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1. Einleitung

1.1 Grundbegriffe

Dimensionen:

Eine Dimension ist eine Auswertungsebene in der sich Geschäftsprozesse oder Stammdatenfelder aus dem ERP-System beschreiben lassen. Anhand der Dimensionen wird eine Auswertung oder ein Bericht erstellt

 

Perioden:

Darstellung der Dimensionen über Zeiträume wie Jahr, Halbjahr, Quartal, Monat oder Tag. Dabei können Absolute, grafische oder prozentuale Ergebnisse betrachtet werden. 

 

Werte:

Werte beschreiben die Ausprägung der Geschäftsprozesse bzw. der Dimensionen anhand von Kennzahlen

 

Stammfelder / Attribute:

Bei den Stammfeldern handelt es sich um die Darstellung von zusätzlichen Informationen zu den Dimensionen. Hierbei kann es sich unter anderem um eine tatsächliche Beschreibung von Artikeln, PLZ, Ort handeln

 

Auswertungsarten:

Bei einer Auswertungsart handelt es sich um die Darstellung einer Auswertung. Hier kann durch das Verschieben von Werten, Dimensionen und Perioden eine multidimensionale und geschachtelte Kreuztabelle erstellt werden.

 

Grafik:

Eine Grafik ermöglicht die Darstellung der Auswertung u. a. in einem Balken, Linien oder Kreisdiagramm.

 

Dashboard:

Ein Dashboard ist ein Zusammenfügen von mehreren Auswertungen oder Grafiken. Abgerundet wird ein Dashboard dabei mit der Möglichkeit vordefinierte Filtereingaben über Dimensionen zu tätigen.

 

2. Multifunktionsleiste

Bei der Bearbeitung von Auswertungen in bi1 kann man zwischen zwei verschiedenen Bereichen wählen, um gewünschte Funktionen anzusteuern. Entweder wählt man den Weg über die Kontextmenüs (rechter Mausklick auf einen bestimmten Bereich in der Auswertung) oder man nimmt die Bearbeitung über die Menüpunkte in der Multifunktionsleiste vor. Die nahezu identischen Inhalte der zwei verschiedenen Einstiegsmöglichkeiten werden in den folgenden Kapiteln detailliert erläutert.

Zunächst einmal sind die Inhalte Multifunktionsleiste in bi abhängig davon, ob bereits ein Bericht geöffnet ist oder nicht. Ist noch kein Bericht geöffnet, erscheinen folgende drei Grund-Menüpunkte: Datei, Start, Bereiche, Extras und Hilfe.

Unter Datei können Auswertungen geöffnet, gespeichert, gedruckt, importiert sowie als PDF, CSV oder Excel Datei exportiert werden (dazu später mehr). Über den Untermenüpunkt Durchsuchen wird die Ablagestruktur in bi1 geöffnet, worüber Berichte ausgewählt und geöffnet werden können. Soll ein zuvor geöffneter Bericht erneut aufgerufen werden, kann dieser alternativ über Zuletzt verwendet geöffnet werden.

Sind in bi1 mehrere Berichte parallel geöffnet, ist es oft hilfreich diese nebeneinander zu legen. Unter dem Menüpunkt Start gibt es die Möglichkeit die geöffneten Fenster für die individuellen Bedürfnisse anzuordnen. Neben der Anzeige eines einzelnen Berichts, können Fenster in bi1 nebeneinander oder übereinander angeordnet werden. Zudem besteht die Möglichkeit zwischen den Fenstern zu wechseln.

Die verschiedenen Cubes in den Themenbereichen Verkauf, Einkauf, Finanzen, EuV, Lager und Kontrakte werden über den Menüpunkt Bereiche abgebildet. Je nachdem welche Cubes aktiviert sind, können hier unterschiedliche Darstellungen vorhanden sein, wie z.B. Anfrage / Bestellung, Einkauf, Angebot / Auftrag, Verkauf und EuV. In einem Cube werden unterschiedliche Dimensionen dargestellt. Eine Dimension ist eine Auswertungsgrundlage anhand von Datenbankfeldern in gevis.

Im Cube Anfrage / Bestellung werden alle im System befindenden Bestellungen aufgeführt. Es handelt sich dabei um nicht fakturierte Einkaufsbelege. Im Cube Einkauf hingegen werden die fakturierten Einkaufsbelege dargestellt. Die Darstellung im Cube Angebote/Auftrag und Verkauf verhält sich dabei ebenso wie zuvor im Einkauf erläutert. So werden tatsächlich fakturierte Zeilen im Cube Verkauf ausgewertet. Offene Aufträge hingegen im Cube Angebote/Aufträge. Der Cube EuV bildet die Verbindung zwischen Einkauf und Verkauf. Es besteht somit die Möglichkeit in diesem Cube Einkaufswerte und Verkaufswerte direkt miteinander zu vergleichen. Beispiel: In einem bestimmten Zeitraum können die Einstandswerte des Einkaufs gegen die Einstandswerte des Verkaufs gehalten werden. Dadurch kann nachgehalten werden, welcher Wert im Unternehmen eingetroffen ist und welcher Wert das Unternehmen verlassen hat. Im Menüpunkt Extras können Abonnement-Einstellungen vorgenommen, die Dashboard-Ansicht aufgerufen oder SQL-Statements generiert werden. Der Menüpunkt Hilfe ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen zum System.

Wird eine Dimension aus einem Cube ausgewählt, öffnet sich eine Auswertung mit den eingerichteten Voreinstellungen. Darüber hinaus erweitert sich die Menüleiste um die Punkte Ansicht sowie Analysieren. Auch der Menüpunkt Start erweitert sich um weitere Funktionen.

Unter Ansicht können verschiedene Einstellungen zur optimierten Darstellung der Auswertung aufgerufen werden. Inhaltliche Änderungen der aufgerufenen Auswertung können hingegen unter Analysieren vorgenommen werden. Details zu den verschiedenen Funktionen in der Multifunktionsleiste werden in den nachfolgenden Kapiteln näher erläutert.

Unter dem Menüpunkt Ansicht im Bereich Vorlage kann die Funktion Als Vorlage speichern angewählt werden. Diese Funktion ermöglicht es zuvor erstellte Einstellungen, wie z. B. Perioden oder Werte, fest zu hinterlegen, so dass diese als Voreinstellungen für das erstmalige Aufrufen eines Berichtes gespeichert werden. Die Einstellungen müssen pro Cube gewählt werden.

Im Menüpunkt Start können hingegen diverse Grundeinstellungen für die gesamte Auswertung vorgenommen werden, wie zum Beispiel die Auswahl der Dimensionen oder der Perioden oder die Platzierung von Werten und Stammfelder auf der X-Achse. Über die Funktion Suche, oder alternativ über die Tastenkombination STRG + F, können nach Begriffen oder Zahlen gesucht werden. Die Suche läuft über die aktuell angezeigten Daten der geöffneten Auswertung.

Außerdem besteht die Möglichkeit über Start im Bereich Aktionen den erstellten Bericht zu duplizieren.

Zudem befinden sich innerhalb der blauen Symbolleiste Funktionen im Schnellzugriff. Hierrüber kann die Tabelle gespeichert und zuvor gewählte Einstellungen in einer Auswertung wieder zurückgesetzt werden. Dabei können die einzelnen Änderungen Stück für Stück wieder Rückgängig gemacht werden. An letzter Stelle befindet sich der Einstieg in die Einstellungen.