Vorgehensweise bei Anforderung und Verwaltung von Bescheinigungen – Firma Schlichter

1. Anforderung von Bescheinigungen

Die Anforderung von Bescheinigungen für bzw. von der Firma Schlichter erfolgt ausschließlich durch Kerstin Kuper (Vertretung übernimmt Marion Mühlfeld).

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Nach Erhalt der Bescheinigungen leitet Kerstin Kuper diese ausschließlich an Sabine Trimpe-Springob (Vertretung hier ist Marina Winter) weiter.

2. Pflege des Doku-Archivs

Für die Pflege der Bescheinigungen im Doku-Archiv ist ausschließlich Sabine verantwortlich.

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Zu den Aufgaben gehören:

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- das Einpflegen neuer Bescheinigungen,
  
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- die regelmäßige Prüfung der Gültigkeit,
  
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- das Entfernen bzw. Archivieren abgelaufener Bescheinigungen.
  
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Werden fehlende oder abgelaufene Bescheinigungen festgestellt, bitte Sabine entsprechend informieren bzw. fragen, ob diese bereits angefordert worden sind.

3. Ablage

· Die Ablage der Bescheinigungen erfolgt im Doku-Archiv:

· Dabei wird das gleiche Nummerierungssystem angewandt, wie bei den Nachunternehmern:

4. Herausgabe von Bescheinigungen

· Werden Bescheinigungen oder andere Unterlagen von Kunden oder Geschäftspartnern angefordert, erfolgt die Zusendung grundsätzlich durch Sabine (also Mails gerne entsprechend weiterleiten).

· Ausnahme: Erfolgt die Anforderung im Zusammenhang mit einem laufenden Auftrag, ist die jeweils zuständige Projektassistenz für die Bereitstellung der erforderlichen Bescheinigungen verantwortlich.