Vorgehensweise bei Anforderung und Verwaltung von Bescheinigungen – Firma Schlichter

    1. Anforderung von Bescheinigungen 

·         Die Anforderung von Bescheinigungen für bzw. von der Firma Schlichter erfolgt ausschließlich durch Kerstin Kuper (Vertretung übernimmt Marion Mühlfeld).

·         Nach Erhalt der Bescheinigungen leitet Kerstin Kuper diese ausschließlich an Sabine Trimpe-Springob (Vertretung hier ist Marina Winter) weiter.

 

2. Pflege des Doku-Archivs

·         Für die Pflege der Bescheinigungen im Doku-Archiv ist ausschließlich Sabine verantwortlich.

·         Zu den Aufgaben gehören:

o    das Einpflegen neuer Bescheinigungen,

o    die regelmäßige Prüfung der Gültigkeit,

o    das Entfernen bzw. Archivieren abgelaufener Bescheinigungen.

·         Werden fehlende oder abgelaufene Bescheinigungen festgestellt, bitte Sabine entsprechend informieren bzw. fragen, ob diese bereits angefordert worden sind.

    3. Ablage

·         Die Ablage der Bescheinigungen erfolgt im Doku-Archiv:

·         Dabei wird das gleiche Nummerierungssystem angewandt, wie bei den Nachunternehmern:

4. Herausgabe von Bescheinigungen

·         Werden Bescheinigungen oder andere Unterlagen von Kunden oder Geschäftspartnern angefordert, erfolgt die Zusendung grundsätzlich durch Sabine (also Mails gerne entsprechend weiterleiten).

·         Ausnahme: Erfolgt die Anforderung im Zusammenhang mit einem laufenden Auftrag, ist die jeweils zuständige Projektassistenz für die Bereitstellung der erforderlichen Bescheinigungen verantwortlich.