Checkliste zur Auftragsanlage (Stand 17.03.2026)

Checkliste zur Auftragsanlage (Stand 17.03.2026)

1: Vorbereitung & Angebot

☐ Kundenanlage

·         Sofern der Kunde noch nicht im System vorhanden ist, wird die Neuanlage mit dem Kundenanlageformular veranlasst

(Stand 17.03.26 muss die Anlage separat in Addone & Gevis erfolgen, da die Schnittstelle Gevis-Addone noch nicht aktiv ist).

Die Kundenanlage erfolgt somit …

1.) in Gevis:            Mail an Team Warenorganisation (Silvana, Kamila, Stephanie)

2.) in Addone:       Mail (mit Angabe der Kunden-Nr.) an Maria/ Marina/ Steffen

☐ Pflege des Hauptangebots

·         Im Hauptangebot sind folgende Informationen vollständig zu hinterlegen:

o   Bauleiter

o   Abteilungsleiter

o   Zahlungsziel

o   Abteilung

o   Standort

o   Kunde

o   Steuersatz

o   ggf. Nachlass

☐ Angebotsabschluss

·         Angebot wird erneut ausgedruckt (Druckvorschau ausreichend)

·         Angebot einfrieren

2: Kostenstellen & Auftragsanlage

☐ Kostenstelle anlegen

https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/kostenstellen-anlegen

Die Datums-Pflege von Baubeginn & Bauende ist verpflichtend und muss bei Änderungen angepasst werden

☐ Auftrag anlegen

☐ Die (interne) Bestellnummer erzeugen und im Kostenstellenstamm hinterlegen

☐ Eintrag der Bestellnummer in Excel-Liste

Speicherort: Server → X → Bestell-Nummern intern ab 2026

☐ Auftrag in der Arbeitsvorbereitung anlegen (D+F)

☐ Auftragsliste

·         Unter dem Reiter „Info“ vermerken, wohin und in welcher Form die Rechnungen versendet werden

·         Ggf. Daten zum elektr. Rechnungsversand anfordern https://helpme.schlichter.biz/books/add-one/page/elektronische-rechnung

·         Das Modul „Abrechnungskreise“ öffnen, damit die Spalte Auftragwerte ausgefüllt wird

·         Aktualisieren

☐ Auftragsdaten in die Excel-Liste „Auftragsbestand“ ergänzen

3: Ablage & Dokumentation

☐ Serverstruktur

·         Ausschneiden des Angebotsordners & Anlegen eines Auftragsordners auf dem Server

·         Erstellen einer Verknüpfung (D+F)

☐ Anlegen der Auftragsakte/-ordner

☐ Dokumentenarchiv

·         Anpassung der Metainformationen

 4: Arbeitssicherheit

☐ Gefährdungsbeurteilung

·         Erstellung und Ausdruck der Gefährdungsbeurteilung

·         Ausfüllen der Metainformationen:

o   Fakturaprojekt

o   Personal

☐ Montageanweisung

·         Erstellung und Ausdruck der Montageanweisung

·         Ausfüllen der Metainformationen:

o   Personal

☐ Baustellendokumentation

·         Eintrag der Baustelle in die Excel-Liste „Monatliche Baustellenbegehung“

Speicherort:

Server → Allgemein → Arbeitssicherheit → 05-Projekte-Baustellen-NU

 5: Zeiterfassung

☐ Kostenstelle in die Zeiterfassung importieren
  Bautagebuch → Daten → Export Zeiterfassung

☐ Kostenstellennummer an Dolly/Marina/Steffen senden

6: Kommunikation & Buchhaltung

☐ Auftragsbestätigung an den Auftraggeber

·         Versand des unterschriebenen Auftrags

·         Ggf. Beifügung angeforderter Bescheinigungen

·         Ggf. Anforderung des Nachweises zur Steuerschuldnerschaft (Abrechnung nach § 13b UStG)

☐ Buchhaltung

·         Erstellung des Buchhaltungsblatts

·         Ausfüllen der Metainformationen:

o    Fakturaprojekt

o    Kategorie „Notizen“

·         Buchhaltungsblatt & Auftrag per Mail an: buchhaltung-bautechnik@schlichter.biz (Betreff: „Neuer Auftrag, Kunde, Bauvorhaben“)

☐ Erstellen einer Bauakte für die Baustelle

·         Erstellen einer Bauakte für Monteure/NU incl. GFB & Montageanweisung/evtl. Zeichnungen/ Materialauszüge

·         Vermerk unserer internen Bestellnummer (für BFM/Lagerentnahme Schlichter)