Rechnungseingang und zuständige E-Mail-Adressen

Zweck

Für die zentrale Verarbeitung, Prüfung und Freigabe eingehender Rechnungen stehen abteilungsspezifische E-Mail-Postfächer zur Verfügung. Die Zuordnung stellt sicher, dass Rechnungen ohne unnötige Verzögerungen verarbeitet und die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen eingehalten werden können.

Zuständige Rechnungseingänge

Wichtig: Das Postfach nu@schlichter.biz darf ausschließlich für Nachunternehmerrechnungen der Bautechnik verwendet werden.

Angabe der Rechnungsadresse

Bei Bestellungen und Vertragsabschlüssen ist dem Dienstleister oder Lieferanten die für den jeweiligen Bereich vorgesehene E-Mail-Adresse als primärer Rechnungsempfänger mitzuteilen.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung direkt in den zuständigen Bearbeitungsprozess gelangt.

Umgang mit falsch zugestellten Rechnungen

Geht eine Rechnung in einem persönlichen oder unzuständigen Postfach ein, gilt folgender Ablauf:

1. Der Absender wird über die zutreffende Rechnungseingangsadresse informiert.

2. Die eingegangene Rechnung wird unverzüglich an das zuständige Abteilungspostfach weitergeleitet.

3. Bei der Weiterleitung muss die ursprüngliche Rechnungsdatei vollständig und unverändert enthalten sein.

4. Eine zusätzliche Weiterleitung an mehrere Rechnungseingänge ist zu vermeiden, da dadurch eine doppelte Verarbeitung entstehen kann.

Bisherige zentrale Rechnungsadresse

Das Postfach rechnung@schlichter.biz bleibt vorerst bestehen und wird weiterhin überwacht.

Die Adresse ist jedoch nicht mehr als regulärer Rechnungseingang vorgesehen und darf bei neuen Bestellungen, Vertragsabschlüssen oder Lieferantenkontakten nicht mehr als Rechnungsadresse angegeben werden. Stattdessen ist ausschließlich das jeweils zuständige Abteilungspostfach zu verwenden.