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Explizite Datenschutzerklärung für unsere hausinterne KI

(Version 1.0 – 13. Oktober 2026 – unter Berücksichtigung der KI‑Richtlinie [1] und der EU‑DSGVO)

1. Verantwortlicher und Anbieter

Rolle Angaben
Verantwortlicher Schlichter GmbH & Co. KG / Schlichter Maler‑ und Glashandel GmbH, vertreten durch die Geschäftsführung.
Datenschutz‑Beauftragter  [Name], E‑Mail: datenschutz@schlichter.biz, Telefon +49 123 456 7890
KI‑Anbieter AKI.IO – ein in Deutschland ansässiger Anbieter von KI‑Plattformen, der sämtliche Verarbeitungstätigkeiten im Einklang mit der EU‑Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durchführt.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zweck Verarbeitete Daten Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
Unterstützung bei Text‑ und Kommunikationsaufgaben (z. B. E‑Mails, Dokumente, Protokolle) • Eingabedaten (Text, Metadaten) <br>• Anonymisierte Personen‑ bzw. Unternehmensbezeichnungen Art. 6 Abs. 1 b – Verarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses des Unternehmens (Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung).
Programmierung & IT‑Automatisierung (z. B. Code‑Snippets, Prozessbeschreibungen) • Technische Eingaben (Code, Befehle) Art. 6 Abs. 1 b – Berechtigtes Interesse.
Technische Recherche (z. B. öffentliche Fachinformationen) • Suchbegriffe, URLs Art. 6 Abs. 1 b – Berechtigtes Interesse.
Audit‑ und Qualitätskontrolle (z. B. Protokollierung von KI‑Nutzungen) • Nutzungs‑Logs (Benutzer‑ID, Zeitstempel, Eingabekategorien) Art. 6 Abs. 1 c – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Nachweis‑ und Dokumentationspflichten).

Hinweis: Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie für den jeweiligen Zweck zwingend erforderlich und zuvor anonymisiert bzw. pseudonymisiert wurden (vgl. KI‑Richtlinie § 2 „Datenschutz & Sicherheit“).

3. Kategorien personenbezogener Daten

Kategorie Beispiele Zweck
Identifikationsdaten (nach Anonymisierung) Platzhalter für Namen, Kundennummern, E‑Mail‑Adressen Text‑Generierung, Dokumentation
Kontaktdaten (anonymisiert) Ersatz‑Tokens für Telefonnummern, Adressen Recherche, Kontextualisierung
Beschäftigtendaten (pseudonymisiert) Rollen‑ bzw. Funktionsbezeichnungen Zugriffs‑ und Berechtigungsmanagement
Technische Daten IP‑Adresse des Zugriffsgeräts, Browser‑Informationen (Log‑Daten) Sicherheits‑ und Performance‑Monitoring

Keine sensiblen Daten (Gesundheits‑, genetische, religiöse, politische Angaben etc.) werden verarbeitet.

4. Empfänger und Datenübermittlung

Empfänger Zweck Drittlandtransfer?
AKI.IO (Deutschland) Bereitstellung und Betrieb der KI‑Plattform Nein – Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU (EU‑Datenschutzstandard).
Interne IT‑Abteilung Systemadministration, Monitoring Nein – innerhalb des Unternehmens.
Externe Auftragsverarbeiter (z. B. Cloud‑Infrastruktur) Hosting, Backup Nur, wenn der Auftragsverarbeiter EU‑Standard‑Vertragsklauseln (SCC) bzw. ein Äquivalent nach Art. 46 DSGVO erfüllt.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer findet nicht statt.

5. Speicherfristen

Datenkategorie Aufbewahrungsdauer Grundlage
Nutzungs‑Logs 12 Monate Interne Aufbewahrungspflicht, Nachweis‑ und Audit‑Erfordernisse.
Anonymisierte Eingabedaten (zur Modellverbesserung) 6 Monate Optimierung der KI‑Leistung; danach automatisierte Löschung.
Pseudonymisierte Beschäftigtendaten 24 Monate Erfüllung von internen Qualitäts‑ und Compliance‑Kontrollen.
Technische Metadaten (z. B. Fehlermeldungen) 30 Tage Kurzfristige Fehleranalyse.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten automatisch gelöscht oder endgültig anonymisiert.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

AKI.IO und die Schlichter‑IT setzen nach Art. 32 DSGVO folgende Maßnahmen ein:

  • Verschlüsselung von Daten während Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES‑256).
  • Zugangskontrollen (Mehr‑Faktor‑Authentifizierung, Rollen‑basiertes Berechtigungskonzept).
  • Datenminimierung – nur notwendige Daten werden erfasst; automatisierte Anonymisierung vor Weitergabe an die KI.
  • Audit‑Logs und Intrusion‑Detection‑Systeme zur Überwachung von Zugriffen und ungewöhnlichen Aktivitäten.
  • Regelmäßige Pen‑Tests und Sicherheitsaudits durch unabhängige Dienstleister.

Alle Maßnahmen entsprechen dem Stand der Technik und den Vorgaben des BSI‑IT‑Grundschutzes.

7. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Art. 15‑22 DSGVO folgende Rechte:

  1. Auskunftsrecht – Übermittlung von Informationen über die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
  2. Recht auf Berichtigung – Korrektur unrichtiger Daten.
  3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“).
  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
  5. Recht auf Datenübertragbarkeit (für strukturierte, gängige Formate).
  6. Widerspruchsrecht – insbesondere gegen die Verarbeitung für Direktmarketing oder Profiling.
  7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Landesdatenschutzbehörde Nordrhein‑Westfalen).

Ausübung der Rechte:
Anfragen können schriftlich oder per E‑Mail an den Datenschutz‑Beauftragten (datenschutz@schlichter.biz) gerichtet werden. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb eines Monats.

8. Auftragsverarbeitung

Mit AKI.IO besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die Vorgaben der Art. 28 DSGVO erfüllt:

  • AKI.IO verarbeitet Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierten Anweisungen der Schlichter‑Gruppe.
  • AKI.IO darf Daten nicht für eigene Zwecke nutzen oder an Dritte weitergeben.
  • AKI.IO garantiert die Einhaltung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Änderungen und Ergänzungen dieser Datenschutzerklärung werden im Intranet veröffentlicht und den Mitarbeitenden per E‑Mail mitgeteilt. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf der internen Unternehmens‑Website einsehbar.

10. Kontakt

Datenschutz‑Beauftragter
Schlichter GmbH & Co. KG
E‑Mail: datenschutz@schlichter.biz
Telefon: +49 123 456 7890

KI‑Anbieter
AKI.IO – Deutschland
Web: https://aki.io
E‑Mail: privacy@aki.io

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