Nachunternehmer-Bescheinigungen & Ablage im Doku-Archiv

Nachunternehmer-Bescheinigungen sind Dokumente, die von Subunternehmern bereitgestellt werden, um ihre Eignung und Qualifikation für einen Auftrag nachzuweisen.

01 Rechtliche Informationen (vom 04.09.2024)

Karl Schlichter hat die wichtigsten Stellen des folgenden Schreibens markiert, es aber nochmal einfach und für alle verständlich zusammengefasst:

Um nicht in die Haftung für Nachunternehmer zu kommen, muss ein Auftraggeber Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen und eine qualifizierte (= mit Angabe der geltenden Betriebsteile mit den zugehörigen Lohnsummen der Unfallversicherung) Unbedenklichektsbescheinigungen der Unfallversicherung (BG) alle 3 Monate vorliegen.

Für den Zeitraum der Beauftragung des NUs muss der Nachweis lückenlos sein!!

>> Haftung gilt ab einer Gesamtsumme der beauftragten NU-Leistungen eines Hauptauftrages > 275 TEUR

Die Haftung des Bauunternehmers für den Nachunternehmer - Teil1 (08/2024)

02 Hinweise zu Bescheinigungen und Gültigkeit

Nachfolgend die Informationen aus dem Merkblatt vom 10.07.2024, wie die Bescheinigungen im Programm AddOne abgelegt werden sollen:

01 Betriebshaftpflicht
     - Ohne Ausnahme Pflicht
     - Gültigkeit 3 Monate ab Ausstellungsdatum, sofern nicht anders beschrieben

02 Berufsgenossenschaft
     - Nicht notwenidig bei NU mit Sitz im Ausland
     - Nicht notwendig, wenn keine Mitarbeiter vorhanden
     - Gültigkeit steht auf der Bescheinigung (ca. 6 - 12 Monate)

03 Krankenkasse
     - Nicht notwendig, wenn keine Mitarbeiter vorhanden
     - NU mit Sitz im EU-Ausland müssen eine A1 Bescheinigung vorlegen (Gültigkeit A1: Dauer des Einsatzes, längstens 24 Monate)
     - Gültigkeit 3 Monate, wenn nicht anders beschrieben

04 Finanzamt / Bescheinigung in Steuersachen
     - Ohne Ausnahme Pfllicht
     - NU mit Sitz im Ausland haben zugewiesene Finanzämter siehe PDF
     - Gültigkeit 3 Monate

05 Handwerksrolle
     - Nicht notwendig, wenn Gewerbeanmeldung vorhanden
     - Gültigkeit für immer

06 Gewerbeanmeldung
     - Ohne Ausnahme Pflicht
     - Gültigkeit für immer

07 Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug bei Bauleistung §48b
     - Ohne Ausnahme Pflicht
     - Gültigkeit steht auf der Bescheinigung (ca. 1 Jahr)

08 SOKA BAU
     - NU mit Sitz im Ausland: Abteilungsleiter fragen
     - Nicht notwendig, wenn keine Mitarbeiter vorhanden
     - Gültigkeit 1 Jahr, wenn nicht anders beschrieben

09 Diverse / Sonstige Bescheinigungen & Unterlagen
     - z. B. Nachweis Steuerschuldnerschaft §13 (Gültigkeit ca. 6 Monate)
     - Gewerbezantralregister / Gewerbekarte
     - Ausweise / Versichertenkarten
     - Eintragungen ins Handelsregister / HRA
     - Erteilung von Steuernummern
     - Führungszeugnis
     - Wartungsverträge
     Unter 09 darf alles abgelegt werden, was sonst noch unter Bescheinigungen abgelegt werden muss.

10 Selbstauskunft & Checkliste NU
     - gültig immer bis zum 31.12. des laufenden Jahres

03 Bearbeitung in AddOne

03.1 Ablage im Dokumenten-Archiv

Kategorie: 01.03.07.01: aktuelle Bescheinigungen

z. B.:

Name:	01 Betriebshaftpflicht bis 25.07.2024 (Datum = Gültigkeit) (01 - 10: Nummernvergabe vom Merkblatt)
Kategorie:	01.03.07.01 Aktuelle Bescheinigungen
Datum:	1 Tag VOR Ablaufdatum
Kostenstelle:	4: Dummy für Bescheinigungen
Adresse:	Firmenname auswählen

Wichtig!! Wenn eine Bescheinigung abgelaufen ist, unbedingt in abgelaufene Bescheinigungen (Kategorie: 01.03.07.02) verschieben!

Sonst ist es üblich, dass bei Dokumenten-Ablage im Dokumenten-Archiv das Datum im amerikanischen Format davor geschrieben wird. Das muss in diesem Fall (ausnahmsweise) nicht davor geschrieben werden, da es hier irrelevant ist.

03.2 Eintragung unter NU-/Lieferantendaten

Nach erfolgter Ablage im Dokumentenarchiv werden die Daten im Adressstamm des NUs eingepflegt.

> Add One
> Adressen
> NU auswählen
> Adressen-Details
> 3. NU-/Lieferantendaten

Die Reihenfolge in AddOne folgt der Nummerierung von 01 bis 08, wie sie unter "02 Allgemeine Hinweise zu Bescheinigungen und Gültigkeit" angegeben ist. Für jede Bescheinigung werden das Beginn- und Enddatum der aktuellsten Version eingetragen. Bei Bescheinigungen, die kein Enddatum haben (wie beispielsweise bei einer Gewerbeanmeldung), wird der 01.01.2999 als Enddatum verwendet. In der Spalte "Herkunft" wird der Absender der Bescheinigung vermerkt.

NU = Nachunternehmer