in diesem Kontext analog zu den Einkaufsrechnungen (siehe oben) getrennt / zusammengeführt / gelöscht / … werden. Wenn bei allen Dokumenten die Daten nicht herangezogen werden konnten, kann der gesamte Stapel zur erneuten Analyse gesendet werden , danach wird der Abgleich erneut im Hintergrund für alle Do- kumente ausgeführt , der Stapel wird anschließend zur weiteren Prüfung ins Verify verschoben : Hauptmenü → GWS → Stapel sofort neu analysieren (STRG F10)

1.4.3 Archivierung im s.dok

Nach dem Verify -Prozess werden die Dokumente im s.dok archiviert und mit der entsprechenden Auf- tragsakte verknüpft .

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1.5 Prozess Kred. -Lieferscheine (Originale)

Der Kred. -Lieferscheine liegt in Papierform vor (kommt mit der Ware). Anschließend wird die erste Seite des Kred. -Lieferscheins mit einem DMS -Barcode beklebt und die DMS -Barcodenummer in gevis in die entsprechende Wareneingangsbuchung (Fel d: DMS -Nummer) vollständig und fehlerfrei einge- geben. Die DMS -Verarbeitung der Kred. -Lieferscheine beginnt mit dem Scanvorgang am Multifunktionsgerät. Für diese Kontext gibt es dort den Knopf Lieferscheine.Handel.extern . Dokumentenarten:

Kred. -Lieferscheine

1.5.1 Technischer Import und Verarbeitung

Nach dem Scanvorgang werden die Daten auf den s.dok -Server sdok -app in das Verzeichnis D:\IRISXtract \s.scan -Import \FTP\Lieferscheine.Handel.extern übertragen. Mit Hilfe der Windowsaufgabe s.scan -Stapel verschieben werden die Daten periodisch um ein Präfix erweitert und in das unten Verzeichnis D:\IRISXtract \s.scan -Import \FTP\Lieferscheine.Handel.ex- tern\Work verschoben.

Die Daten werden anschlißend von s.scan imporitert (periodisch alle 5 Minuten), nach dem Import wird eine gleichnamige Signaldatei erstellt (imported = erfolgreich imporitert). Die erfolgreich imporiterten Daten werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht.

1.5.2 Verify

Anmeldung und Aufruf analog zu Handel (siehe oben). Die Stapel haben den Präfix Handel -EK-LS.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 35 von 80 Im Verify müssen nur die mehrseitigen Dokumente geprüft werden (der Schwellenwert ist in der Scan - Konfiguration definiert), die einseitigen Dokumente werden automatisch als korrekt markiert (wenn die Daten automatisch extrahiert werden konnten / aus der ge vis-Datenbank herangezogen werden konn- ten). Jeder gescannte Stapel erscheint im Verify.

Im Verify müssen nur die mehrseitigen Dokumente bestätigt werden ( Enter oder Plus-Taste im Num- mernblockbereich ). Wenn zu r Barcode -Nummer keine Daten ermittelt werden konnten, dann wurde die DMS -Nummer bei der Buchung in gevis falsch oder gar nicht eingegeben .

In diesem Fall muss die gevis -Buchungsnummer (des Wareneingangs) ermittelt werden. Suche in gevis nach der Kred. -Lieferungsnummer in gevis (gebuchte Einkaufslieferungen) :

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Nach der Übernahme der EL -Nummer funktioniert auch wieder der Abgleich gegen die gevis -Daten, alternativ kann die Nummer auch editiert werden, nach der Übernahme/Eingabe werden die restlichen Daten gezogen. Die ausgegrauten Felder (nicht editierbar, werden aus der gevis -Datenbank gezogen) müssen immer gefüllt sein, sonst ist das Dokument ungültig, die Bearbeitung des Stapels kann nicht abgeschlossen werden. Das Ende des Stapels muss bestätigt werden.

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Die Dokumente können in diesem Kontext analog zu den Einkaufsrechnungen (siehe oben) getrennt / zusammengeführt / gelöscht / … werden.

1.5.3 Archivierung im s.dok

Nach dem Verify -Prozess werden die Dokumente im s.dok archiviert und mit der entsprechenden Be- stellakte / Auftragsakte verknüpft.

1.6 Manuelle Archivierung

Bei der Archivierung von einzelnen Zusatzdokumenten ist immer die gevis -DropZone vorzuziehen, weil es die effizienteste Archivierungsvariante von Zusatzdokumenten ist.

1.6.1 Zusatzdokument zur Deb.-Rechnung / Deb. -Gutschrift / Deb. -Lieferschein

Darstellung des Prozesses für die Archivierung von einem Zusatzdokument zu einer bereits gebuchten Verkaufsrechnung – Belegnummer RE1000072 , Auftragsnummer AT0000652 .

Das Zusatzdokument liegt digital vor (sonst bit te digitalisieren – Scan2Mail -Funktion am Multifunkti- onsgerät) . In dem Beispiel ist es ein PDF -Dokument:

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1.6.1.1 Auftrag in gevis vorhanden

In den meisten Fällen ist der gevis -Auftrag in gevis noch vorhanden, am Beispiel ist es der Deb. -Auf- trag AT0000652 . Die Auftragsnummer kann im s.dok anhand der Rechnung (Belegnummer) abgerufen werden (Reiter Eigenschaften) . Anschließend kann der Verkaufsauftrag in gevis aufgerufen werden. Alternativ ausgehen von der Geb. Verkaufsrechnung in gevis :

(1) Auch in diesem Fall kann der Verkaufsauftrag direkt aufgerufen werden . Im Verkaufsauftrag startet der Archivierungsvorgang über die gevis -DropZone am Verkaufsauftrag:

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(1) Das digital vorliegende Dokument wird per Drag&Drop über die gevis -DropZone archiviert.

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1.6.1.2 Auftrag in gevis NICHT mehr vorhanden

Wenn der Auftrag in gevis nicht mehr vorhanden ist, kann die Archivierung in s.dok über die automa- tisch erstellte Auftragsakte erfolgen , am Beispiel ist es der Deb. -Auftrag AT0000652 (die Auftragsakte hat die gleiche Belegnummer) . Die Auftragsnummer kann im s.dok anhand der Rechnung abgerufen werden (Reiter Eigenschaften) – siehe Screenshot im Kapitel 1.4.1.1. Anschließend kann der Verkaufsauftrag in gevis aufgerufen wer- den. Der Startpunkt der Archivierung des Zusatzdokuments ist die Deb. -Rechnung mit der Belegnummer RE1000072 im s.dok (für das Beispiel – es sind auch andere Startpunkte möglich) .

Der Ausgangspunkt ist die s.dok -Dokumentenansicht , danach folgen diese Schritte: (1) Auswahl der Details zum Dokument (2) (3) Reiter Verknüpfungen (4) Aufruf der Auftragsakte

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Die Archivierung des Zusatzdokuments startet per Drag&Drop (1) . Bitte das Zusatzdokument in den oben dargestellten Bereich (2) ziehen (es erscheint dann ein schattierter Bereich mit der Aufschrift ma- nuell Speichern ).

Alternativ kann die Fu nktion + Dokumente hinzufügen (1) verwendet werden, anschließend kann ein Zusatz dokument aus dem Filesystem (2) ausgewählt, mit Öffnen (3) wird die Aktion abgeschlossen.

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Im nächsten Schritt muss die Kategorie ausgewählt werden (in dem Kontext ist es immer die Kategorie Belege zum Verkaufsauftrag ) (1). Die Attribute werden automatisch aus der Akte gezogen, es muss nur optional das Datum eingetragen (3) – bei Eingabe von # erscheint das aktuelle Tagesdatum - oder ausgewählt werden (4). Das Speichern (5) schließt den Archivierungsvorgang des Zusatzdokuments ab.

1.6.2 Zusatzdokument zur Kred. -Rechnung / Kred. -Gutschrift

Das Zusatzdokument liegt digital vor, es wird als Rechnungsanlage archiviert.

Im ersten Schritt muss das Dokument, zu dem das Zusatzdoku ment ( Anlage ) archiviert werden sollen, recherchiert werden (1). Im Reiter Eigenschaften (2) den Barcode in die Zwischenablage kopieren (zum Kopieren in die Zwi- schenablage kann die oben dargestellte Funktion verwenden werden (3)).

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Im folgenden Schritt d as zu archivierende Zusatzdokument ( Anlage ) auswählen (1), die gespeicherte Vorlage auswählen (2) und die Barcodenummer aus der Zwischenablage in das Feld Barcode einfügen (3). Der Archivierungsv organg wird mit dem Button „Speichern“ abgeschlossen (4).

Anschließend kann optional die archivierte Anlage aufgerufen werden (1), die Eigenschaften werden automatisch aus dem im ersten Schritt recherchierten Dokument vererbt:

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Aufruf der archivierten Anlagen aus s.dok heraus : Im ersten Schritt muss das Ursprungsdokument, zu dem Zusatzdokumente ( Anlagen ) archiviert wur- den, recherchiert werden (1). Die Anlagen können über die unten dargestellte Funktion aufgerufen werden (2).

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1.7 Manuell erstellte Aufgaben

1.7.1 Erstellen einer Aufgabe

Zu einem Dokument kann manuell eine Aufgabe erstellt werden , den Ausgangspunkt stellt das Doku- ment im s.dok (ggf. muss es vorab aus gevis heraus recherchiert werden).

Anschließend muss die Aufgabe definiert und erstellt werden:

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Sie können eine Aufgabe auf Basis eines Dokuments erstellen, um das Dokument automatisch als An- hang der Aufgabe hinzuzufügen. Das Erstellen einer Aufgabe zu einem Dokument ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie ein Dokument von einem Teammitglied prüfen la ssen möchten. Herstellerinformationen: So geht's

Öffnen Sie das Dokument, z.B. aus der Ergebnisliste einer Suche.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 47 von 80 2. Wählen Sie Aufgabe zum Dokument erstellen aus. 3. Tragen Sie einen oder mehrere Personen bzw. Gruppen ein. 4. Wählen Sie optional Aufgabe an alle Personen einzeln versenden aus, um beim Versenden an mehreren Personen jeder Person eine separate Aufgabe zuzuweisen. 5. Geben Sie optional erweiterte Eigenschaften an. 6. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen .

Wenn Sie die Aufgabe für eine oder mehrere Personen erstellen, ist die Angabe von erweiterten Eigen- schaften für die Bearbeitung der Aufgabe hilfreich. Sie können beispielsweise eine Beschreibung einge- ben, um Ihren Mitarbeitenden genauere Informationen über die Aufgabe mitzuteilen.

1.7.2 Finden einer Aufgabe

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Herstellerinformationen: Beim Arbeiten mit Aufgaben können Sie Ihre Aufgabenliste auf bestimmte Ergebnisse einschränken. Dadurch können Sie die Aufgabenliste auf die Ergebnisse reduzieren, die zur Erledigung Ihrer Aufga- ben wichtig sind. Die Anwendung unterstützt Sie beim Finden von Aufgaben mit folgenden Optionen: • Unterschiedliche Aufgabenlisten : Sie können die angezeigten Aufgaben durch Auswählen der jeweiligen Personen einschränken. Sie haben die Auswahl zwischen den Einträgen An mich gesendet , An mich und andere gesendet sowie den Namen jeder Gruppe, in der Sie Mitglied sind. Darüber hinaus werden geplante Aufgaben, also Aufgaben mit einem Zustel- lungsdatum in der Zukunft, lediglich unter Meine geplanten Aufgaben angezeigt.

• Suchen von Inhalten : Um die Aufgabenliste nach Inhalten zu filtern, geben Sie ein Stichwort in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Die Suche umfasst die Eigenschaf- ten Betreff , Versendet von , Kontext und aufgabenabhängige Zusatzdaten.

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• Sortieren der Aufgabenliste : Sie können die Sortierung der Aufgabenliste mit den Filtern Er- halten , Betreff , Versendet von , Priorität oder Fällig sortieren. Sie können die Sortierreihen- folge der Ergebnisliste zudem umkehren. Wenn Sie anstelle der Listenansicht die Tabellenan- sicht verwenden, können Sie die Aufgabenübersicht sortieren, indem Sie auf die entspre- chende Tabelle klicken.

1.7.3 Weiterleiten einer Aufgabe an eine andere Person

Herstellerinformationen: Es kann Situationen geben, in denen Sie eine Ihrer Aufgaben an eine andere Person weiterleiten möch- ten. Angenommen, Sie haben die Anlage einer Aufgabe geöffnet und festgestellt, dass Sie nicht die korrekte Person zum Empfang des Dokuments sind. In diesem Fall können die Aufgabe an eine andere Person weiterleiten. So geht's

Wählen Sie die Aufgabe aus der Aufgabenliste aus.
Wählen Sie Weiterleiten aus.
Geben Sie den Namen der Person in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Person aus.
Tragen Sie optional einen Kommentar zur Weiterleitung ein.
Klicken Sie auf Weiterleiten .

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1.7.4 Wissenswertes zu Aufgabenlisten

Herstellerinformationen: Beim Arbeiten mit Aufgaben können Sie verschiedene Aufgabenlisten auswählen. Mit den unterschied- lichen Aufgabenlisten können Sie immer genau die Aufgaben finden, die Sie zur Erledigung Ihrer Ar- beit benötigen. Die verfügbaren Aufgabenlisten unterscheiden si ch je nachdem, ob Sie Mitglied in ei- ner Gruppe sind und ob Sie für bestimmte Aufgabentypen verantwortlich sind. Standardmäßig ist die Aufgabenliste Meine Aufgaben ausgewählt. In der Seitenleiste wählen Sie weitere Aufgabenlisten aus. Die Aufgabenlisten sind nach Ihren verfüg- baren Gruppen, Ihren Aktivitäten und Ihren verantworteten Aufgaben zusammengefasst. Die untergeordneten Aufgabenlisten enthalten alle Aufgaben, die Ihnen zugestellt wurden. Sie haben die Auswahl zwischen folgenden Aufgabenlisten: • Meine Aufgaben: Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die Ihnen zugesendet wurden. • An mich gesendet : Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die nur an Sie persönlich gesen- det wurden. • An mich und andere gesendet : Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die an Sie persönlich und weitere Personen gesendet wurden. • Meine geplanten Aufgaben: Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die bereits jetzt für Sie eingeplant sind und in Zukunft an Sie zugestellt werden. Gruppen Wenn Sie Mitglied einer Gruppe sind, können Sie zusätzlich eine Aufgabenliste auswählen, die dem Namen der Gruppe entspricht. Für jede Gruppe, der Aufgaben zugestellt wurden, wird eine eigene Aufgabenliste angezeigt. Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben , die an die entsprechende Gruppe gesendet wurden. Meine Aktivitäten Wenn Sie eine Aufgabe aus Ihrer persönlichen Aufgabenliste erledigen oder weiterleiten, wird die Auf- gabe nicht mehr in Ihrer eigenen Aufgabenliste angezeigt. Um trotzdem noch einen Überblick über diese Aufgaben zu behalten, können Sie die untergeordneten A ufgabenlisten für erstellte, weitergelei- tete und erledigte Aufgaben verwenden: • Meine erstellten Aufgaben: Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die Sie erstellt haben. • Meine weitergeleiteten Aufgaben: Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die Sie weiter- geleitet haben.

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 51 von 80 • Meine erledigten Aufgaben: Die Aufgabenliste enthält alle Aufgaben, die Sie erledigt haben. Die erledigten Aufgaben werden nur bis zum jeweiligen Aufbewahrungsende angezeigt. Meine Verantwortung Wenn Sie für einen speziellen Aufgabentyp verantwortlich sind, können Sie eine zusätzliche Aufgaben- liste für diesen Aufgabentyp auswählen. Welche Aufgaben in dieser Liste angezeigt werden, wird von den Verantwortungsregeln bestimmt. Der Name der Aufgabenli ste entspricht dem Namen der jeweili- gen Regel.

1.7.5 Hinzufügen von Kommentaren zu Aufgaben

Sie können Kommentare zu Aufgaben hinzufügen. Sie finden die Kommentare zu einer Aufgabe un- ter Kommentare . So geht's

Wechseln Sie bei der entsprechenden Aufgabe zu Kommentare .
Tragen Sie den Kommentar in das Feld Kommentar ein.
Klicken Sie auf Kommentar abschicken .

Alternativ können Sie Kommentare beim Weiterleiten einer Aufgabe hinzufügen . Wenn eine Aufgabe mit einem Kommentar an Sie weitergeleitet wurde, finden Sie den Kommentar in der Aufgabe un- ter Details . Anmerkung Je Aufgabe werden maximal 100 Kommentare gespeichert. Wenn bei einer Aufgabe die Grenze von

100 Kommentaren überschritten wird, wird der älteste Kommentar verworfen. Wenn der Aufbewah-

rungszeitraum einer Aufgabe endet, werden auch die Kommentare zur Aufgabe verworfen.

1.8 Eurobaustoffschnittstelle Handel

Relevante Eurobaustoffnummern: 35555, 35943, 35944, 35945, 35946

1.8.1 Abruf der Eu robaustoffschnittstelle

Die Eurobaustoffdokumente werden periodisch abgerufen und stehen dann in dieser Freigabe bereit: \gws-db\transfer$ \Archiv \Eurobaustoff

1.8.2 Verarbeitung

Der Verarbeitung der Eurobaustoffdokumente wird über die Windowsaufgabe Handel -Eurobau- stoffverarbeitung gesteuert (Server: sdok -app).

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Das Tool ist in der Aktion definiert. Die Dokumente befinden sich in während der Verarbeitung im Ordner D:\Eurobaustoff \HA-Eurobau- stoff -Belege . Nach der Verarbeitung werd en die Daten in das Verzeichni s D:\d3\Import \D3P\HA-Eurobaustoff ... übertragen , diese Verzeichnisse werden vom s.dok -System permanent überwacht, die Dokumente so- fort archiviert. Nach der Archivierun g der Dokumente startet sofort der s.dok -Warenrechnungsworkflow (siehe Kapi- tel „Digitale Rechnungsverarbeitung“) .

1.8.3 Abgleich der Eurobaustoff -Daten gegen gevis

Die Daten beinhalten nach dem Import nur die Eurobaustoffkreditorennummer, diese wird periodisch gegen gevis abgeglichen und durch die in gevis definierte Kreditorennummer ersetzt (zusätzlich wird der Name bei dem Abgleich aus gevis gezogen). Der Prozess wird durch die Windowsaufgabe Handel -Eurobaustoff -Nachverschlagwortung gesteu- ert (Server: sdok -app).

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2 Bautechnik / Bautechnik -NU

2.1 Digitale Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem Dokumentenimport.

2.1.1 Import

Analog zu Handel (siehe oben).

2.1.1.1.1 Relevante Mailadresse

Es wurde je Kontext eine dedizierte E -Mailadresse (Konto) eingerichtet, für den Kontext Bautechnik ist es die folgende E -Mailadresse : rechnungseingang.bautechnik@schlichter.biz Für den Kontext Bautechnik -NU ist es die folgende E -Mailadresse : NU@schlichter.biz

2.1.2 Verify

Analog zu Handel (siehe oben). Die Stapel haben den Präfix Bautechnik -Mail oder NU-Mail .

2.1.3 Bestellnummernerkennung

In dem Kontext wurde eine spezielle Bestellnummernerkennung aktiviert. ADDONE kann die aktuellen drei Mandanten nicht wie geplant zu einem Einmandantensystem ver- dichten. Daher müssen diese drei Mandanten auslaufen , bis alle dort angelegten Projekte fertig sind, während alle neuen Projekte in einem neuen vierten Mandanten angelegt werden. Dieser Kontext wird mit Hilfe verschiedener Nummernkreise der Bestellnummer gelöst. Anhand der Bestellnummer wird dann die Einkaufrechnung in ADDONE dem relevanten Mandanten zugeordnet , in ADDONE muss die Bestellnummer nummerisch und 8 -stellig sein . Im Verify ist die Bestellnummer als ein Pflichtfeld deklariert.

Bestehender Mandant 1: Beispiel: 10012345 Syntax: 10[0 -9]{6} → 10 als Konstante im Präfix, gefolgt von weiteren 6 Ziffern Wenn das Dokument keine Bestellnummer aufweist , muss die se Dummy -Nummer eingegeben werden: 10000000
Bestehender Mandant 2: Beispiel: 20012345 Syntax: 20[0 -9]{6} Wenn das Dokument keine Bestellnummer aufweist, muss diese Dummy -Nummer eingegeben werden: 20000000

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 54 von 80 3. Bestehender Mandant 3: Beispiel: 3 0012345 Syntax: 30[0 -9]{6} Wenn das Dokument keine Bestellnummer aufweist, muss diese Dummy -Nummer eingegeben werden: 30000000

Neuer kumulierter Mandant: Beispiel: 50012345 Syntax: 50[0 -9]{6} Wenn das Dokument keine Bestellnummer aufweist, muss diese Dummy -Nummer eingegeben werden: 50000000

In der s.scan -Analyse versucht das System die Bestell nummer automatisch zu erkennen, Im Verify stellt sich die Erkennung anschließend wie folgt dar:

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2.1.4 s.dok

2.1.4.1 Aufruf

Der s.dok -Webclient wird im Browser über die folgende URL aufgerufen werden: https://sdok -app.schlichter/

2.1.4.2 Anmeldung:

Eingabe der Anmeldedaten:

Die Anmeldung erfolgt mit den Active -Directory Daten. Es können sich nur definierte Benutzer anmel- den. Bitte bei der Anmeldung nur den Benutzernamen (mit Domäne) eingeben oder alternativ die E - Mailadresse.

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2.1.4.3 Archivierung der Dokumente

Nach dem Verifyprozess werden die Dokumente automatisch im s.dok archiviert. Zusätzlich zum Nutzdokument (PDF) wird die Originalmail archiviert. Besonderheit: Die Bautechnik -Einkaufsrechnungen (und Gutschriften) werden in der Dokumentenart 01.02.05 Ein- gangsrechnung archiviert. Die Bautechnik -NU-Einkaufsrechnungen (und Gutschriften) werden in der Dokumentenart 01.03.05 Eingangsrechnung archiviert.

2.1.4.4 Recherche im s.dok

Die Suche wird über die Suche -Kachel getriggert. Beispielhafte Darstellung der Recherche nach „ Bauchtechnik “ Dokumenten. Suchanfrage:

Ergebnisli ste:

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Dokumentanzeige und Eigenschaften :

2.1.5 Aktenplan

2.1.5.1 Anmeldung am d.3 admin – Modul

Das d.3 admin – Modul ist nur direkt auf dem Server aufrufbar (s.dok -Server: SDOK-APP) Die Anmeldung erfolgt mit einem User aus der R-API-Gruppe: schlichter \username …

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2.1.5.2 Dokumentenarten

Die Dokumentenarten sind in den Dokumentenarten definiert:

Für den Kontext: Bautechnik und Bautechnik -NU sind diese folgenden Dokumentenarten relev ant: Die Dokumentenarten unterliegen ständig Anpassungen und Erweiterungen , der aktuelle Stand ist nur direkt im s.dok -System abrufbar.

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2.1.5.3 Aktenplan

Die Akten werden automaisch vom s.dok -System erstell t.

Die Aktenplanstruktur ist in der Aktenbildung definiert:

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Die Aktenplanstruktur unterliegt ständig Anpassungen und Erweiterungen, der aktuelle Stand ist nur direkt im s.dok -System abrufbar.

2.2 Eurobaustoffschnittstelle Bautechnik

Relevante Eurobaustoffnummern: 34068, 34276, 35869, 35872

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3 Interne -Services

3.1 Digitale Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung ( Kosten rechnungen) beginnt mit dem Dokumentenimport.

3.1.1 Import

Analog zu Handel (siehe oben) .

3.1.1.1.1 Relevante Mailadresse

Es wurde je Kontext eine dedizierte E -Mailadresse (Konto) eingerichtet, für den Kontext Interne Ser- vices ist es die folgende E -Mailadresse : rechnungseingang.fibu@schlichter.biz

3.1.2 Verify

Analog zu Handel (siehe oben) . Die Stapel haben den Präfix Interne -Services -Mail .

3.1.3 s.dok

3.1.3.1 Aufruf

Der s.dok -Webclient wird im Browser über die folgende URL aufgerufen werden: https://sdok -app.schlichter/

3.1.3.2 Anmeldung:

Eingabe der Anmeldedaten:

3.1.3.3 Archivierung der Dokumente

Nach dem Verifyprozess werden die Dokumente automatisch im s.dok archiviert. Zusätzlich zum Nutzdokument (PDF) wird die Originalmail archiviert.

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3.1.3.4 Recherche im s.dok

Die Suche wird über die Suche -Kachel getriggert. Beispielhafte Darstellung der Recherche nach „Interne Service“ Dokumenten. Suchanfrage:

Dokumentanzeige:

Eigenschaften:

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3.1.3.4.1 Eigenschaften

Nach der Archivierung der Dokumente (Kred. -Rechnungen / Kred. -Gutschriften – Typ: Kostenrech- nung) wird ein initialer Status gesetzt, der sich im weiteren Prozessverlauf ändert:

3.1.3.4.2 Status -ADDISON -Export (dok_dat_feld[14])

Offen : wird beim Archivierungsvorgang in s.dok gesetzt (nach s.scan -Export) (initialer Status) Exportiert: wird nach dem erfolgreichen Export an ADDISON gesetzt

3.1.4 Export an ADDISON

3.1.4.1 Prozess

Der Export der neuen s.dok -Dokumente an ADDISON wird über die Windowsaufgabe ADDISON -Ex- port gesteuert (Server: sdok -app). Damit können der Zeitpunkt und die Häufigkeit der Ausführung sehr komfortabel eingestellt werden.

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Die Exportlogik ist in der Datei D:\D3\d3server.prg \ext_jpl \gws_ADDISON -Export .jpl (Server: sdok - app) definiert. Es werden nur Dokumente exportiert (Kred. -Rechnungen / Kred. -Gutschriften), die den Status -Export (dok_dat_feld[14]) 'Offen' aufweisen. Nach dem erfolgreiche n Export des Dokuments wird der Status - Export (dok_dat_feld[14]) auf ‚Exportiert ‘ gesetzt. Bei Bedarf kann die Eigenschaft in den versetzt werden, dann wird das Dokument erneut exportiert. Die Daten werden für den Folgeprozess in ADDISION in der definierten Freigabe exportiert: \sdok -app\s.dok -Import \ADDISON \Export Es wird ein Tupel an Daten erstellt, die Dateinamen wurde definiert (eine Nutzdatei und eine Datei mit den Eigenschaften des Dokumentes in der für ADDISON definierten Form):

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Die Berechtigung wurde bereits erweitert:

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3.1.4.2 Aufbau der csv -Datei

3.1.4.2.1 Beispiel:

3.1.4.2.2 S.dok -Mapping

Es wird das folgende s.dok -Mapping verwendet :

In dem Beispiel wurden bereits alle Aspekte aus den bisher durchgeführten Workshops integriert, u.a.

Aufnahme der URL in die Exportdatei
Korrekte Darstellung der Umlaute

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3.1.5 Import aus ADDISON

3.1.5.1 Prozess

Für den Datenaustausch aus A DDISON nach s.dok wird eine upd-Datei verwendet, hier geht es um die Erweiterung der Daten für bereits im s.dok archivierte Dokumente (die im ersten Prozessschritt nach ADDISON exportierten wurden). Dazu zähl en u.a. die Buchungsnummer und der Prozessstatus in AD- DISON Für die Daten aus ADDISION wurde diese Import -Freigabe eingerichtet: \sdok -app\s.dok -Import \ADDISON \Import Nach der Speicherungsvorgang der Datei wird sie vom s.dok -System sofort importiert und verarbeitet .

3.1.5.2 Aufbau der upd -Datei

o_doku_id = "P000000001" //Dokumenten -ID (dvelopDOKID) ➔ bitte hier wie folgt die eindeutige (vorher übergebene) „dvelopDOKID“ übergeben n_dok_dat_feld_10 = "ER000002" //ER0022483 stellt die Buchungsnummer aus ADDISON dar ➔ hier kann die ADDISION Buchungsnummer optional übergeben werden n_dok_dat_feld_46 = "Freigabe" //stellt den Prozessstatus aus ADDISON dar ➔ hier kann der Prozessstatus aus ADDISION übergeben werden

Falls die Kontierung übergeben werden soll, muss vorab detailliert das Mapping abgestimmt w erden, im Beispiel bereits dargestellt: Beispiel:

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3.1.6 s.dok -Aktenplan

Im Kontext de s internen Services gibt es eine Struktur für die Archivierung kontextbezogener Doku- mente:

3.2 Eurobaustoffschnittstelle Interne Services

Relevante Eurobaustoffnummern: 35947

3.2.1 Abruf der Eurobaustoffschnittstelle

Die Eurobaustoffdokumente werden periodisch abgerufen und stehen dann in dieser Freigabe bereit: \gws-db\transfer$ \Archiv \Eurobaustoff -IS

3.2.2 Verarbeitung

Der Verarbeitung der Eurobaustoffdokumente wird über die Windowsaufgabe IS-Eurobaustoffverar- beitung gesteuert (Server: sdok -app). Damit können der Zeitpunkt und die Häufigkeit der Ausführung sehr komfortabel eingestellt werden.

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Das Tool ist in der Aktion definiert. Die Dokumente befinden sich in während der Verarbeitung im Ordner D:\Eurobaustoff \IS-Eurobau- stoff -Belege . Nach der Verarbeitung werden die Daten in das Verzeichnis D:\d3\Import \D3P\IS-Eurobaustoff ... übertragen, diese Verzeichnisse werden vom s.dok -System permanent überwacht, die Dokumente so- fort archiviert. Nach der Archivierung der Dokumente wird automatisch der Export der s.dok -Dokumente an ADDI- SON durchgeführt (siehe Kapitel „ Export an ADDISION “).

3.2.3 Abgleich der Eurobaustoff -Daten gegen gevis

Die Daten beinhalten nach dem Import nur die Eurobaustoffkreditorennummer, diese wird periodisch gegen gevis abgeglichen und durch die in gevis definierte Kredi torennummer ersetzt ( zusätzlich wird der Name bei dem Abgleich aus gevis gezogen). Der Prozess wird durch die Windowsaufgabe IS-Eurobaustoff -Nachverschlagwortung gesteuert (Server: sdok -app).

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4 Anhang

4.1 Erstellung einer Vorlage

Um die Ablage effizient durchführen zu können, sollte eine Vorlage für die Archivierung der Anlagen erstellt werden. Das ist eine userbezogene Einstellung. Nach der Anmeldung das Widget „Ablage“ auswählen:

Die Kategorie „Anlagen“ auswählen (1), im Reiter Allgemein (2) den Status auf Freigabe (3) setzten. Danach die Vorlage speichern und einen Namen vergeben (4).

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4.2 s.dok -Berechtigungen

Die s.dok -Berechtigung en werden über das Active -Directory gesteuert , über die Zuweisung des Users in eine oder mehrere Gruppen . Die s.dok -relevanten Active -Directory Gruppen wurden gleichnamigen s.dok -Gruppen zugeordnet. Der Gruppen im s.dok sind Berechtigungsprofile (1..n) zugewiesen. Ein User kann einer oder vielen s.dok -Gruppen zugeordnet werden , die unten beschriebenen Berechti- gungsprofile /entsprechend die Gruppenzuordnungen sind additiv aufgebaut (das ist die übersicht- lichste Variante). Die detaillierte Auflistung der einzelnen Dokumentenarten / Klassen zu den Berechtigungsprofilen und damit den Gruppen wird im s.dok vorgenommen und kann dort eingesehen werden (siehe unten Kapi- tel s.dok -Berechtigungsprofile) . In Bezug auf die Namen der Gruppen werden folg ende Kürzel verwendet: R = Recheche HA = Handel BT = Bautechnik IS = Interne Servi ces WR = Warenrechnungen

4.2.1 Handel

R-HA-Standard o Recherche aller dem Handel zugeordneten Dokumentenarten o Incl. der Warenrechnungen ▪ Attribut Quelle = Handel o Berechtigungsprofile ▪ B-Handel ▪ B-Handel -RE
WR-HA-WaWi o Workflowgruppe -Handel -Warenrechnungswor kflow (Warenwirtscha ft), die zuge ord- neten User sehen zusätz lich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) o Zentrale Gruppe f ür die Warenrechnung sbearbeitung , hier beginnt die digitale Rech- nungsverarbeitung für Warenre chnungen
WR-HA-WaWi -Versendet o Workflowgruppe -Handel -Warenrechnungswor kflow (Warenwirtscha ft), die zuge ord- neten User sehen zusätz lich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) o Dieser Gruppe sollten alle User der WR-HA-WaWi – Gruppe zugeordnet sein o Wenn die Dokumente an Fachbereich versendet w erden, wird in dieser Gruppe ein in- formativer Eintrag erstellt , dien t der Übersicht der versendet en Workflow jobs / Doku- mente
WR-HA-Baumarkt o Workflowgruppe -Handel -Warenrechnungswor kflow (Fachbereich Baumarkt ), die zu- geordneten User sehen zusätz lich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufga- ben) o Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich , die für das Beantworten der Rück- fragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind

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WR-HA-Baustoffe o Workflowgruppe -Handel -Warenrechnungswor kflow (Fachbereich Baustoffe ), die zu- geordneten User sehen zusätz lich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufga- ben) o Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich , die für das Beantworten der Rück- fragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind
WR-HA-Bautechnik o Workflowgruppe -Handel -Warenrechnungswor kflow (Fachbereich Bautechnik ), die zuge ordneten User sehen zusätz lich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Auf- gaben) o Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich , die für das Beantworten der Rück- fragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind
WR-HA-Holz o Workflowgruppe -Handel -Warenrechnungswor kflow (Fachbereich Holz ), die zuge ord- neten User sehen zusätz lich einen Postkorb im Aufgabenberiech (Kachel Aufgaben) o Beinhalten alle relevanten User aus dem Fachbereich , die für das Beantworten der Rück- fragen der WR-HA-WaWi – Gruppe erforderlich sind

4.2.2 Bautechnik / Bautechnik -NU

R-BT-Standard o Recherche der relevanten Dokumentenarten, die der Bautechnik zugeordnet sind o Incl. der Warenrechnungen ▪ Attribut Quelle = Bautechnik und Bautechnik -NU o Berechtigungsprofile ▪ B-BT-Standard ▪ B-BT-REANL
R-BT-03-01-03-D&F o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil ▪ B-BT-03-01-03-D&F
R-BT-03-02-03-TB o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil B-BT-03-02-03-TB
R-BT-03-03-01-TOG o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil ▪ B-BT-03-03-01-TOG
R-BT-03-03-03-FME o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil ▪ B-BT-03-03-03-FME
R-BT-03-05-Statistik

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R-BT-07-KFZ o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil ▪ B-BT-07-KFZ
R-BT-08-Arbeitskleidung o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil ▪ B-BT-08-Arbeitskleidung

4.2.3 Interne Services

R-IS-Standard o Recherche der relevanten Dokumentenarten, die d em Bereich Interne -Services zuge- ordnet sind , primär die K ostenrechnungen ▪ Attribut Q uelle = Interne -Services o Berechtigungsprofile ▪ B-IS-Standard
R-IS-Controlling o Spezialbereich (siehe dem Berechtigungsprofil zugeordneten Dokumentenarten) o Berechtigungsprofil ▪ B-IS-Controlling

4.2.4 s.dok-Berechtigungsprofil e

Die Berechtigungsprofile können auf dem DMS -Server aufgerufen werden. Anmeldung in der s.dok Administration (SDOK -APP):

Für die Anmeldung muss sich der administrative Benutzer in der Active -Directory -Grupp e „R-Admi- nistration “ befinden.

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Aufru f der Berech tigungsprofile:

Anschließen d kann das entsprechende Berechtigungsprofil au sgewählt w erden und die zugeordneten Dokumenten arten eingesehen werden :

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DMS -Prozesse A = Aufgabe | B = Beschluss | C = Change Request | E = Einrichtung | F = Frage | G = Glossar I = Information | K = Kundenanforderung | R = Risiko | S = Schulung | T = Themenspeicher Seite 80 von 80 Register Aufgabenliste Einrichtung Information Für die Richtigkeit Die Ausführungen dieses Protokolls geben Verlauf und Ergebnis der Besprechung korrekt wieder. Sofern nicht anders notiert, gelten festgehaltene Beschlüsse und Ergebnisse als einvernehmlich verabschiedet und werden insofern als bindend anerkannt. Die Teilne hmer verpflichten sich, Aufgaben termingerecht zu erfüllen.

Wird seitens der Protokollempfänger nicht innerhalb von 14 Tagen widersprochen, gilt dieses Protokoll als verbindlich.