Vorgehensweise bei Anforderung und Verwaltung von Bescheinigungen – Firma Schlichter

1. Anforderung von Bescheinigungen 

• Die Anforderung von Bescheinigungen für bzw. von der Firma Schlichter erfolgt ausschließlich durch Kerstin Kuper (Vertretung übernimmt Marion Mühlfeld).
• Nach Erhalt der Bescheinigungen leitet Kerstin Kuper diese ausschließlich an Sabine Trimpe-Springob (Vertretung hier ist Marina Winter) weiter.

2. Pflege des Doku-Archivs

• Für die Pflege der Bescheinigungen im Doku-Archiv ist ausschließlich Sabine verantwortlich.
• Zu den Aufgaben gehören:
  • das Einpflegen neuer Bescheinigungen,
  • die regelmäßige Prüfung der Gültigkeit,
  • das Entfernen bzw. Archivieren abgelaufener Bescheinigungen.
• Werden fehlende oder abgelaufene Bescheinigungen festgestellt, bitte Sabine entsprechend informieren bzw. fragen, ob diese bereits angefordert worden sind.

3. Ablage

Die Ablage der Bescheinigungen erfolgt im Doku-Archiv:

Dabei wird das gleiche Nummerierungssystem angewandt, wie bei den Nachunternehmern:

4. Herausgabe von Bescheinigungen

Werden Bescheinigungen oder andere Unterlagen von Kunden oder Geschäftspartnern angefordert, erfolgt die Zusendung grundsätzlich durch Sabine (also Mails gerne entsprechend weiterleiten).

Ausnahme: Erfolgt die Anforderung im Zusammenhang mit einem laufenden Auftrag, ist die jeweils zuständige Projektassistenz für die Bereitstellung der erforderlichen Bescheinigungen verantwortlich.