Kundenanlage und Datenschutz

Im täglichen Umgang mit unseren Kundinnen und Kunden ist es wichtig, dass wir bei der Neuanlage von Kundendaten und beim Ausstellen von Rechnungen einige Punkte beachten, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und gleichzeitig den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden.

Wenn ein Kunde unser Geschäft betritt und bereits bei uns im System hinterlegt ist, kann der gewohnte Ablauf also das Erstellen eines Lieferscheins und das Ausstellen einer Rechnung wie gewohnt erfolgen.

Sollte jedoch beim Erfassen ein Hinweis zur DSGVO erscheinen, weist das darauf hin, dass dieser Kunde schon längere Zeit nichts mehr bei uns gekauft hat und wir noch keine Einverständnis zum Speichern seiner Daten haben. In diesem Fall benötigen wir eine aktuelle Einwilligung zur Datenspeicherung, bevor wir eine Rechnung ausstellen dürfen. Diese Einwilligung wird über das Kundenanlageformular eingeholt und sollte in einem ruhigen Moment gemeinsam mit dem Kunden am Tresen ausgefüllt werden.

Auch wenn ein Kunde zum ersten Mal bei uns einkauft und eine Rechnung wünscht, ist vorab das entsprechende Kundenanlageformular auszufüllen je nach Zahlungsart entweder mit Angabe zur Überweisung oder zum Lastschriftverfahren. Es ist dabei wichtig, dass der Kunde nicht nach oben oder an die Zentrale weitergeleitet wird, sondern direkt von dem Kollegen oder der Kollegin bearbeitet wird, bei dem der Kunde gerade steht. Das Ausfüllen des Formulars erfolgt also unmittelbar vor Ort am Tresen und gemeinsam mit dem Kunden oder der Kunde nimmt das Formular mit und bringt es später.

Ein besonderer Fokus sollte dabei auf der Identitätsprüfung liegen. Um Missbrauch vorzubeugen, bitten wir euch, sicherzustellen, dass die Angaben auf dem Formular mit der Person übereinstimmen, die es ausfüllt. Idealerweise wird dazu der Personalausweis wenn nicht parat dann vielleicht Führerschein etc. eingesehen oder wenn möglich eine Kopie beigefügt. Ziel ist es, sicherzugehen, dass niemand im Namen einer anderen Person ein Kundenkonto eröffnet oder auf fremde Rechnung einkauft.

Abschließend möchten wir noch einmal daran erinnern, dass die Kollegin oder der Kollege, der das Formular gemeinsam mit dem Kunden ausfüllt, auch dafür verantwortlich ist, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind. Bitte achtet darauf, euer Kürzel auf dem Formular zu vermerken, sodass bei Rückfragen klar nachvollziehbar ist, wer den Vorgang betreut hat.

Euer Einsatz trägt entscheidend dazu bei, dass unsere Abläufe sicher, korrekt und kundenorientiert bleiben.

Kurzübersicht: Vorgehensweise bei Kundenanlage und DSGVO-Hinweis

1. Kunde ist bereits angelegt:
   Lieferschein und Rechnung wie gewohnt erstellen keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
2. DSGVO-Hinweis erscheint im System:
   Kunde war länger nicht aktiv. Bitte Kundenanlageformular zur DSGVO-Einwilligung gemeinsam mit dem Kunden am Tresen ausfüllen.
3. Kunde ist neu und möchte auf Rechnung kaufen:
   Kundenanlageformular vor Ort am Tresen vollständig ausfüllen (je nach Zahlungsart: Überweisung oder Lastschrift). Keine Weitergabe an die Zentrale – Bearbeitung direkt durch den betreuenden Mitarbeiter.
4. Identität prüfen:
   Sichtung des Personalausweises etc. (möglichst Kopie beilegen). Sicherstellen, dass der Kunde auch die Person ist, für die das Formular ausgefüllt wird.
5. Vollständigkeit und Verantwortung:
   Alle Unterlagen ordentlich ausfüllen. Eigenes Kürzel auf dem Formular vermerken.